Mitarbeitergespräche sind gerade in schwierigen Phasen wie der Corona-Krise wertvoll. Gerade jetzt brauchen Mitarbeiter Feedback, Sicherheit und Vertrauen. Bieten Führungskräfte einen Raum für wirklich offene und tiefgründige Gespräche, hilft das allen Beteiligten, gesund und produktiv durch die Krise. Gute Gespräche geben emotionale Sicherheit und Klarheit und das braucht es jetzt besonders.

Die Themen:

• Warum Mitarbeitergespräche gerade in der Krise wichtig sind
• Was gute von schlechten Mitarbeitergesprächen unterscheidet
• Was ins Gespräch gehört: Vertrauen, Feedback und Motivation – Ja!
• Was nicht ins Gespräch gehört: Gehalt, Fachthemen und Exceltabellen – Nein!
• Was in Krisen anders sein muss als sonst
• Wie Sie den Prozess optimal gestalten – von der Vorbereitung bis zur Umsetzung der Ergebnisse

Heute geht es darum, weshalb Mitarbeiterentwicklungsgespräche gerade in solch schwierigen Zeiten besonders wertvoll sind und wie Sie sie optimal einsetzen.

Mitarbeiterentwicklungsgespräch. Schon der Begriff polarisiert. Es gibt eine Menge Menschen, die sagen Mitarbeiterentwicklungsgespräche gehören abgeschafft. Vielleicht haben diese schlechte Erfahrungen damit gemacht, kennen Durchführungen, die nicht auf der Basis von Vertrauen stattfinden und dann mag das berechtigt sein. Es gibt andere, die sagen Mitarbeiterentwicklungsgespräche, das ist völlig aus der Zeit gefallen, da gibt’s viel modernere Instrumente, das passt überhaupt nicht mehr in eine moderne Unternehmensstruktur. Dann gibt es wieder andere, und zu denen gehöre ich, die sagen: „Mitarbeiterentwicklungsgespräche sind ein elementarer Führungsbestandteil“.

Ganz egal wie modern die Organisation ist, wenn man sie richtig macht, wenn sie in der richtigen Haltung stattfinden und wenn sie wirklich ehrlich gemeint sind. Wie das geht und worum es dabei geht, stelle ich heute in einer Kurzform vor. Dazu wird es vertiefende Folgen und Weiterbildungen geben. Zudem begleiten wir Unternehmen häufig in diesen Prozessen. Der Fokus heute liegt aber besonders darauf, warum Mitarbeiterentwicklungsgespräche in Krisenzeiten wie in der jetzigen Corona Pandemie Lockdown-Phase besonders wichtig sind. Das gilt im Übrigen für alle andere Krisen und Veränderungsprozesse genauso.

Mitarbeiterentwicklungsgespräche in der Pandemie

Die Gefahr, die ich sehe und die wir häufig beobachten können, ist, dass Mitarbeiterentwicklungsgespräche jetzt aufgeschoben werden oder nicht angegangen werden, weil man glaubt, das sei der falsche Zeitpunkt. Möglicherweise sagt man sich: jetzt ist sowieso alles unsicher.

„Wir können jetzt gar keine Firmenziele formulieren. Wir können gar keine Ziele vereinbaren. Wir können den Mitarbeitern gar keine klaren Aussagen machen. Warum sollen wir jetzt Mitarbeitergespräche machen? Lass uns mal warten, bis in drei, vier Monaten.“

Das halte ich für fatal, darauf komme ich später noch einmal zurück. Ein zweiter Einwand, den ich öfter höre, ist: Wenn wir jetzt Kontaktbeschränkungen haben, wenn Mitarbeiter im Homeoffice sind, dann kann ich doch keine Mitarbeitergespräche führen und wirklich persönliche Gespräche führen, oder mit großem Abstand. Das macht irgendwie keinen Spaß. Meine Botschaft dazu: Man kann gute Mitarbeitergespräche auch mit einer guten Videokonferenz remote führen.

Es geht nicht darum, dass man sich unbedingt gegenübersitzt, wenn man auch sonst eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen kann. Das mag nicht optimal sein, das mag auch gewöhnungsbedürftig sein, aber viel besser ist es, ein gutes Remote-Gespräch zu führen als ein schlechtes Live-Gespräch oder gar keins. Das dritte ist, dass es viele Unternehmen und Organisationen gibt, die Mitarbeitergespräche noch gar nicht eingeführt haben, vielleicht aber mit dem Gedanken spielen. Diese sind dann oft unentschlossen und halten die Pandemielage für zu ungewiss um effiziente Mitarbeitergespräche einführen zu können. Führen Sie vielleicht gerade jetzt eine erste Runde von Gesprächen.

Diese müssen nicht perfekt sein, aber wenn Sie in der richtigen Haltung geführt sind, helfen diese dem gesamten Unternehmen, durch diese schwierige Phase hindurch zu kommen. Quintessenz: Gerade jetzt sind gute Mitarbeitergespräche wichtig und ich möchte heute mit Ihnen beleuchten, was den Unterschied zwischen guten und nicht so guten Gesprächen ausmacht, wie man sie in der Krise einsetzen kann, worauf es bei diesem Prozess ankommt und wie Sie wirklich einen möglichst wertvollen Beitrag für die Führung, für die Kultur und für die Sicherheit und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter damit erreichen können.

Gute Mitarbeitergespräche vs. schlechte Mitarbeitergespräche

Lassen Sie uns zuerst einmal hinschauen, was ein richtig gutes Mitarbeiterentwicklungsgespräch ist und welches ein schlechtes. Im Grunde ist es aus meiner Sicht ganz einfach. Es geht darum, gut vorbereitet ein wirklich ehrliches und vertrauensvolles Gespräch zu führen und das unter vier Augen, über den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin, seine/ihre Rolle, die aktuelle Arbeit, die Zukunftspläne, die Weiterentwicklung, die Zusammenarbeit. Alles das, was die Person individuell betrifft. Alles das was man im normalen Meeting, im normalen Flurgespräch nicht anspricht, sondern wirklich ernsthaft mit Tiefgang und mit Nähe. Nähe ist deshalb so wichtig, weil sich solche Gespräche nur lohnen, wenn sie über Dinge sprechen, die sie nicht ständig im Alltag besprechen. Wenn sie mehr über den anderen und seine Interessen, seine Ängste, seine Talente verstehen. Die Themen, bei denen die Augen anfangen zu leuchten.

Zielsetzung im Mitarbeitergespräch

Versuchen Sie als Führungskraft, als Geschäftsführer Ideen für sich zu gewinnen, wie Sie die Firma weiterentwickeln können, wie Sie die Talente und Ziele des Mitarbeiters einbeziehen können, wie Sie gemeinsam erfolgreicher, produktiver die Arbeit gestalten können. Das mag ein hoher Anspruch sein, aber das ist für mich der Grund, weshalb man sich Zeit nimmt und Energie hinein investiert um Mitarbeiterentwicklungsgespräche zu führen. Ein gutes Gespräch in diesem Sinne braucht Zeit. Faustformel: Eine Stunde pro Person. Das kann je nach Struktur ein bisschen kürzer oder ein bisschen länger sein. Sehr weit sollte man erfahrungsgemäß davon nicht abweichen.

Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch

Es braucht eine Vorbereitung. Mitarbeiter sowie Führungskraft sollten wissen, mit welchem Fokus, mit welchen Fragen sie dieses Gespräch führen und sich vorher dazu Gedanken gemacht haben. Die Mitarbeiter machen das erfahrungsgemäß immer. Und Chefs und Führungskräfte sollten das unbedingt auch tun. Vertrauen, Nähe und Offenheit hat ganz viel mit der Haltung zu tun, die nicht nur in dem Gespräch entsteht, sondern natürlich auch widerspiegelt, wie ihre Unternehmenskultur ist, wie ihr Menschenbild als Führungskraft ist und wie viel Vertrauen Sie schon aufgebaut haben. Ziemlich klar, wie es sein soll und wie es nicht sein soll, wird es, wenn man auf die andere Seite schaut: was ein gutes Mitarbeitergespräch eben nicht ist.

Ein Mitarbeiterentwicklungsgespräch ist kein Gehaltsgespräch

Vielleicht ist der eine oder andere überrascht: aus meiner Sicht hat es sich sehr bewährt, dass es kein Gehaltsgespräch ist. Natürlich muss man über das Gehalt sprechen und es kann im Mitarbeiterentwicklungsgespräch auch auftauchen, dass es dort Klärungsbedarf gibt. Meine Empfehlung ist immer: Vertagen Sie das in ein getrenntes Gehaltsgespräch. Das kann man separat vereinbaren, oder das ist ein Turnus mit allen Mitarbeitern, wenn Sie das so organisieren. Warum? Bin ich im Gehaltsgespräch, bin ich in einer Verhandlung.

Dann baue ich eine Position auf, dann brauche ich starke Argumente. Das ist ein völlig anderer Modus als in einem Gespräch, in dem es um Offenheit geht. In dem ich vielleicht auch Schwäche zeige, indem ich Unsicherheiten zeige und gerade darüber sprechen können muss. Also die Verhandlungssituation passt vom Ziel her gar nicht zu dem, was ich in einem Mitarbeiterentwicklungsgespräch haben will. Ein solches Entwicklungsgespräch handelt von dem Menschen, seiner Leistung, aber auch seinen Gefühle, seinem Umfeld, seiner Situation.

Es geht um Persönliches. Es geht auch um Emotionales. Es geht nicht um sachlich fachliche Themen. Alles, was nach Mikromanagement riecht, alles, was nach fachlich sachlichen Inhalten riecht, ist der bequeme Ausweg, nicht über die wirklich wichtigen Dinge zu sprechen. Eben weil man sich vielleicht schwerer tut, die anzusprechen, ein Feedback zu geben, zu fragen: Wie lange planst du mit uns? Willst du langfristig hier im Unternehmen bleiben oder machst du dir Gedanken, was anderes zu machen? Das sind Themen, über die man im Mitarbeitergespräch sprechen muss. Und es geht nicht darum, wie das Projekt linksrum läuft oder die Maschine gerade in der Konstruktion steht. Ein gutes Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch, bei dem es um Dinge geht, bei dem man in erster Linie zuhört.

Vermeiden Sie diese Fehler beim Mitarbeitergespräch

Das kann man nicht nach einer Checkliste mit 17 Punkten führen. Das ist auch kein durch ein Kompetenzmodell mit einer großen Excel-Tabelle oder ganz viele Selbst- und Fremdeinschätzungspunkte Hindurchgehen. Denn so etwas führt, wenn auch gut gemeint, meistens dazu, dass einer unzufrieden ist und nur in richtig gut geführten Gesprächen entsteht da wirklich eine Reflexion über Fähigkeiten. Also je komplexer die Struktur für Mitarbeitergespräche sind, desto größer die Gefahr, dass man das Eigentliche aus den Augen verliert. Solche Instrumente sind gut gemeint und können, wenn sie gut gemacht sind, auch helfen.

Ich würde sie aber meistens vereinfachen oder erstmal weglassen und die Basis schaffen. Und das ist Vertrauen und richtig gute Gespräche, die beiden Beteiligten etwas bringen. Also weniger Excel-Tabellen, mehr Nähe, weniger Kompetenzmodelle, mehr wirklich zuhören und rausspüren wo jemand steht und wo jemand richtig gut ist. Und natürlich, das liegt implizit da drin, in einem guten Mitarbeiterentwicklungsgespräch zeige ich dem Mitarbeiter echtes Interesse und das ist nicht gespielt, sondern echt. Alles was danach klingt, dass dein Vorgesetzter seinen Haken hinter die Pflicht machen muss, dass er ein Mitarbeitergespräch geführt hat, ist schlecht.

Und wer solche schlechten Gespräche erlebt hat, dass der dann zu dem Schluss kommt, dass die nix bringen, das ist eine Farce, die sollte man abschaffen. Da bin ich dann dabei. Solche Gespräche braucht kein Mensch. Schaffen Sie die ab, geben Sie dem Kind vielleicht einen anderen Namen und führen Sie gute Gespräche, wo es wirklich um den Menschen und seine Entwicklung geht.

Sie sehen also, es geht mir in dieser Folge nicht so sehr darum: wie führe ich jetzt das Gespräch im Detail? Mit welchen Kommunikationsspielregeln? Das ist nochmal ein Thema für sich und es ist auch wichtig. Für viel wichtiger aber halte ich, dass das Setting, die Haltung und die Grundstruktur stimmig sind. Und wenn Sie dann eine Haltung haben, sich wirklich für den anderen zu interessieren, wirklich zuzuhören, mehr den Mitarbeiter sprechen zu lassen, als selber das Gespräch zu dominieren, dann machen Sie schon ganz schön viel richtig.

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Mitarbeitergespräche in Krisensituationen

Klassischerweise findet ein Mitarbeiterentwicklungsgespräch zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr statt, vielleicht mit einem Update nach einem halben Jahr oder quartalsweise, und es dreht sich auch um diesen Jahresrhythmus. Dabei geht es um Jahresziele, die Weiterentwicklung des Mitarbeiters, mögliche Karriereperspektiven, persönliches Umfeld, Zusammenarbeit im Team, einige Spezialfragen, die in Ihrer speziellen Situation interessieren. Das ist vielleicht so das Klassische und das passt in manchen Firmen und Situationen sehr gut. In anderen ist es ohnehin mobiler, flexibler, in kürzeren Rhythmen, besser geeignet für den eigentlichen Zweck. Jetzt geht es aber heute vor allem um das Thema Mitarbeitergespräche in Krisensituationen, in Veränderungsprozessen und eben darum, die nicht aufzuschieben, sondern genau jetzt einzusetzen.

Mitarbeitergespräche gerade wegen Krisensituationen

Die Zielsetzung kann dabei eine andere sein als diese klassische Ziel- und Entwicklungs-Diskussion, die man normalerweise hat. Die Zielsetzung kann einfach sein, mit der akuten Situation gut umzugehen, Sicherheit herbeizuführen, Vertrauen zu schaffen, und das Umgehen mit der Krise zu klären. Arbeitet man mehr im Homeoffice oder geht man ins Büro? Hat man besondere gesundheitliche Vorsichtsmaßnahmen? Was auch immer einzelne Personen in ihrem konkreten Umfeld vielleicht belastet.

Es bleibt ja nicht der Prozess stehen, über sich und sein Leben und seine Zukunft nachzudenken, im Gegenteil, gerade in so einer einschneidenden Veränderung denken Menschen natürlich ganz grundsätzlich über sich, ihre Leben, ihre nächsten Jahre nach. Wenn die größten Unsicherheiten mal beseitigt sind, kann man natürlich auch gerade in so einer Phase die Weichen stellen, mal auszuloten, wo will sich denn jemand vielleicht hin entwickeln ? Was auch immer am wichtigsten ist, ich glaube, hier kommt es drauf an, nicht nach einem bestimmten Schema Mitarbeitergespräche zu führen, sondern alleine diese Grundidee, ein vertrauensvolles, tiefgründiges, ehrliches Gespräch zu führen, zu verfolgen.

Flexibilität im Mitarbeiterentwicklungsgespräch

Wie man das macht, dazu kommen wir gleich nochmal näher, aber meine Botschaft ist: Die müssen nicht alle gleich sein. In einer bestimmten Phase geht es erst einmal darum: Wie kommen wir jetzt in der Krise klar? Was brauchst du, lieber Mitarbeiter, um dich da sicher und wohlzufühlen? Wo könntest du was beisteuern? Wie geht es uns als Unternehmen? Also es sind eben klare Botschaften der Führungskraft richtig und wichtig, auch wenn die nicht den größten Teil des Gesprächs ausmachen sollten. Und ein Vierteljahr später ist der Inhalt der nächsten Gespräche möglicherweise ein ganz anderer, weil es dann vielleicht darum geht, die Zeit nach einer solchen Krise vorzubereiten. Oder weil es darum geht, auszuloten, wer Lust hat und motiviert ist, in bestimmte Aufgabenbereiche hinein zu wechseln. Das kann ganz unterschiedlich sein und das ist auch gut so.

Was man nicht unterschätzen darf, ist, dass Führungskräfte per se häufig einen Informationsvorsprung haben und einen Einschätzungsvorsprung. In der Geschäftsführung in der Führungsrunde ist in so einer besonderen Phase sehr schnell klar, ob man Jahresziele so halten kann, ob möglicherweise Projekte sich verschieben, ob man mit ganz anderen Dingen rechnet und wie man das bewertet.

Aber nicht jedem Mitarbeiter ist bewusst: Was bedeutet denn diese Krise jetzt, für die Ziele, die ich vor einem halben Jahr mit meinem Teamleiter besprochen habe? Muss ich mich da dran halten? Gilt es jetzt noch? Da sind so viele Spielregeln, Vereinbarungen und Dinge, die durch so einschneidende Prozesse wie Corona im Grunde, entweder ad absurdum geführt sind oder sich relativieren oder vielleicht auch weniger beeinträchtigt sind, als man denkt. Alleine diese Vorstellungen upzudaten und abzugleichen sind es schon wert, individuelle Gespräche zu führen.

Durchführung und Prozesse von Mitarbeitergesprächen

Im nächsten Schritt möchte ich über die Durchführung von Mitarbeitergesprächen und den Prozess dahinter sprechen. Da steckt aus meiner Sicht ein unterschätzter Bereich drin. Denn ganz oft passiert es, dass man die Gespräche eigentlich gut führt und die Probleme dann hinterher entstehen, weil Mitarbeitern nicht klar ist, was mit den Ergebnissen passiert. Wer ist nachher verantwortlich für die Umsetzung dessen, was da besprochen wurde? Auch Führungskräften ist es oft nicht klar.

Perspektiventwicklung durch Mitarbeitergespräche

Es fängt jedoch noch weiter vorne an, wenn unterschiedliche Führungskräfte mit völlig unterschiedlichen Annahmen in die Gespräche gehen oder nicht geklärt ist, welche Botschaften das Unternehmen mitgeben möchte. Oder wenn nicht geklärt ist, was erfragt wird und was davon auch im Kreis der Führungskräfte besprochen und weitergetragen wird und was wiederum vertraulich ist. Dann resultieren daraus Unsicherheit, Frustration und Missverständnisse.

Im Nachhinein kommt das eigentlich gute Mitarbeitergespräch in Misskredit, weil man ein halbes Jahr später von irgendeiner Seite hört: „Naja, damals haben wir was besprochen, da habe ich aber bis heute nichts mehr von gehört“. Oder: „Mit der Weiterbildung, da ist nie was passiert.“

Das ist fatal, weil man sich das, was man eigentlich mit guter Absicht aufbaut, dann wieder zerschießt. Das passiert meist wenn man den Prozess nicht sauber aufsetzt und auch bis zu Ende denkt. Deswegen ist mir der Prozess der Gespräche oft wichtiger als die einzelne Durchführung des Gespräches selber. Wie gesagt, wenn die Haltung stimmt, ist die einzelne Kommunikationsmethode gar nicht mehr so entscheidend. Das kann man und sollte man trotzdem trainieren, aber der Fokus liegt eigentlich auf dem Prozess selbst.

Bessere Ausführung von Mitarbeiterentwicklungsgesprächen

Und wie macht man es jetzt richtig? Als erstes sollten sich Geschäftsführung, Personalabteilung oder ein kleiner Führungskreis Gedanken machen: Wann und mit welchem Fokus wollen wir die nächste Runde der Mitarbeitergespräche führen? Was sind die Ziele? Was wollen wir als Schwerpunkte setzen? Anschließend gilt es, die Führungskräfte darauf vorzubereiten. Das kann beispielsweise in einem Regelmeeting stattfinden, es kann aber auch in Form eines Workshops gehalten werden. Es empfiehlt sich ein solches Online-Meeting ungefähr eine Stunde aufzuwenden.

Wichtig ist, dass alle Führungskräfte den gleichen Wissensstand haben und dass der Prozess sauber durchdacht ist. Dazu gehört auch, dass die einzelnen Anliegen und Ideen der Führungskräfte mit aufgenommen werden und es dann im Anschluss klare Informationen über den Prozess gibt. Je nach Größe des Unternehmens an die Führungskräfte, aber dann vor allem auch an die Mitarbeiter. Bewährt hat sich, dass man in Teambesprechungen als Führungskraft seinen eigenen Mitarbeitern die nächste Runde Mitarbeitergespräche ankündigt und erklärt, dass man explizit auch nochmal Anliegen aus der Mitarbeiterschaft aufnimmt. Wo man beispielsweise fragt: Worüber sollten wir denn sprechen ?

Organisation von Mitarbeitergesprächen

Das kann man dann in den Prozess einbauen und es durch eine E-Mail an alle Mitarbeiter unterstützen. Dies sollte durch die Geschäftsführung oder die Personalabteilung geschehen, in der nochmal erklärt ist, was der Rahmen ist und was die Ziele sind. Auch sollte man eine gemeinsame Struktur finden. Eine formale Einladung ist wichtig, weil es ein Zeichen von Wertschätzung ist, dass eben nicht nur einfach ein Termin eingestellt wird. Stattdessen bekommt jeder Mitarbeiter von seiner Führungskraft einen Brief, eine E-Mail, in der diese Aspekte noch einmal beschrieben sind. Scheuen Sie sich nicht davor Fragen zu stellen, sodass der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin sich selbst vorbereiten kann und umgekehrt die Führungskräfte auch wissen, auf was diese sich vorbereiten.

Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche

Ich habe häufig die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeiter überwiegend sehr gut vorbereitet in solche Gespräche kommen, wenn die Kultur stimmt und sie Vertrauen haben. Und Führungskräfte sollten das auch tun. Dann ist regelmäßig das Ergebnis, dass Menschen sagen: „Das waren richtig gute Gespräche“. Führungskräfte, die es so zum ersten Mal machen, sagen oft: „Ich hätte nicht gedacht, dass da so viel Interessantes, Neues und manchmal auch Überraschendes rausgekommen ist“. So sollte es sein, es steht und fällt mit einer guten Vorbereitung.

Was man eben nicht vergessen darf, ist vorher schon zu klären: Was machen wir hinterher mit den Ergebnissen? Dazu gehört dann eben, dass man auch klärt, was von dem, was Mitarbeiter und Führungskraft besprechen, ist vertraulich und wird vielleicht auch einfach nur handschriftlich zwischen den beiden notiert und was wird erfasst zur Weiterbearbeitung wie z.B. ein konkreter Weiterbildungsbedarf oder Klärungsbedarf? Diese Dinge brauchen auch wiederum einen klaren Weg und eine klare Verantwortlichkeit.

Bleibt die direkte Führungskraft verantwortlich? (Was ich meistens gut finde). Ist der Mitarbeiter selbst für bestimmte Dinge verantwortlich? Das ist auch okay. Gefährlich wird es immer, wenn man auf eine ein bisschen weiter entfernte Personalabteilung Verantwortung „wegdelegiert“ und sich dann irgendwann Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam solidarisieren, dass die in der Zentrale ja nicht hinterherkommen und sich nicht kümmern.

Meine Botschaft ist: Lassen Sie viel Verantwortung bei den Führungskräften vor Ort und nehmen Sie die Personalabteilung als Unterstützung und Management des Prozesses. Aber sorgen Sie dafür, dass zwischen Mitarbeiter und Führungskraft größte Teile der Verantwortung stehen, die Dinge tatsächlich umzusetzen. Wenn das alles gut geklärt ist, dann ist es für alle Beteiligten ein befriedigender Prozess. Wenn der Mitarbeiter Fragen hat, wie es damit weitergeht, weiß die Führungskraft, wie sie das beantworten kann und wie sie dann in der Folge damit auch umgeht. Und das ist noch ein ganz entscheidender Punkt für die Führungskräfte.

Egal wie wichtig oder unwichtig Ihnen ein Thema erscheint, was im Mitarbeiterentwicklungsgespräch besprochen wurde und wo sie eine Zusage gemacht haben: Behandeln Sie das bitte mit höchster Priorität, weil das, was sich dort in den vertraulichen Gesprächen ein Mitarbeiter traut anzusprechen, sich wünscht, das hat eine ganz hohe emotionale Bedeutung. Sich da nicht richtig zu kümmern oder nicht richtig zurück zu informieren hat einen ganz hohen emotionalen Preis. Umgekehrt auch. Also wenn Sie sich richtig gut kümmern, dann schaffen Sie damit eine Verstärkung der positiven Erwartung zu solchen Gesprächen, Stärken das Vertrauen mit dem Mitarbeiter und damit letztlich Ihre Führungskraft.

Richtig gute Mitarbeitergespräche

Wenn man das alles zusammenfasst, wird klar: Führen Sie Mitarbeitergespräche gerade in schwierigen Phasen, in Krisen, in Veränderungsprozessen und nutzen Sie diese Chance, im ganz individuellen Gespräch auf die wirklichen Bedürfnisse und Entwicklungsfragen des einzelnen Menschen einzugehen. Das schafft viel mehr Verbindlichkeit, Tiefgang und Ruhe als das allgemeine Streuen der Informationen. Und sie schaffen auch einen viel geschützteren Rahmen, in dem Menschen sich auch trauen, sensible Themen anzusprechen und sie auch sehr persönliche Themen klären können und auch persönliche Aussagen machen können, z.B. zur Sicherheit und Perspektive der Person im Unternehmen in ihrer Einschätzung.

Schaffen Sie ein Gespräch auf Augenhöhe

Das Wichtige ist eben, dass diese Gespräche Tiefgang haben, einen geschützten Raum geben, dass sie Vertrauen stärken und dass sie wirklich etwas Neues voneinander und übereinander erfahren. Es spielt, kaum eine Rolle, ob das Gespräch persönlich im Besprechungsraum stattfindet oder remote. Jedenfalls möchte ich sie dazu ermutigen, auch wenn es in einem Remote-Format per Videokonferenz stattfindet: Wenn Sie mit der gleichen Aufmerksamkeit da herangehen, dafür sorgen, dass beide ungestört sprechen können, dass geklärt ist, dass nichts aufgezeichnet wird, dass man gute Technik hat, sodass man sich auch sieht – zu Videokonferenzen habe ich in anderen Folgen vieles gesagt. Also unter guten Bedingungen ist eine gute Videokonferenz wunderbar geeignet, ein sehr persönliches, tiefgreifendes Gespräch zu führen. Als Ausrede gilt es jedenfalls nicht, auch wenn man möglicherweise nachher sagt: Komm, das führen wir jetzt wieder persönlich, wenn das wieder leichter möglich wird.

Passen Sie das Mitarbeitergespräch an die jeweilige Situation an

Und der Charakter und die Inhalte der Gespräche. Das kann sehr unterschiedlich sein. Gar nicht zu unterschätzen ist trotzdem alleine das Gespräch, bei dem Sie die Situation analysieren, gemeinsam ausloten: Wie geht’s dem Menschen in der Situation und wie können Sie die emotionale Sicherheit und die Klarheit in Absprachen herstellen, dass jemand so gelassen wie möglich, so gesund und leistungsfähig wie möglich für diese Krise gerüstet ist? In einer anderen Phase kann es darum gehen, auszuloten, wer für bestimmte Veränderungsprozesse Interesse, Talent und Motivation mitbringt. Wenn man neue Projekte starten will, dann ist es hochgradig wertvoll, eine Runde von Mitarbeitergespräche zu führen und da auch gezielt auszuloten, wer welche Veränderungsideen hat. Und dann dadurch dazu zu kommen, dass man einfach sehr viel klügere und fundiertere Gespräche führen kann über neue Aufgaben und über Veränderungen.

Auch wenn es vielleicht im ersten Moment ein bisschen erstaunlich ist, gerade in solchen Krisenzeiten wird ja viel über die Krise gesprochen und vieles auch vielleicht dramatischer dargestellt, als es ist. Wenn das Geschäft ein bisschen zurückgeht, dann ist es natürlich meistens nicht gut, aber es hat ja auch eine Nebenwirkung. Da bestehen dann auch gewisse Freiräume. Und kluge Firmen und Führungskräfte versuchen diese zu nutzen für Projekte, für die man vielleicht in Boomzeiten keine Zeit hat.

Das kann eine Kompetenzentwicklung sein, das können Kompetenz-Duos sein, dass man daran arbeitet, das Know-How von erfahrenen Mitarbeitern auf Jüngere zu übertragen, dass man Vertretungs-Fähigkeiten durch bessere Qualifikation und Arbeiten zu zweit, die sonst einer machen würde, herbeiführt, um hinterher schlagkräftiger aus der Krise hervor zu kommen. Das kann aber auch der Freiraum sein für Qualifizierungsprojekt oder für Phasen, in denen Mitarbeiter klären, was für sie in den nächsten Jahren passiert. Für Aus- und Weiterbildungen, für Talent-Management. Also diese Phase klug zu nutzen, anstatt immer auf die Probleme zu schauen, auch das kann aus solchen Mitarbeitergesprächsrunden herauskommen und dafür können die Gespräche auch genutzt werden.

Weiterentwicklung durch gute Mitarbeitergespräche

Es geht also um fundiertes Vertrauen, um die Klarheit, die man im individuellen Gespräch schaffen kann. Das ist eine ganz entscheidende Führungsverantwortung und die Zeit, die Sie in solche Gespräche investieren, in die Vorbereitung investieren, die ist aus meiner Erfahrung immer wieder gut investiert. Wichtig ist natürlich, im Gespräch allen Beteiligten das Gefühl zu geben, dass das einen hohen Wert hat, den es nämlich hat.

Also nicht stören lassen, gut vorbereitet sein, ausgeschlafen sein und wirklich mit Aufmerksamkeit bei Ihrem Gesprächspartner sein. Und dann profitieren Sie in jedem Fall davon. Gute Mitarbeitergespräche sind immer gut. Nicht zu oft, aber in dem richtigen Rhythmus oder zum richtigen Zeitpunkt und gerade in der Krise sind Sie, glaube ich, eines der kraftvollsten Instrumente, wirklich Nähe und Führung herbeizuführen und sicherzustellen. Völlig egal, ob sie Abstand und Distanz halten müssen oder ob man sich ganz persönlich sehen kann, ganz klassisch. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen richtig gute Gespräche, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern Sicherheit, Vertrauen und gute Ideen für die Weiterentwicklung geben.

Homeoffice hat durch Corona einen riesigen Schub erhalten. Dennoch nehmen viele das Arbeiten von zuhause als Provisorium, als Notlösung wahr. Dabei könnten wir diese Arbeitsform viel gesünder, produktiver und angenehmer gestalten. Wie – dazu gibt diese Folge eine Menge Anregungen. Stefan Dietz wirbt für „Happy Homeoffice“, für das Lernen und Einüben des ortsflexiblen Arbeitens. Was wir heute im Homeoffice entwickeln, gibt uns morgen die Freiheit zu arbeiten, wo wir wollen.

7 Faktoren, die Sie beeinflussen und gestalten können:

• Arbeitsplatz: Trennung zwischen Arbeit und privat und ein guter Arbeitsplatz
• Zeitstruktur: klare Zeiten, kluge Rituale und genügend Pausen
• Ausstattung: gute Tools für komfortables Arbeiten von Headset bis zweitem Bildschirm
• Absprachen: Vertrauen, regelmäßige Meetings und klare Erwartungen geben Sicherheit
• Kontakte: fast alles geht auch online – Kaffeepause, Bürokollegen und Flurfunk 4.0
• Bewegung: bleiben Sie gesund und in Bewegung
• Reflektion: beobachten und reflektieren Sie, was Ihnen gut gelingt und wo Stress entsteht.

Weiterführende Links:

Website zu Homeoffice www.stefandietz.com/homeoffice mit weiteren Ideen und Ressourcen.

Vorträge vom Homeoffice-Kongress https://bit.ly/34WttSS.

Happy Home Office

Das klingt vielleicht ein bisschen optimistisch für die Ohren von vielen Menschen, die Arbeiten zuhause unter den Gesichtspunkten von Corona und Pandemie-Bekämpfung eher kritisch als notwendiges Übel ansehen. Ja, und ich weiß, das ist auch tatsächlich eine sehr, sehr fordernde Phase. Wir sind in dieser zweiten Welle. Jetzt kommen Herbst und Winter. Jetzt wird es darauf ankommen, sehr viel Ausdauer zu haben und gemeinsam produktiv und gesund und gut gelaunt zu bleiben, um durch diese schwierige Phase gut hindurch zu kommen. Und das Arbeiten zuhause mit weniger Kontakten als im Büro ist nun tatsächlich einfach in gewisser Weise ein notwendiges Übel. Jetzt kann man da aber mit unterschiedlicher Haltung herangehen. Ich höre tatsächlich ganz oft aus einer Haltung heraus des notwendigen Übels, dass das Ganze etwas ist, was man gerne möglichst schnell wieder loswerden will. Es wird immer wieder begründet, warum reale Treffen doch besser sind als online, warum man im Büro besser arbeiten kann als zuhause. Und das führt dazu, dass Menschen, wenn sie denn doch von zuhause arbeiten müssen, das immer als so ein Provisorium betrachten, auch die Nachteile sich sehr bewusst machen und im Grunde dort nie richtig ankommen. Das ist schade und führt letztlich zu einer geringeren Produktivität und geringerem Wohlfühlen, mehr Stress bei sich selber und beim Umfeld, als es sein müsste.

Wenn schon Homeoffice, dann richtig

Wofür ich werbe, ist eine viel positivere Haltung zu dem Thema. Nehmen Sie doch das Arbeiten im Homeoffice als Chance. Betrachten Sie das Ganze als eine zwar erzwungene, aber im Nachhinein vielleicht total wertvolle Chance, diese Form des Arbeitens zu erschließen, zu lernen von der technischen Seite, von der Einrichtung, von der Vereinbarung mit Unternehmen. Viele, viele Unternehmen ermöglichen das jetzt, die jahrelang dagegen waren. Und es wird etwas verändern, weil nach Corona alle verstanden haben werden, dass Arbeiten auch außerhalb des Büros funktioniert, und zwar sehr produktiv funktionieren kann. Ich möchte dafür werben: Nutzen Sie diese Krise und diese besondere Situation, um ein richtig gutes, gesundes und produktives Arbeiten aus dem Homeoffice zu entwickeln. Erstens glaube ich tatsächlich, dass wir das in dieser Krise noch öfter und länger benötigen werden, als wir es uns vielleicht vorstellen können, zweitens wird das nach der Krise eine ganz normale Form des Arbeitens sein. Dann vielleicht eben nicht mehr für ganze Wochen, sondern für einzelne Tage. Und das, glaube ich, wird vielen Menschen erst bewusst, wenn sie mal für sich erschlossen haben, wie gut man auch woanders arbeiten kann. Wenn die Pandemie vorbei ist, dann sind wir nicht mehr nur angewiesen auf Büro oder Homeoffice, sondern dann beginnt nach meiner Überzeugung eine große Freiheit dessen, wo man arbeiten kann. Das kann das Ferienhaus sein, das kann die Terrasse zuhause sein, das kann ein Coworking Space sein, das kann ein Café in der Stadt sein. Da können sich unterschiedliche Menschen für unterschiedliche Aufgaben ganz andere Plätze suchen. Wenn es egal ist, wo sie arbeiten, dann können sie auch da arbeiten, wo sie sich besonders wohlfühlen. Das ist für viele im Moment gedanklich weit weg. Aber wer jetzt die Fähigkeiten zum orts-flexiblen Arbeiten zuhause entwickelt, wer das mit seinem Team, mit seinen Führungskräften, mit dem Unternehmen abstimmt und erprobt, der wird immer wieder darauf zurückgreifen können. Und noch etwas ist mir wichtig: Unter diesen Krisen-Gesichtspunkten ist es natürlich alles gerade nicht ganz freiwillig und man muss vielleicht mehr im Homeoffice arbeiten, als es einem gerade lieb ist. Danach kann aber jeder mit seinem Team, mit seinen Führungskräften, den Rhythmus entwickeln, der für sie persönlich passt. Für den einen heißt es zwei Tage Homeoffice, drei Tage Büro, für den anderen heißt es zwei Wochen Homeoffice oder Arbeiten auf Reisen und dann zwei Wochen im Büro sein. Das kann ganz unterschiedliche Formen annehmen. Und manch einer wird auch zu 100 Prozent im Büro bleiben und freut sich, dass er nicht mehr zuhause arbeiten muss. Auch das ist natürlich völlig ok. Aber wenn Sie zum Homeoffice gezwungen oder angehalten sind, dann ist mein Werben: Nutzen Sie das. Entwickeln Sie, wie das für Sie persönlich richtig gut funktioniert. Haben Sie und erleben Sie gute Tage im Homeoffice. Und vielleicht wird dieses Happy Homeoffice doch ein Slogan, der Lust machen kann diese größere Freiheit im Arbeiten immer wieder zu erproben. Die heutige Folge fokussiert voll auf Sie als Mensch im Homeoffice, ganz egal, ob Sie Mitarbeiter sind oder Führungskraft, es gilt für alle. Es gibt weitere Folgen und eine Menge Material hier auf der Website, bei dem verschiedene Aspekte beleuchtet sind: Führung im Homeoffice, Videokonferenzen… Es gibt auch Links zum Homeoffice-Kongress, bei dem ich gerade als Redner dabei war, mit tollen Beiträgen vieler Kollegen. Also es gibt viel Material da draußen. Nutzen Sie das. Und mein Anliegen ist, dass Sie für sich den richtigen Weg finden zu einer tollen Homeoffice Performance, die Ihnen Freude macht und die einfach auch Lust auf Homeoffice macht.

So gelingt das Arbeiten im Homeoffice

Im heutigen Beitrag habe ich in sieben Bereichen Tipps und Tricks zusammengestellt, denn ich glaube, dass da bestimmt das eine oder andere dabei ist, was Ihnen weiterhilft. Und dann am Schluss nochmal einige Ideen, wie Sie das ganze Thema angehen und für sich weiterentwickeln können. Sie dürfen gespannt sein.

Homeoffice Tipp 1: der Arbeitsplatz

Beginnen wir mit dem ersten von sieben Bereichen: dem Arbeitsplatz. Der Arbeitsplatz hat natürlich was mit der Hardware zu tun. Er hat dann aber auch mit dem bewussten Bereich des Arbeitens zu tun. Fangen wir mal mit der Hardware an. Am einfachsten ist es natürlich, wenn Sie ein eigenes Arbeitszimmer, einen Büro-Raum separat haben mit einer Tür, die Sie schließen können und wo Sie einfach wissen, wenn ich da reingehe, wird gearbeitet. Wenn ich da rausgehe, bin ich raus aus der Arbeit. Die Tür ist zu und der Rest der Wohnung ist privat. Das ist natürlich die perfekte Form. Aber diese Möglichkeit hat natürlich nicht jeder. Lassen Sie mich zuerst auf dieses Thema Trennung des Arbeitsbereichs vom Privaten eingehen. Das ist für unterschiedliche Menschen unterschiedlich wichtig. Aber was man nicht unterschätzen darf, ist: Wir erinnern uns sehr genau, wo wir bestimmte, besonders schwierige oder aufregende Gespräche und Erlebnisse hatten. Das bedeutet eben auch, wenn ich anspruchsvolle, vielleicht auch heikle berufliche Gespräche und Telefonate führe und tu das in meinem sehr privaten Umfeld, dann kann ich gar nicht verhindern, dass die Erinnerungen an diese heikle berufliche Situation sofort wieder wach sind, wenn ich nachher privat wieder in dieses Umfeld komme. Und es ist vielleicht unbewusst ein Grund, warum viele Menschen Hemmungen haben, das Arbeiten mit in die privaten Räume zu nehmen. Das kann ich sehr, sehr gut verstehen und das sollten wir auch nicht unterschätzen. Ich habe bestimmte Strecken auf meiner Jogging-Strecke im Wald, wo ich genau weiß, in der Kurve habe ich ein ganz bestimmtes Gespräch geführt. Das ist schon über ein Jahr her. Und bei jedem Mal, das ich dort vorbeilaufen, ist diese Erinnerung wieder da. Und das kennen sie alle vermutlich von ähnlichen Situationen. Wie nutzen wir das? Zum einen würde ich sehr vermeiden in sehr privaten Bereichen des persönlichen Wohnraums überhaupt zu arbeiten. Also so was wie Schreibtisch im Schlafzimmer. Wirklich nur eine Notlösung, wenn’s gar nicht anders geht. Oder dort, wo man mit Freunden und der Familie ist. Das sollte nicht der Arbeitstisch sein, wenn es irgendwie geht. Wenn sich das nicht komplett räumlich trennen und vermeiden lässt, dann kann man aber durch äußere Symbole einiges erreichen. Dass der gleiche Tisch möglicherweise tagsüber ein Arbeitstisch ist und abends zum privaten Tisch wird. Eine Tischdecke, eine andere Ausrichtung, einen halben Meter rüber rücken. Also überlegen Sie sich, wie Sie für sich ganz bewusst und für alle in Ihrem privaten Umfeld mit ganz klarmachen: Was ist das Arbeits-Setting und was ist das Freizeit-Setting. Und das kann so weit gehen, dass man, wenn man räumlich sehr beengt ist, einfach schnell einen bestimmten Tisch zum Arbeiten an die Wand rüber rückt. Wenn man das Arbeiten beendet hat, die Dinge wegräumt, die nach Arbeit aussehen und dann wissen alle und man weiß auch selber unbewusst: Arbeiten zu Ende. Mission complete. Das ist so eine, wenn Sie so wollen, geistige Hygiene. Bin ich auf der Arbeit oder nicht? Je klarer man das für sich macht, desto besser. Gelingt die Trennung, desto leichter kann man auch aufhören und für sich wieder in Entspannung kommen. Da kommen wir später nochmal dazu. Je bessere räumliche Möglichkeiten Sie haben, desto komfortabler können Sie Homeoffice natürlich für sich organisieren. Und dann gilt es tatsächlich eigentlich wie im Büro auch zu schauen, ob das eine gute Arbeitsumgebung ist. Also ein Tisch in der richtigen Höhe, vielleicht ein Stehtisch oder eine Möglichkeit, mit einem Aufsatz aus einem ganz normalen Tisch einen Stehtisch zu kreieren, dass man zwischendurch auch mal wechseln kann. Ist da ein Schreibtischstuhl, auf dem ich gut, länger und dynamisch sitzen kann? Man kann nicht mit einem Laptop auf den Knien oder auf einem Tisch, der die falsche Höhe hat und auf einem normalen harten Esszimmer Stuhl einen ganzen Tag arbeiten, ohne Kreuzschmerzen zu bekommen. Das ist einfach nicht gesund und man fühlt sich auch nicht wohl. Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber. Möglicherweise, und das kenne ich von vielen Firmen, ist man da gerade in so einer Phase sehr flexibel zu sagen: Nehmen Sie sich einen zweiten Bildschirm mit nach Hause. Man kann vielleicht sogar einen Schreibtischstuhl, wenn man für länger ins Homeoffice wandert, mitnehmen und kann ihn später wieder zurückbringen. Oder man einigt sich, wie man solche Dinge anschaffen kann. Vielleicht stellt der Arbeitgeber die auch zur Verfügung. Die Qualität des Arbeitsplatzes als Ganzes ist aber einfach nicht zu unterschätzen, weil ich nicht wochenlang mit schlechtem Licht, mit unguten Sitzverhältnissen arbeiten kann. Den Nacken versteifen, weil ich nicht im richtigen Winkel auf den Bildschirm schaue. Das sind alles Dinge, die das Arbeiten im Homeoffice enorm belasten und oft mit gar nicht so großem Aufwand viel besser organisiert werden können. Das Wichtigste ist: Schauen Sie sich Ihren Arbeitsplatz zuhause an und verbessern Sie den systematisch. Sprechen Sie mit den Menschen, die Ihnen dabei helfen können und sorgen Sie dafür, dass Sie sich dort einrichten. Das ist ein guter Arbeitsplatz. Ist vielleicht improvisiert, aber so, dass es eben nicht so gehandhabt wird, als ob das nur ein vorübergehendes, notwendiges Übel wäre, sondern richten Sie sich so ein, dass Sie Freude haben an diesem Ihrem Arbeitsplatz. Was auch dazu helfen kann, ist das Schild an der Tür. Wenn Sie eine Tür schließen können und wenn das eben nicht geht, eine Symbolik zu verabreden, dass die Menschen, die mit Ihnen in der gleichen Wohnung, im gleichen Haus wohnen, wissen: der oder die ist zwar da, aber nicht verfügbar, sondern beim Arbeiten. Also alles das, was dazu führt, dass sie gut eingerichtet einen guten Arbeitsplatz haben, ist eine ganz, ganz wichtige Grundlage.

Homeoffice Tipp 2: klare Zeitstruktur und Rituale

Was glaube ich ganz viele Menschen gemerkt haben, ist, dass das Arbeiten im Homeoffice hoch produktiv sein kann. Die, die das schon lange machen, sagen das immer schon. Man muss sich nicht so lange im Badezimmer schick machen. Man muss keine lange Autofahrt haben. Man ist nicht im Stau. Man hat viel weniger Ablenkungen und man kann super konstruktiv und produktiv arbeiten. Das hat aber auch einen Fluch, weil es für viele Menschen dazu führt, dass sie gar nicht aufhören zu arbeiten, da sie gar nicht merken, wie lange sie schon am Stück am Rechner sitzen. Und mir sind so viele Menschen begegnet in den letzten Wochen – und mir selber ist es oft so gegangen, dass man von einer Videokonferenz in die nächste geht. Es gibt gar keine Ruhezeit zwischendrin und wenn man dann abends irgendwann aus seinem Kämmerchen rauskommt und feststellt, man hat irgendwie 8 oder 9 Stunden fast am Stück gearbeitet und nur am Computer gesessen. Und das ist nicht gesund und es ist nicht produktiv und das ist nicht gemeint. Wie kann man sich eine gute Work-Life-Balance im Homeoffice besser organisieren? Das fängt damit an, dass Sie, auch wenn Sie zuhause arbeiten, sich klare Zeiten und eine klare Struktur des Tages geben sollten. Das fängt damit an, klare Arbeitszeiten zu vereinbaren. Das ist oft auch was, was Sie mit Ihrer Führungskraft, mit Ihren Kollegen, mit Ihrem Team abstimmen sollten. Es hilft ungemein, wenn man eine klare Vereinbarung hat. Ab wann ist jeder von uns verfügbar? In welchen Zeiten sind Pausen, in welchen Zeiten müssen alle da sein? In welchen Zeiten kann ich mir meine Arbeitszeit flexibel einteilen? Und wenn dann für sie persönlich eine Struktur herauskommt, völlig egal, ob es von 9 bis 5 relativ kompakt wie im Büro ist oder ob es morgens drei Stunden, zwei Stunden lange Pause in der Mittagszeit, um sich um Kinder und Familie zu kümmern und dann nochmal am Nachmittag zwei, drei Stunden und vielleicht abends nochmal zwei Stunden. Da gibt es ganz unterschiedliche Modelle. Wichtig ist, dass sie die Klarheit haben, wann sie konzentriert arbeiten und wann nicht. Und dass das auch kommuniziert ist und sie sich selber auch Rituale geben, wo sie sagen: Ich bin off oder Ich bin on. Manchen Menschen hilft es, sich so ähnlich anzuziehen, wie wenn sie ins Büro gingen, während andere ganz entspannt im Schlafanzug am Rechner sitzen, eine Stunde dann frühstücken und sich dann anziehen und duschen und danach die ersten Videokonferenzen machen. Aber vorher schon ein, zwei Stunden genießen, so zu arbeiten, wie man sich keinem anderen zeigen würde. Auch da gibt es nicht richtig oder falsch. Probieren Sie Dinge aus. Was passt für Sie? Können Sie ohne Schuhe konzentriert arbeiten oder müssen Sie Straßenschuhe tragen, um richtig in der Präsenz zu sein? Probieren Sie unterschiedliche Dinge aus. Machen Sie Ihre Erfahrungen und finden Sie Ihren Stil. Pausen machen. Das kommt nachher nochmal extra. Wichtig ist aber, sich selbst Unterbrechungen zu geben. Das Gute im Homeoffice ist: Man kann ohne Unterbrechung arbeiten. Das Schlechte am Homeoffice ist: Man kann ohne Unterbrechung arbeiten. Da kommt keiner rein, der einen mal gerade stört. Es sei denn, da sind Kinder oder Lebenspartner in der gleichen Situation. Und da ist es umso wichtiger, dass wir uns selbst gute Pausen einbauen. Ich kenne viele Menschen, die im Homeoffice super happy sind. Wir sagen, da kann ich entspannt mein Mittagsschläfchen machen, weil mein Bett/mein Sofa um die Ecke ist. Sie haben eine Ausstattung in der Küche. Es ist ganz leicht, sich mal einen Smoothie zu machen, sich zwischendurch was Leckeres aus dem Kühlschrank zu holen. Das kann auch gesund sein. Oder sich einen Kaffee zu machen und sich mal eine halbe Stunde oder 10 Minuten oder 5 Minuten auf die Terrasse oder den Balkon zu setzen.

Homeoffice Tipp 3: Bewegung, Gesundheit und Pausen

Also Möglichkeiten für gute Pausen haben wir zuhause eigentlich viel mehr als im Büro. Wir müssen das nur nutzen und uns das angewöhnen. Es gibt Apps, es gibt Wecker. Es gibt die unterschiedlichsten Methoden, nach denen Menschen arbeiten. Es gibt den Ansatz jede Stunde fünf Minuten Pause. Es gibt den Ansatz alle 20 Minuten drei Minuten unterbrechen, immer mal ein bisschen bewegen zwischendrin. Also auch da gibt’s nicht richtig oder falsch, sondern schaffen Sie sich eine klare Struktur. Schaffen Sie sich Pausen. Und ich würde immer empfehlen: Überlegen Sie sich mindestens ein persönliches Highlight an einem Arbeitstag, was Ihnen richtig guttut. Das kann ein Waldspaziergang sein. Und wenn Sie nicht ganz permanent präsent sein müssen, warum nicht tagsüber, mittags um zwei, wenn die Sonne noch scheint? Und dafür arbeiten Sie ein bisschen länger. Das kann eine halbe Stunde Auszeit mit einer Badewanne oder einer Dusche sein. Irgendwas, was Ihnen wirklich Entspannung gibt und was diese Möglichkeiten im Homeoffice auch nutzt. Und wenn Sie damit eine klare Zeitstruktur und klare Rituale haben, die Ihnen helfen, produktiv zu arbeiten, hilft es automatisch, auch wenn Sie da wieder rausgehen, wirklich zu entspannen und abzuschalten. Und Sie sparen ja je nach Entfernung zum Arbeitsplatz eine ganze Menge Fahrzeit. Also unterm Strich muss trotz komfortableren Pausen immer noch locker mindestens die gleiche Arbeitszeit überbleiben.

Homeoffice Tipp 4: gute Ausstattung

Schauen wir doch mal ein bisschen auf die technischen Dinge. Nicht, dass mir Technik wichtig wäre, aber ich mache immer wieder die Erfahrung, dass es sich Menschen durch schlechte Technik und Ausstattung unnötig schwer machen und viele Vorteile des Arbeitens im Homeoffice gar nicht richtig nutzen. Das fängt damit an, dass es super hilfreich ist, einen zweiten großen Bildschirm zum Laptop hinzu zu haben und dadurch die Möglichkeit zu haben, einfach viel mehr Dateien zu öffnen, die Dinge größer zu sehen, Augen schonender mit einer besseren Körperhaltung. Ganz viele Vorteile sind die Gleichen wie am Arbeitsplatz. Ob Sie die Laptop-Tastatur nehmen oder eine separate, das ist wiederum Geschmackssache. Aber richten Sie sich von der Technik bitte gut ein. Extrem wichtig finde ich ein Headset. Jeder Mensch, der telefoniert und ein Handy oder ein Telefon am Ohr oder in der Hand hat, verschenkt unglaubliches Potenzial. Außerdem ist es super ungesund und ein Handy oder einen Telefonhörer unter die Schultern zu klemmen, sollte verboten werden. Es gibt Nackenschmerzen. Das ist extrem für Verspannungen geeignet, aber überhaupt nicht sinnvoll. Außerdem haben sie die Hände nicht frei, um sich Notizen im Rechner mitzuschreiben. Also hochgradig unproduktiv. Das machen im Büro viele Menschen und wenn sie es zuhause machen, doppelt schlecht. Sie brauchen ein Headset. Das ist das eine. Und wenn Sie das anschaffen, dann würde ich Ihnen dringend empfehlen: Nehmen Sie eins mit Bluetooth Verbindung. Also kabellos. Warum? Ich habe so viel mehr Freiheitsgrade dadurch erlebt, dass mein Headset per Bluetooth verbunden ist, weil sie sich mindestens 10-12 Meter vom Rechner entfernen können, aber nach wie vor eine klare Sprachverbindung haben. Und wenn ich nicht unbedingt bei per Video zugeschaltet sein muss, kann ich in einem Meeting, wenn ich da momentan gerade zuhöre, durchaus parallel an die Kaffeemaschine gehen, mir einen Kaffee rauslassen, mein Mikro stumm schalten, höre aber alles. Ich habe schon beim Teilnehmen und Zuhören von Vorträgen die Garten-Bewässerung weiter gelegt. Das ist gar kein Nachteil für irgendjemand anderen, gibt mir aber Freiraum und die Möglichkeit, mich zu bewegen. Ich kann auch einfach drei Meter vom Bildschirm entfernt hin und herlaufen und mich bewegen und damit viel gesünder arbeiten, als wenn ich permanent vor dieser Glotze sitze. Und der kabellose Kopfhörer ist einfach ein Aspekt, der das ermöglicht. Kostet nicht viel mehr und ist ein riesen Gewinn. Wenn wir schon mal bei Kopfhörern sind. Ich weiß eigentlich gar nicht, warum das in Büros so verpönt oder verboten ist, mit einem noise canceling Kopfhörer zu arbeiten, in Großraumbüros wäre das auch extrem wichtig und auch im Homeoffice kann das extrem hilfreich sein, dass man sich, wenn man sich konzentrieren will und im Hintergrund Geräusche sind, mit einem noise canceling Kopfhörer mal für eine Stunde abschirmt und einfach diese Ruhe genießt und konzentriert arbeitet. Auch das kann unglaublich entspannend wirken. Auch die Frage: Wo organisieren Sie sich ein WLAN, das Sie mal irgendwo tatsächlich, wenn Sie eine Terrasse haben oder sich auf einem Balkon mal raus setzen können, dass man ein bisschen Sonne mitbekommt, während man arbeitet. Das kann ebenfalls super entspannend sein. So gibt es tausend Dinge, die das Büroarbeiten angenehmer machen. Für den einen ist es die Fußstütze, für den anderen ist es der bessere Stuhl, für die nächsten ist es der Stehtisch oder das Stehpult, indem man mal den Arbeitsplatz wechseln kann. Und wiederum für andere sind es die technischen Dinge, die ich gerade genannt habe. Auch da gilt: Machen Sie sich schlau, was es gibt und überlegen Sie, was Ihnen gut tut und was Ihnen Freiheitsgrade und Produktivität beim Arbeiten bringt.

Homeoffice Tipp 5: klare Absprachen mit Chefs und Kollegen treffen

Wenn Menschen jetzt zuhause arbeiten statt im Büro und das früher noch nie so praktiziert wurde, weder von ihnen selber noch in ihrem Unternehmen, dann wirft das natürlich erst einmal ganz viele Fragen, ganz viele Unsicherheiten auf. Und zwar nicht nur bei den Mitarbeitern, sondern natürlich auch bei den Führungskräften, bei den IT-Abteilungen, bei den Datenschützern, bei den Chefs und Verantwortlichen der Unternehmen. Und da gilt es, miteinander zu entwickeln, wie man mit dieser Situation umgeht. Jetzt im Herbst kann man sagen: Wir hatten ja schon ein paar Monate Zeit, uns damit zu beschäftigen. Aber es ist auch jetzt nicht zu spät, Dinge zu klären und zu entwickeln, die noch nicht geklärt sind. Eine ganz wichtige Größe für ein entspanntes, produktives Arbeiten im Homeoffice sind klare Absprachen, klare Erwartungen und Dinge, die man beim Präsenzsein im Büro einfach so auf dem Flur und en passant klären kann und mitbekommt. Die bekommt man im Homeoffice eben nur mit, wenn jemand explizit mit mir darüber spricht. Dort, wo es um Führung im Homeoffice geht, ist unsere Botschaft an die Führungskräfte immer: Es ist der Job der Führungskraft, mit jedem Mitarbeiter Kontakt zu haben. Und zwar mindestens so eng, wie man das im Büro hätte, aber wenn wir so sprechen als derjenige, der im Homeoffice arbeitet, würde ich sagen: Sie sind selbst dafür verantwortlich, Dinge zu klären. Und wenn ihre Führungskräfte das vielleicht noch nicht getan haben, regen Sie das an. Sorgen Sie dafür, dass es klare Absprachen gibt. Wann soll ich erreichbar sein? Was sind fixe Zeiten? Was sind variable Zeiten? Wie teilen wir mit, dass ich erreichbar bin oder nicht? Haben wir eine Software, die das anzeigt? Schreiben wir uns morgens eine kurze E-Mail? Machen wir morgens fünf Minuten Status Call, indem wir kurz besprechen, wie der Tag abläuft? Wie vereinbaren wir das? Haben wir eine WhatsApp-Gruppe oder irgendetwas Ähnliches? Je klarer uns ist, was andere von uns erwarten, desto sicherer und mit einem Gefühl von Vertrauen können wir arbeiten. Je unklarer das ist, desto mehr Fantasien entstehen, desto mehr Stress entsteht, desto weniger wohl fühlen wir uns. Und das ist letztlich auch nicht produktiv. Das hat mit den Zeiten zu tun und wie man in der Familie gebraucht wird. Für manche Menschen ist die Chance, in den Abend zum Beispiel zu arbeiten und tagsüber Zeit für andere Dinge frei zu haben, viel produktiver als die Kernzeit zwischen 9 und 17 Uhr zu arbeiten. Und wenn das in Ihrem Job nicht notwendig ist, nicht zwingend notwendig ist, dann sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft, mit Ihrem Team über variable andere Zeitmodelle und probieren Sie da unterschiedliche Dinge aus. Das kann sehr entspannend fürs Familienleben sein, wenn man auch noch parallel Kinder mit zu betreuen hat. Das kann auch für den eigenen Biorhythmus sehr gut sein. Und wer sagt denn, dass wir immer in der gleichen festen Zeit arbeiten müssen? Das Klären von Erwartungen hat aber auch damit zu tun. Wie möchten Führungskräfte, dass Sie über den Fortschritt in Aufgaben berichten? Wie schaffen sie eine Transparenz darüber, was sie tun, wie sie vorankommen? Wie oft sprechen sie miteinander? Wie gut erfolgt Information? Gibt es regelmäßige Termine? Alles das, was ihnen hilft. Frei von einem schlechten Gewissen, mit einer inneren Sicherheit und der Klarheit: Sie tun das Richtige und das, was von Ihnen erwartet wird. Und Sie tun davon auch genug. Wenn Sie mit dieser Haltung ans Arbeiten im Homeoffice gehen, ist es entspannt und Sie können die positiven Aspekte voll nutzen. Wenn Unsicherheit entsteht, wenn Misstrauen entsteht, wenn man sich nicht sicher ist, ob man den Ansprüchen genügt, wenn man glaubt, man muss immer mehr leisten, wenn Konflikte entstehen, wenn zu wenig kommuniziert wird, dann kann das Arbeiten im Homeoffice die Hölle sein. Es hat ganz viel mit geklärten Absprachen und Erwartungen zu tun. Und wo immer Sie merken, da gibt es etwas zu besprechen: Werden Sie initiativ und klären Sie das. Und es kann sich auch um die Ausstattung drehen. Ich habe viele Unternehmen erlebt, die in dieser Phase sehr unkompliziert damit umgegangen sind, das Mitarbeiter Arbeitsmittel mit nach Hause genommen haben, dass man gemeinsam Dinge angeschafft hat, dass man private Nutzung irgendwie erstattet hat, soweit es steuerlich geht. Also sprechen Sie miteinander und sorgen Sie dafür, dass Sie gute Bedingungen im Homeoffice haben.

Homeoffice Tipp 6: für soziale Kontakte sorgen

Jetzt kommt ein ganz zentraler Punkt: Wir reden ja viel über Technik und Zeitstruktur Unproduktivität. Aber ein ganz wesentlicher Faktor im gemeinsamen Arbeiten im Büro sind einfach die sozialen Kontakte. Das kleine Gespräch an der Kaffeemaschine, das Mitkriegen, wo die anderen so sind, dass man nicht alleine ist. Mal der lustige Spruch, der Flurfunk. Alles, was so dazugehört. Das kleine Gespräch, am Rande mitbekommen, was da so läuft. Und das kann im Homeoffice ganz schnell zu kurz kommen. Muss es aber nicht. Es gibt so viele Möglichkeiten wie man, auch wenn man sich für eine Weile nicht persönlich sehen kann oder nur sehr selten, trotzdem in diesem sozialen Austausch bleibt und auch das Gefühl hat, erstens: Ich bin da nicht alleine. Zweitens: Gemeinsam schaffen wir das auch richtig gut. Einige Ideen möchte ich mitgeben. Das eine ist natürlich erst mal, dass sie eine gute Struktur auch gut vorbereiteter Meetings haben, die die Arbeit strukturieren, die den Austausch bringen. Wer macht was, was steht an, was passiert gerade? Das wäre so das Pflichtprogramm sozusagen. Die klassischen Tages-Meetings, Wochen-Meetings, Team-Meetings, die muss es natürlich auch als Videokonferenz geben und die sind eine ganz wichtige Grundlage. Aber es gibt viel, viel mehr. Was passiert, wenn man im Büro nicht alleine sitzt, sondern mit Kollegen, mit Kolleginnen das Büro teilt? Jeder arbeitet für sich. Man kriegt von den anderen etwas mit und manchmal spricht man zwischendurch und tauscht sich mal aus. Genau das Gleiche geht auch mit einer Videokonferenz. Wir nennen das virtuelles Co-Working. Wenn Sie einen lieben Kollegen haben, mit dem Sie sich gerne austauschen, vielleicht auch an dem einen oder anderen Thema zusammen arbeiten, richten Sie einfach eine Videokonferenz ein. Arbeiten Sie zwei Stunden im virtuellen Coworking. Nein, das bedeutet nicht, wir machen jetzt eine Videokonferenz konzentriert, sondern das bedeutet ok, was machst du? Ich arbeite hier an der Website, du arbeitest am Projekt, dann arbeitet man und ab und zu fragt man sich was. Wie man das machen würde, wenn zwei Menschen in einem Raum mit zwei Schreibtischen gegenüber arbeiten würden. Und zwischendurch quatsch man mal ein bisschen und kriegt was voneinander mit. Und wenn der Tag rum ist, hat man das Gefühl, man war eben nicht den ganzen Tag alleine. Das kann man zu zweit machen, das kann man im Team machen. Das kann man als virtuelle Kaffeepause machen, das kann man als gemeinsame Mittagspause machen. Da sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist, dass ich diese Anlässe schaffe, dass ich Gelegenheiten schaffen. Es gibt Unternehmen, die haben bestimmte Zoom-Räume als virtuelle Räume. Die sind immer offen. Da kann man sich einfach mal reinklicken und sein Mikro einschalten, wenn man mal Lust hat, ein bisschen zu sprechen. Das wäre so was wie die virtuelle Kaffeemaschine. Sie können sich natürlich auch mit Ihrer Führungskraft eng verabreden, einen täglichen Call machen. An was arbeite ich heute? Was habe ich für Fragen? Wo brauche ich Unterstützung? Wenn das mit der Führungskraft nicht sinnvoll ist, geht es aber z.B. auch mit einem Kollegen, mit einer Kollegin. Gerade wenn man jetzt mit dieser Homeoffice Situation auch ein bisschen zu kämpfen hat. Suchen Sie sich einen Buddy. Man ist zu zweit und man spricht täglich einmal 10 Minuten auf einen Kaffee miteinander und tauscht sich aus. Was hat gut geklappt? Wie machst du das? Wie mach ich das? Was hat bei mir gut funktioniert, was nicht so gut funktioniert? Schaffen Sie sich so einen kollegialen Austausch. Das geht auch zu zweit, geht auch zu dritt oder zu viert. Und es geht einfach darum, mit der Situation gut klarzukommen und von den Erfahrungen und Ideen der anderen zu profitieren. Es gibt den Ansatz einer Mastermind Gruppe der kollegialen Erfahrungs-Gruppe, wo man sich tatsächlich in dem Fall die Thematik ‚Wie kann ich im Homeoffice produktiv arbeiten?’ zum Thema nimmt und sich gegenseitig mit Ideen und Vorschlägen hilft, die eigene Situation immer besser zu machen. Und was Sie auch nicht vergessen sollten, was unglaublich hilfreich ist, wenn man nicht nur über die Arbeit als solche spricht, sondern in Meetings oder in solchen lockeren Meetings Räume schafft, wo man über Erfolge berichtet. Was ist mir gut gelungen? Was war richtig gut gestern oder letzte Woche? Wo man sich auch einfach mal was Lustiges erzählt, was Privates erzählt und Raum schafft, auch voneinander was mitzubekommen, dass so ein bisschen neben der klassischen Arbeit liegt. Das passiert im Büro ja auch und es ist extrem wichtig. Nur im Homeoffice passiert es eben nicht von alleine, sondern wir müssen dafür Formen finden. In Unternehmen, die lange oder fast ausschließlich remote arbeiten, gibt es dann oft so was wie ein Team Happiness oder einen Kommunikationskanal, der mit Team feel good zu tun hat, wo man wirklich einfach solche Dinge austauscht und wo auch ein paar Leute den Auftrag haben, sensibel rein zu spüren: Wie geht’s denn jedem Einzelnen? Und was müssen wir denn tun, um einfach für eine gute Stimmung zu sorgen und dafür zu sorgen, dass sich alle, soweit es eben geht, in dieser Form des Arbeitens wohlfühlen? Es ist nicht so wichtig, wenn sich das nur um drei, vier Wochen dreht. Aber es gibt eben auch Beispiele von Unternehmen, die das fast dauerhaft machen und sich dann eben nur zu einigen wenigen, aber richtig guten persönlichen Treffen zwischendurch verabreden. Auch dazu gibt’s hier auf der Website Interviews und Beispiele.

Homeoffice Tipp 7: Reflektieren Sie Ihren Tag

Und der letzte Punkt ist die Reflexion. Achten Sie darauf, dass Sie sich selber auch beobachten. Was passiert da eigentlich, wenn ich so einen ganzen Tag zuhause arbeite? Was gelingt mir gut? Wenn Sie Tage im Nachhinein betrachten und sagen: Welche Tage sind richtig rund gewesen, richtig gut gelungen, an denen ich produktiv gearbeitet habe und trotzdem den ganzen Tag das Gefühl hatte, ich bin relativ locker und gut drauf und bin abends soweit es geht, ausgeglichen und nicht ausgezehrt. Und was hat dazu beigetragen, was waren meine Kraftpakete? Was ist förderlich für dieses Gut Drauf Sein, für diese Happy Homeoffice Erfahrung? Und genau so schauen Sie auf Tage und analysieren was nicht so gut geklappt hat. Was hat mir Stress gemacht? Wo war ich unsicher? Wo hab ich mich überfordert und war dann völlig ausgelaugt? Und sei es nur, dass man zu wenig geschlafen hat, was ein ganz verbreiteter Fehler ist, der dann dazu führt, dass man zwar arbeitet, aber sich eigentlich durch den ganzen Tag quält und mit einer Stunde länger wäre man richtig ausgeschlafen gewesen. Also betrachten Sie das, was Sie an Erlebnissen haben und werten Sie das für sich aus. Und was wir sehr empfehlen, ist so eine Klammer um den Tag zu machen. Also am Morgen, sich irgendwo, wo Sie für sich sein können, ungestört fünf bis zehn Minuten hinsetzen. Vielleicht meditieren Sie ein bisschen, vielleicht auch einfach nur eine kurze Phase der Stille, wo Sie für sich überlegen: Was ist heute wichtig, was steht heute an und was sind meine maximal drei wichtigsten Dinge, die ich heute erledigen, erreichen will? Und stellen sich die vor, so als ob sie sie schon erreicht haben. Das gibt Fokus und Klarheit und man verzettelt sich nicht so leicht. Und der zweite Teil ist dann am Ende des Arbeitstages sozusagen zum Abschließen und Ausklinken aus dem Arbeitsmodus, dass Sie sich nochmal bewusst machen: Was hat heute gut geklappt? Was sind meine Erfolge? Und schreiben Sie sich das auch kurz auf. Das ist eine ganz wichtige Empfehlung, weil Ihnen das sehr viel Klarheit bringt. Und wenn man dann merkt, es gibt noch ein paar Dinge, die müssen nochmal auf die To do Liste für morgen, dann schreiben Sie das auf. Formulieren Sie, was ist mir gut gelungen? Worauf bin ich besonders stolz? Und vielleicht haben Sie noch eine Idee. Was mache ich heute Abend? Wie mache ich mir eine Freude? Was würde mir eine Freude machen? Und wenn Sie sich damit ein Ritual angewöhnen, die Tage auszuwerten, Ihr Homeoffice Erlebnis immer besser zu machen und einen sauberen Abschluss der Arbeitsphase zu bekommen, dann hilft Ihnen das unglaublich für eine Happy Homeoffice Erfahrung.

Gelungene Tage im Homeoffice

Das waren jetzt sieben Bereiche, in denen Sie die Homeoffice Erfahrung gut gestalten können. Einen guten Arbeitsplatz, eine klare Zeitstruktur und gute Rituale, eine gute Ausstattung, klare Absprachen mit Chefs und Kollegen. Sorgen Sie für soziale Kontakte, auch gerade für die informellen. Sorgen Sie für Bewegung, Gesundheit und Pausen und reflektieren Sie, was Ihnen gut gelingt und was Sie verbessern können. Ich hoffe, dass die ein oder andere konkrete Idee und viele Methoden dabei sind, die Ihnen helfen, aus dieser Situation Homeoffice nicht nur ein notwendiges Übel, sondern eine coole neue Arbeitsform zu machen, die Sie dann später in der Dosis verwenden können, wie das für Sie passt. Was ich Ihnen mitgeben möchte ist: Übernehmen Sie für sich die Verantwortung und gestalten Sie diese Phase so, dass es eine wirklich gute Erfahrung für Sie wird. Sehen Sie Arbeiten im Homeoffice wirklich als Chance und entwickeln Sie die Vorteile. Lernen Sie das für sich und mit Ihrem Team, mit Ihren Vorgesetzten, mit Ihrer Firma für die Zeit danach. Weil, wenn wir nicht mehr im Homeoffice bleiben müssen, wenn wir wieder raus dürfen, wenn wir Kontakte haben dürfen, dann erst beginnt die große Freiheit. Dann können Sie nämlich arbeiten, wo Sie wollen. Und nehmen Sie das nicht als ein Provisorium, sondern richten Sie sich so ein, dass es Ihnen Freude macht. Ob Sie das dann nur noch zwei, drei Wochen benötigen oder vielleicht doch viel länger, ist dann gar nicht so wichtig. Aber jeder einzelne Tag, an dem Sie das Gefühl haben, ich kann hier richtig gut arbeiten, ist viel wertvoller als jeder Tag mit dem unguten Gefühl des Provisoriums. Ich möchte Ihnen mitgeben: seien Sie initiativ, wenn Sie als Mitarbeiter das Thema Homeoffice erleben und in Ihrem Unternehmen vielleicht noch nicht so viel proaktiv organisiert wird. Seien Sie selbst der oder diejenige, die Vorschläge machen, die Ideen einbringen, die Dinge recherchieren, die Leute an Bord holen, die zeigen und erklären können, wie man das richtig gut macht. Und dann lösen sie eben aus, dass Führungskräfte sich mit ihrem Team gemeinsam Gedanken machen, wie sie das besser organisieren können. Und seien Sie zum Schluss sicher: Sie sind nicht allein. Das Arbeiten remote und im Homeoffice haben viele schon seit vielen Jahren gemacht und vieles dabei gelernt. Und gerade im Moment stellen Millionen von Menschen und ganz viele Unternehmen ihr Arbeiten um hin zu mobilem, flexiblerem Arbeiten. Suchen Sie nach Ideen. Das Netz ist voll davon. Und wo immer Sie merken, da muss noch was verbessert werden: Machen Sie einen Vorschlag. Seien Sie ein Teil der Lösung und sorgen Sie dafür, dass Sie selbst im Homeoffice gut drauf sind. Weil nichts ist in dieser schwierigen Phase wichtiger als Menschen, die sich und ihr Arbeiten und ihr Leben gut organisiert kriegen und dabei zuversichtlich bleiben. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen: Happy Homeoffice – Erfahrungen und gute Tage im Homeoffice.

Wie sieht die Fabrik der Zukunft aus? Unter dem Schlagwort „Industrie 4.0“ wird an der Vernetzung und Automation der Produktion gearbeitet. Die vierte industrielle Revolution ist in vollem Gange. Welche Arbeit bleibt, welche entsteht neu? Wie bereiten sich Firmen und Führungskräfte auf die Zukunft vor?

Interview mit Prof. Dr.-Ing. Martin Ruskowski

Prof. Dr.-Ing. Martin Ruskowski ist Professor an der TU Kaiserslautern, Leiter des Forschungsbereichs Innovative Fabriksysteme am DFKI in Kaiserslautern und Vorstandsvorsitzender der SmartFactory KL e.V. Im Podcast beleuchten wir folgende Themen:

• Was Industrie 4.0 bedeutet und warum uns die Arbeit nicht ausgehen wird.
• Steuerung durch Bots: Wie Maschinen gesprächiger und Produktionen flexibler werden.
• Die Arbeit wandelt sich: Fleißarbeiten fallen weg, Raum für Prozessverbesserungen entsteht.
• Warum Firmen und Führungskräfte weniger Angst und mehr Experimentierfreude brauchen.
• Vorsicht Falle: Wer erfahrene Mitarbeiter wegrationalisiert, verschenkt großes Potenzial.
• Wie sich die Rolle von Führung verändern und was Mitarbeiter lernen sollten.

Weitere Informationen zur Smart Factory KL e.V.  und dem Production Level 4 finden Sie hier.

Vernetzung mit Prof. Dr.-Ing. Martin Ruskowski via LinkedIn hier.

Corona hat das Arbeiten umgekrempelt, Menschen arbeiten im Homeoffice oder in zeitversetzten Schichten. Jetzt wird Führung zur Herausforderung. Was vorher in der gemeinsamen Präsenz am Arbeitsplatz eingespielt war, funktioniert nicht mehr. Es stellen sich neue Fragen: Wie gelingt gute Führung auf Distanz? Wie können Mitarbeiter im Homeoffice integriert werden? Wie erzeugen Sie Nähe trotz Abstand?

Die Themen:

• Haltung entscheidet: Vertrauen und Klarheit statt Misstrauen und Kontrolle.
• Warum Kommunikation erste Führungsaufgabe ist und wie sie virtuell gelingt.
• Wie emotionale Nähe auch auf Abstand entstehen kann.
• Wozu reale Treffen wirklich nötig sind und wie Sie diese gestalten sollten.
• Ein Ausblick: was wir jetzt lernen müssen, wird in Zukunft normal sein.

Nein, Sie müssen nicht perfekt sein. Werden Sie einfach immer besser 😉.

Führung ist herausfordernd genug, wenn alle am gleichen Ort arbeiten. Im Büro, am Arbeitsplatz, Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam. Da hat sich vieles über die Zeit eingespielt. Man sagt sich Hallo und guten Morgen wenn man ankommt, spürt die Stimmung, hat Team-Meetings oder Projekt-Besprechungen. Man trifft sich an der Kaffeemaschine und wenn sich irgendetwas aufbaut, dann gibt es von links oder rechts einen Hinweis und man kann sich um die Dinge kümmern. Und man spürt auch einiges von dem, was im Büro so los ist. Und dann kommen Homeoffice, Arbeiten auf Distanz, versetzte Arbeitszeiten und plötzlich gehen all diese Möglichkeiten nicht mehr, sind schlicht nicht mehr verfügbar. Jetzt stellen sich ganz neue Herausforderungen.

Wie organisieren wir die Zusammenarbeit? Da gibt es vielleicht Mitarbeiter, bei dem Sie sich fragen: Was macht der oder die jetzt eigentlich? Bei anderen Mitarbeitern machen sie sich vielleicht eher Sorge: Hoffentlich überfordern und stressen sich diese nicht zu sehr, weil diese sich zu viel vornehmen, sich zu viel Druck machen und gar keine Pause mehr machen. Mitarbeiter fragen sich: Wie lange muss ich denn erreichbar sein? Was genau soll ich denn tun? Was nicht zu unterschätzen ist, gerade in einer solchen Krisen-Phase: Jeder einzelne muss für sich mit den Herausforderungen der Corona-Pandemie und der besonderen Situation zurechtkommen. Die Mitarbeiterkommunikation ist also deutlich erschwert und wirft viele neue Fragen auf.

Habe ich selbst Angst um meine Gesundheit oder um meine Liebsten? Bin ich in meinem privaten Umfeld gefordert? Das ist das eine. Die Angst um Arbeitsplatzsicherheit und das Unternehmen ist das andere. Also die Frage wie geht es ihren Mitarbeitern? Die sollte sich jede Führungskraft immer wieder und wieder stellen und dafür sorgen, dass die Mitarbeiter das mitbekommen. Und das ist gar nicht so einfach. Die ganze Situation ist nicht so einfach. Im Grunde ist es eine doppelte Krise, eine doppelte Veränderung. Einmal das Verarbeiten und Überstehen der Corona-Pandemie und ihrer Folgen und zum anderen dieser plötzliche Wandel in viel digitaleres, mobileres Arbeiten und die damit verbundene Lernherausforderung für Führung. Und um diese Mammutaufgabe geht es heute.

Haltungen und Grundsätze zum Führen auf Distanz

Schauen wir zuerst auf Haltungen und Grundsätze zum Führen auf Distanz. Später kommt dann konkretes Handwerkszeug. Wer Menschen ohne permanente Präsenz führen will, der hat nach meiner Überzeugung eigentlich nur eine richtig gute Chance auf der Basis von Vertrauen und Klarheit. Vertrauen in die Menschen und Klarheit in den Zielen und den Erwartungen aneinander. Wer seinen Führungsstil auf Misstrauen und Kontrolle aufbaut, der hat ein Problem.

Manchmal sagen wir etwas flapsig: Wer beim Führen auf Distanz ein Problem hat, der hatte es schon vorher. Die jetzige Phase ist eine riesige Lernchance für eine bessere, zukunftsgerichtete Führung. Denn wenn Menschen remote arbeiten, kann man nicht mehr über engmaschige Kontrolle sowie ständiges Mikromanagement führen.

Klare Zielvereinbarungen schaffen Mitarbeiterengagement

Wer glaubt, nur weil jemand im Nachbarbüro sitzt, würde man mitbekommen, was der oder die tut – das war schon immer eine Illusion. Worum es geht, ist, mit jedem einzelnen Mitarbeiter und als Team klare Ziele zu vereinbaren, und zwar nicht nur große langfristige, sondern durchaus auch kleinmaschige Ziele und Vorhaben, sodass jeder volle Transparenz hat: Was ist am wichtigsten? Was ist meine Aufgabe in dieser Woche? Woran arbeiten wir in diesem Monat? Mit dem Ziel und dem Ergebnis, dass eine positive Zuversicht und eine Klarheit besteht und Menschen motiviert ihren Teil beitragen können, ohne permanent überlastet zu sein oder sich Sorgen zu machen, dass das nicht zu schaffen ist oder einfach desorientiert zu sein. All das kostet unglaublich viel Energie und Zeit.

Ein zweiter Aspekt ist das Klären der Erwartungen. Gerade wenn man die Art des Arbeitens wechselt und viele ins Homeoffice gehen, dann ist es wichtig, klarzumachen: Was erwarten wir denn von dir und was erwartest du von mir als Führungskraft? Das beginnt bei den Zeiten. Am Anfang der Corona-Phase, als man noch Kinderbetreuung organisieren musste, dann reichet es vielleicht aus, die Dinge am Laufen zu halten und ein paar Stunden weniger wirklich produktiv zu arbeiten. Dann ist es wichtig, Mitarbeiter zu entlasten, dass sie nicht mit einem zu großen Druck ans Arbeiten gehen und dem gar nicht gewachsen sein können.

Effiziente Routine im Homeoffice

Hat sich dann alles eingespielt, ist die Arbeit im Homeoffice erfahrungsgemäß mindestens so produktiv wie die im Büro. Dahin zu kommen und dafür auch kluge Verabredungen zu treffen, ist aber eine Führungsaufgabe, für die Sie sich eine gewisse Zeit geben sollten. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten etwas strecken, tagsüber längere Unterbrechungen für private Anforderungen machen und dafür abends etwas länger arbeiten wollen und Sie dies gemeinsam absprechen, dann ist das eine Entlastung für alle.

Machen Sie klar, welche Erreichbarkeit Sie brauchen, erwarten und wo Sie die nicht brauchen. Machen Sie klar, zu welchen Zeiten Menschen arbeiten sollen oder arbeiten dürfen. Machen Sie darüber hinaus auch klar, dass Mitarbeiter selbst darauf achten, sich nicht zu überfordern und auch ein Ende zu finden. Denn es gibt gar nicht so wenige Mitarbeiter, die im Homeoffice tendenziell mehr arbeiten, als sie es im Büro tun würden, einfach weil sie Dinge fertigmachen wollen. Also schaffen sie Klarheit in den Zielen, in den Aufgaben und in der Art des Zusammenarbeitens, der Erreichbarkeit, der Tools, der Kommunikation. Je mehr Klarheit, desto mehr Ruhe und Sicherheit für alle Beteiligten.

Handwerkszeug zum Führen auf Distanz

Nach diesen grundsätzlichen Dingen lassen Sie uns zum Handwerklichen kommen. Um richtig gut zu führen, wenn Menschen an verschiedenen Orten arbeiten, brauchen wir Nähe und richtig gute Kommunikation. Und das ist die Verantwortung der Führungskräfte. Fangen wir mit einer Voraussetzung an. Wir brauchen eine gute Technik und gute Tools. Das muss nicht bis ins Letzte ausgebufft sein, aber zumindest gute, funktionierende Videokonferenzen, und vielleicht das ein oder andere Tool als Chatprogramm für eine gemeinsame Datenablage.

Diese Grundlagen der Mitarbeiterkommunikation sind das kleine Einmaleins und inzwischen sollten diese von jedem Unternehmen implementiert sein. Wenn nicht: Geben Sie diesen Themen Nachdruck. Sie können nicht gut führen, wenn Sie nur Telefonkonferenzen machen und auch sonst Zusammenarbeits-Tools fehlen. In manchen Unternehmen dauert es länger als man denkt, andere sind sehr schnell. Wenn sie da noch Nachholbedarf haben, versehen Sie diesen Bereich mit hoher Priorität. Dann geht es zur Bringschuld.

Stellen Sie gute Kommunikation sicher

Wie stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Kommunikation haben und genügend Nähe aufbauen, auch wenn Mitarbeiter remote arbeiten? Der Grundgedanke ist: Versuchen Sie alles das ins Digitale zu übersetzen, was in der analogen Welt auch funktioniert. Das fängt bereits damit an, dass wir morgens, wenn wir zum Arbeitsplatz kommen, die Kollegen begrüßen, vielleicht ein kurzes Meeting haben, um abzustimmen, was heute so ansteht, was Besonderes passiert, wer Unterstützung braucht. Wer das im Büro oder in der Werkstatt macht, der sollte das direkt ins Virtuelle übersetzen.

Dann gibt’s eben z.B. jeden Morgen ein kurzes Meeting als virtuelles Online Meeting, bei dem man alle Kollegen sieht, sich kurz austauschen kann, sich Hallo sagen kann. Da dürfen auch ein paar Minuten für ganz informelle Kommunikation genutzt werden, weil das einfach ein Gefühl von Verbundenheit gibt und jeder die Chance hat, Anliegen für den Tag zu formulieren und von den anderen was mitzukriegen. Und sei es einfach zu wissen, wenn ich da alleine zuhause in meinem Zimmer sitze, ich bin eben nicht alleine.

Die Kollegen machen an anderen Stellen das Gleiche. In Präsenz würden wir immer wieder 1:1 Gespräche halten. Damit meine ich nicht nur die systematischen Zielvereinbarungen oder Projektbesprechungen, sondern auch persönliche Gespräche. Warum sollten wir das nicht auch über eine Videokonferenz machen? Selbstverständlich ist es wichtig und legitim, dass sie neben den sachlich gebotenen Gesprächen z.B. jeden Tag mit einem Mitarbeiter im Wechsel eine Viertelstunde sich verabreden, einfach zum Austausch. Ein bisschen mitkriegen: Wie geht’s dir? Was gibt’s so Neues? Gibt’s Themen, die dich belasten, die du gerne verändern würdest?

Virtuelle Mitarbeitergespräche müssen nicht perfekt sein

Gibt man der remote Mitarbeiterkommunikation diesen einen Rahmen, schafft man nicht ganz das Gleiche wie durch gute persönliches Mitarbeitergespräche, aber fast. Was man sogar tun kann, ist, den Effekt zu simulieren, den zwei Kollegen haben, die im gleichen Büro jeder für sich arbeiten. Die Idee des virtuellen Coworkings bedeutet nichts anderes als eine Videokonferenz-Verbindung herzustellen, jeder arbeitet an seinen Themen und zwischendurch tauscht man mal kurz einen Satz aus, erzählt sich mal was. So wie zwei Kollegen, die an zwei Schreibtischen im gleichen Büro arbeiten. Warum nicht? Das schafft Verbundenheit und es schafft einen Austausch.

Und wenn man am Abend den Tag Revue passieren lässt, war man eben nicht den ganzen Tag alleine. Auch die virtuelle Kaffee- oder Mittagspause ist eine schöne Idee, dass man an einigen Tagen in der Woche oder am Ende der Woche als Feierabend-Bierchen oder einmal die Woche als gemeinsame Mittagspause eine Videokonferenz einrichtet ohne Tagesordnung, sondern einfach gemeinsames Quatschen, erzählen, bisschen Neuigkeiten, Klatsch und Tratsch weitergeben und das Gefühl von Verbundenheit entstehen lassen.

Die Krise als Chance für einen Wettbewerbsvorteil

Alle diese Dinge sind vielleicht noch unüblich, aber Unternehmen, die sich nur oder in wesentlichen Teilen remote organisieren, die machen das schon lange. Und von denen können wir lernen. Die Hürde ist meistens nur im Kopf. Und ein letzter Aspekt hat mit der intensiven Information zu tun – gerade in einer solchen Krisensituation.

Machen sie sich immer bewusst: Die Führungskräfte haben in der Regel einen Informationsvorsprung, wissen vielleicht, wie Kunden gerade drauf sind, dass eine Entwicklung in dieser Krise vielleicht doch relativ sicher ist. Mitarbeiter machen sich möglicherweise trotzdem Sorgen, weil sie den kompletten Wissensstand über die wirtschaftliche Lage meistens nicht haben können, weil sie vielleicht von anderen ängstlicheren Menschen im Umfeld gefragt, angesprochen, verunsichert werden.

Also unterschätzen Sie bitte nicht die Notwendigkeit, immer wieder ehrlich, offen zu informieren über den Stand der Dinge, über die Entwicklung. Und je mehr Sie dabei begründete Zuversicht verbreiten können, desto besser. Also verunsichern Sie nicht unnötig, aber geben Sie allen das Gefühl, dass Sie ehrlich und in kurzem Takt informieren. Und schaffen Sie Räume, dass Mitarbeiter einfach auch Fragen stellen können zu der aktuellen Entwicklung. Das schafft wiederum Nähe und gibt Sicherheit, so weit das möglich ist.

Nähe schaffen trotz Führung auf Distanz

Ich höre oft: „Na, das geht nicht richtig mit Videokonferenzen“ oder „So virtuell, das ist ja nicht dasselbe, wie wenn man sich persönlich trifft“. Zugegeben, da ist natürlich was dran und im übernächsten Abschnitt sprechen wir auch über die Live-Treffen und wie man die gut gestaltet und warum die wichtig sind. Aber ich möchte nochmal ein Stück weit näher beleuchten, dass bei guten virtuellen Formaten doch viel mehr Nähe und auch Emotion möglich ist, als viele glauben oder bisher einfach auch erlebt haben.

Natürlich ist es so, wenn Menschen sich live begegnen, kriegen wir viel mehr mit als den reinen Inhalt. Alleine wenn Menschen zusammen in einem Raum sind, entsteht im Grunde eine Hormonausschüttung der Verbundenheit. Das berühmte Oxytocin. Wenn man miteinander spricht sieht man Gestik und Mimik. Man reagiert ganz unbewusst auf feinste Signale, was im virtuellen Bereich deutlich schwieriger ist. Es gibt auch den Begriff des sozialen Grummelns oder Grunzens. Wenn Menschen miteinander sprechen, dann gibt’s ganz viele Signale. Ganz viele Signale, die man virtuell wiederum nicht so leicht mitbekommt.

Was können Sie jetzt tun? Die Grundbotschaft ist Videokonferenz. Viel besser und viel wichtiger als reine Telefonkonferenzen, weil man eben viel mehr mitbekommt. Gute Technik, gute Mikrofone, gute Beleuchtung, das alles führt dazu, dass man tatsächlich auch in einer gut aufgelösten Bildqualität mit einem guten Ton die feineren Schwingungen mitbekommt. Und als Führungskraft dürfen Sie davon ausgehen, dass wir viel aufmerksamer sein müssen, weil wir viele Signale nicht so deutlich mitbekommen.

Anregungen zur verbesserten remote Mitarbeiterkommunikation

Das bedeutet zum Beispiel wirklich Reaktionen animieren. Wenn Sie eine Teambesprechung haben, fordern Sie jeden Einzelnen zu einer Rückmeldung auf. Beobachten Sie sehr genau, welche Mimik, welche Gestik Sie wahrnehmen. Und wenn Sie das Gefühl haben, da ist jemand nicht voll an Bord, fragen Sie gezielt und direkt nach. Je kleiner die Runde, desto besser geht das natürlich. Es kann aber auch sein, dass Sie sagen, da gibt es einen Eindruck aus einem Teamgespräch, den Sie später nochmal in einem kurzen 1:1 Call verifizieren und hinterfragen wollen.

So wie im richtigen Büro. Gehen Sie also den Dingen auf die Spur. Das geht auch online, man muss nur eben etwas aufmerksamer darauf sein. Schaffen Sie in intimen Gesprächen wie in Einzelgesprächen bewusst einen Raum, um über die persönliche Situation, über Emotionen und über Gefühle auch wirklich zu sprechen.

Jetzt kommt was, das klingt vielleicht ein bisschen naiv, aber lächeln Sie. Lachen Sie mehr, als Sie das vielleicht normalerweise tun würden. Warum? Wer so eine Zoom-Konferenz vor sich sieht und in 12 Pokerfaces guckt, die vielleicht dazu nicht in die Kamera, sondern auf ihren Bildschirm nebenan gucken, der kann sich schnell verloren fühlen.

So geht übrigens sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitern. Sorgen Sie dafür, dass Sie selber deutliche Signale des Lächelns, der Zuversicht, der Zustimmung geben und animieren Sie Ihre Kollegen auch, sich dazu zu äußern und ein Signal zu geben. Es ist völlig legitim, immer wieder mal zwischendurch zu sagen: „Stop, ich sehe jetzt nicht wirklich eine Reaktion. Gib mir mal jeder ein Signal, wie er das gerade findet“.

Feedback schafft Transparenz und Mitarbeitervertrauen

Es ist unerlässlich, dass Sie Reaktionen einfordern. Wichtig ist auch, dass Sie loben und Erfolge bewusst machen, gerade während so einer Veränderung des Arbeitsumfelds. Es kann überdies unheimlich wichtig sein, dass gerade die selbstkritischen Mitarbeiter kein Eindruck von Überforderung mit dieser Situation entsteht. Betonen Sie immer wieder, was Sie gemeinsam in dieser Situation schon geschafft haben.

Wenn Sie Gründe haben, zuversichtlich in die Zukunft Ihres Unternehmens und der Arbeitsplätze zu schauen, dann tun Sie das. Sie werden merken, dass sich dies unmittelbar positiv auf das Mitarbeiterengagement sowie die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken wird. Zusammenfassend ist die emotionale Nähe und Verbindung, wenn man sich nicht persönlich sieht, sehr viel schwerer herzustellen. Das heißt aber nicht, dass es nicht eine Menge Möglichkeiten gibt, aufmerksam und einfühlsam mit ihren Mitarbeitern in engem Kontakt zu stehen, auch wenn man Abstand halten muss.

Reale Treffen für bessere Führung

Wenn Sie auf die realen Treffen gewartet haben: darüber soll es jetzt. Die braucht man auch, aber man braucht längst nicht so viel davon, wie die meisten glauben. Lassen Sie uns mal auf Firmen schauen, die fast ausschließlich remote geführt werden. Soweit müssen Sie es ja gar nicht treiben, aber von genau diesen Firmen möchten wir lernen. So kenne ich z.B. Online-Trainer-Lizenz.

Ein Interview mit dem Geschäftsführer Ben Sattinger gibt es auch als Podcastfolge auf meiner Website. Das ist ein Unternehmen, das komplett ohne Büros auskommt und mit allen Mitarbeitern, die mit wollen, dreimal im Jahr irgendwo in ein fremdes Land fliegt zu einer Arbeitsreise. Dort werden Strategien entwickelt, man erlebt gemeinsam Dinge und lernt sich sehr gut kennen. Darüber hinaus gibt es das ganze Jahr über zwei bis drei Team-Wochenenden in Berlin, bei denen quasi alle Mitarbeiter dabei sind. Andere Firmen organisieren das mit einem festen Tag im Monat.

Wie man das auch immer macht, wichtig ist, dass die Qualität dieser persönlichen Begegnungen einen ganz anderen Tiefgang hat als normale Bürotage. Wie sie das organisieren, da ist ihrer Phantasie und ihrer Firmenkultur Tür und Tor geöffnet.

Schaffen Sie zwanglose Mitarbeiternähe

Das kann damit beginnen, dass sie sagen: Wir arbeiten weitgehend remote, aber dann treffen wir uns einmal im Monat einen halben Tag. Ein Mitarbeiter und eine Führungskraft gehen vielleicht irgendwo ausgiebig frühstücken, suchen uns eine schöne Umgebung und besprechen da die wichtigsten Herausforderungen der Arbeit.

Das schafft eine andere Nähe, als wenn Sie sich nur im Büro treffen. Vielleicht gehen Sie mit Ihrem Team mal zu einem Hütten-Wochenende und erarbeiten dort die Strategie fürs nächste Jahr. Oder Sie machen etwas komplett Freizeitorientiertes, ohne über die Arbeit zu reden und lernen sich einfach persönlich intensiv kennen. Davon ausgehend, dass das in der praktischen Arbeit unglaublich hilft, wenn man über Hobbys, über Stärken und Vorlieben anderer Menschen, mit denen man viel zu tun hat, mehr weiß.

Kreieren Sie authentische Nähe

Alles was Nähe schafft, ist wertvoll. Wie Sie diese Nähe zu Ihren Mitarbeitern definieren, ist dabei von untergeordneter Bedeutung. Das kann natürlich auch näher am praktischen Arbeiten sein, z.B. ein Kickoff-Meeting, eine Strategie-Klausur, das Überarbeiten von Prozessen und das Suchen nach Verbesserungspotentialen.

Das alles kann natürlich sehr gewinnen, wenn man das in einem persönlichen Workshop, einer Klausur oder auch mit mehr Event-Charakter verbundenem Anlass gemeinsam erarbeiten kann. Und es gilt im Übrigen nicht nur in Zeiten, in denen Menschen virtueller zusammenarbeiten und sich seltener sehen, sondern auch wenn man täglich zusammen im Büro ist. Im Moment, unter Corona-Bedingungen, sind all diese Dinge vielleicht nur begrenzt möglich, aber alles, was wir hier in dieser Zeit lernen, dient uns nachher für die Zeit danach. Also es sind gar nicht so viele persönliche Treffen notwendig, wie man gemeinhin glaubt, wenn die richtig gut, richtig intensiv und Erlebnisse sind, an die man gerne zurückdenkt.

Führung auf Distanz – Lernen für die Zukunft der Arbeit

Das Führen auf Distanz, Führen im Homeoffice oder aus dem Homeoffice heraus, das ist tatsächlich eine enorme Herausforderung. Es ist eine ziemliche Umgewöhnung für Führungskräfte wie für Mitarbeiter. Noch dazu muss man bedenken, dass viele sich das ja nicht freiwillig ausgesucht haben, sondern wir sind ja quasi hineingeworfen worden durch Corona.

Trotzdem möchte ich Ihnen sagen: Das, was wir jetzt lernen müssen, hat auch sein Gutes, weil wir möglicherweise genau die Fähigkeiten lernen, die wir für das Führen in der Zukunft der Arbeit brauchen werden. Denn das Zurück in den gleichen Zustand wie früher mit ganz hoher Präsenzkultur, das wird es so kaum noch wieder geben. Natürlich wird manch einer wieder gerne komplett im Büro arbeiten, aber ganz viele Menschen wünschen sich so eine Halbe-Halbe zwischen mobilem Arbeiten und Präsenz im Unternehmen.

Remote Mitarbeiterführung ist zukünftig Alltag

Das bedeutet, dass die Notwendigkeit, auch auf Abstand führen zu können, zwingend vorhanden ist. Und das bleibt uns einfach auch erhalten. Wir können vieles lernen, was wir auch später brauchen. Worauf kommt es an? Nochmal zusammengefasst: Das Wichtigste sind Vertrauen und Klarheit. Vertrauen in die Eigenverantwortung des jeweiligen Mitarbeiters, des Menschen, und Klarheit über die ganz konkreten Ziele auf der einen Seite und die Erwartungen aneinander auf der anderen Seite.

Erwartungen, angefangen von Arbeitszeit bis dahin, welche Tools man zur Kommunikation verwendet ? Wo wünsche ich mir Feedback? Die Wichtigkeit von Klarheit gilt sowohl im 1:1 Verhältnis Mitarbeiter:Führungskraft, als auch innerhalb eines Teams. Wenn Sie es dann noch schaffen, richtig gut zu informieren und begründete Zuversicht zu geben, dann leisten Sie einen wertvollen Beitrag nicht nur für die Produktivität, sondern auch für die mentale Gesundheit Ihrer Mitarbeiter. Geben Sie Raum, die Erfolge die man gemeinsam in dieser Form geschafft hat, bewusst zu machen, denn auch daraus entsteht ein Selbstbewusstsein im Team.

Tragen Sie als Führungskraft die Verantwortung für die Remote-Office-Kultur

Als Führungskraft dürfen und müssen Sie ein Stück weit technische Kompetenz und Experimentierfreude im Umgang mit den notwendigen Tools entwickeln. Ich möchte es mal so sagen: Ich wünsche mir, dass jede Führungskraft genauso selbstverständlich mit Videokonferenz, Chat und Projektmanagement-Tools arbeitet, wie man das mit seinem Firmenwagen macht, den man dazu benutzt, zum Termin beim Kunden oder woanders anzukommen.

Das ist vielleicht eine etwas gewagte These, weil den meisten Leuten der Firmenwagen vielleicht mehr Spaß macht, aber genau darum geht es: dass die Hürde zum Einsetzen der Technik so klein wird, dass sie sogar Spaß daran gewinnen. Das ist noch ein Grund mehr, das jetzt zu lernen, weil jetzt müssen es alle gleichzeitig machen, alle sind darin vereint, dass das eine oder andere noch nicht so richtig funktioniert und niemand muss perfekt sein.

Das ist überhaupt, eine wichtige Botschaft. Nichts muss perfekt sein. Egal wo Sie stehen im virtuellen Führen und Zusammenarbeiten mit Ihren Teams. Vielleicht nutzen Sie diese Podcastfolge als Auslöser, sich mal mit Ihrem Team virtuell oder real zusammenzusetzen – wir unterstützen Sie dabei auch gerne – um mal zu reflektieren: Was ist uns denn gut gelungen? Wo gibt es noch Probleme?

Das Homeoffice als Chance

Wie gesagt, nichts muss perfekt sein. Wichtiger ist, dass Sie diese Zusammenarbeit permanent weiterentwickeln. Warten Sie nicht darauf, bis die Krise rum ist, sondern nutzen Sie diese, krempeln Sie die Ärmel sozusagen hoch und entwickeln Sie die Kompetenz und die Freude am Führen auf Distanz. Es wird Ihnen später auf lange Sicht in großem Maße nutzen für alle möglichen Formen des mobilen und digitalen Arbeitens. Eben solche Arbeiten die erst dann richtig viel Spaß machen werden, wenn wir nicht mehr auf Homeoffice oder Büro mit Abstand festgenagelt sind. Sondern dann, wenn die Freiheit beginnt, dort arbeiten zu können, wo es mir gerade sinnvoll erscheint, wenn es von der Führung und Zusammenarbeit her passt.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen frohes Lernen, Freude am Experimentieren, guten Austausch mit Ihrem Team und viel Erfolg beim Führen auf Distanz.

Kognitionspsychologe und Innovationsexperte Christoph Burkhardt lebt und arbeitet in San Francisco, Shanghai und Köln. Wir unterhalten uns darüber, wie Unternehmen innovativ und zukunftsfähig sind. Was können wir von Firmen und Kultur im Silicon Valley lernen? Was bewegt jüngere Talente in der Arbeitswelt? Was müssen Arbeitgeber bieten? Wie wirkt Diversität und wir können wir sie nutzen?

Interview mit Christoph Burkhardt.

Themen:

• Wie Innovationen wirklich entstehen, wie man sie fördert und was mit den heiligen Kühen.
• Silicon-Valley-Arbeitgeber und was man von ihnen lernen kann.
• Wie jüngere Generationen auf den Arbeitsmarkt schauen und warum Purpose so wichtig ist.
• Menschen sind nicht normal – warum die Unterschiedlichkeit die Ursache für Erfolg ist.
• Wie der Fachkräftemangel Diversität fördert, am Beispiel sexueller Orientierung.
• Die ungeheure Kapazität der Talente von Morgen – ein Grund zum Optimismus.

Christoph Burkhardt ist Kognitionspsychologe und Innovationsexperte, Er ist Gründer der Burkhardt Group LLC und von TinyBox Inc in San Francisco, Kalifornien. Sein letztes Buch: „Sei kein Roboter: Sieben Überlebensstrategien im Zeitalter der künstlichen Intelligenz“ (Midas Sachbuch).

Website und Kontaktmöglichkeiten

Ausführlicherer Text folgt.

Bei Mitarbeitergewinnung unter Druck, wenn Stellen besetzt werden müssen, sind die Auswirkungen des Fachkräftemangels besonders schmerzhaft spürbar. Weniger Bewerbungen, weniger passende Bewerbungen und die besten Talente werden gar nicht auf uns aufmerksam? Mit den alten Haltungen und Strategien haben Firmen im Kampf um Talente in Zukunft immer schlechtere Chancen. Stellenanzeigen funktionieren immer schlechter, traditionelle Bewerbungsverfahren sind völlig unsexy. Stellen Sie Ihren Prozess der Mitarbeitergewinnung auf den Prüfstand.

Wenn Sie Stellen zu besetzen haben, wird die Frage Wie gewinnen wir die richtigen Mitarbeiter? zum Erfolgsfaktor. Was im Mitarbeitergewinnungs-Prozess oft schiefläuft und wie Sie den in Ihrem Unternehmen weiterentwickeln können, darum geht es heute.

Die Spirale des schleichenden Todes

Der Prozess der Mitarbeitergewinnung ist im Grunde die Stelle, an der der Fachkräftemangel wirklich zuerst spürbar Schmerzen verursacht oder an dem chronische Krankheiten, wenn Sie so wollen, sichtbar werden. Warum? Viele Unternehmen beschreiben das Problem, dass es schwieriger wird, genügend und vor allem gute passende Bewerber für die ausgeschriebenen Stellen zu finden und zu gewinnen. Den meisten gelingt es noch ganz gut, Stellen irgendwie zu besetzen, aber auch da liegt bereits eine ganz große und gefährliche Problematik. Ich nenne das gerne die Spirale des schleichenden Todes.

Wenn Sie nämlich merken, dass die Bewerber-Qualität nicht mehr so richtig passt, aber sie machen dann einen Kompromiss. Vielleicht stellen Sie trotzdem jemanden ein, der vielleicht vor zwei, drei Jahren gar nicht in die engere Wahl gekommen wäre. Dann ist es vielleicht gut genug, dass es irgendwie funktioniert, aber das Leistungsniveau, das Identifikationsniveau sinkt. Und das ist eine ganz fatale Entwicklung. Das führt auch dazu, dass ihre besten Leute, die sie an Bord haben, an Motivation und Begeisterung verlieren. Das Niveau an Identifikation, an Kompetenz, an Begeisterung sinkt. Und damit sinkt ihre Wettbewerbsfähigkeit. Und Sie können sich vorstellen, wie diese Spirale sich immer weiterentwickelt.

Hohe Ansprüche bei der Mitarbeitergewinnung

Also in dem Moment, wo Sie beginnen, Kompromisse beim Einstellen zu machen, sind Sie auf einer Abwärtsspirale, die, wenn sie lange genug läuft, den Tod des Unternehmens bedeutet.

Das mag jetzt ein bisschen dramatisch klingen, aber ich glaube, es ist relativ schnell jedem Zuhörer klar, wie wichtig es ist, sich im Arbeitgeber Marketing gut aufzustellen. Sodass es uns gelingt, immer wieder genügend potentielle Bewerber und Mitarbeiter zu gewinnen und für uns zu interessieren. Damit eine Auswahl bleibt und man sich wirklich füreinander entscheiden kann.

An Stellen, wo es für beide Seiten richtig gut passt und Mitarbeiter wie Unternehmen sich sicher sind zu Beginn der Zusammenarbeit, dass das eine großartige Zusammenarbeit wird. Nur dann darf man eigentlich gemeinsam einen Vertrag unterschreiben. Das ist ein hoher Anspruch für jede Stelle, immer so Interessenten zu gewinnen, dass sie sich für jemanden entscheiden können, bei dem sie von beiden Seiten ein richtig gutes Gefühl haben. Ich behaupte, nur dann sollten Sie sich auf den gemeinsamen Weg machen.

Mitarbeitergewinnung in Zeiten des Fachkräftemangels

Ich weiß aber auch, dass die Praxis und die Probleme, denen viele sich gegenübersehen, ganz andere sind. Da schreibt man Stellen aus und es gibt längst nicht mehr so viele Bewerber wie früher, oft einfach zu wenige. Oder sie haben relativ viele Bewerbungen, aber die allermeisten passen vom Anforderungsprofil überhaupt nicht zu dem, was sie suchen. Manch Arbeitgeber ist frustriert, weil er sagt: Die richtig guten Leute, die sind überhaupt nicht auf dem Markt, die suchen gar nicht. Oder was viele erleben, ist, dass die besten Bewerber in einem Bewerbungsverfahren mitten im Verfahren schon wieder abspringen und gar nicht bis zum Ende interessiert bleiben.

Und einer der teuersten Sätze bei unausgereiften Bewerbungsverfahren ist der: Wir haben ja noch die Probezeit. Das ist aber im Grunde unglaublich teuer an Geld und an Energie, wenn man mit Menschen den Weg des Zusammenarbeitens beschreitet und es dann wieder abbrechen muss. Das kostet unglaublich viel. Wie gesagt, Geld und Energie. Jetzt gibt es keine Patentrezepte, aber ich möchte mit Ihnen ein paar Dinge beleuchten, die mit der Grundhaltung beim Thema Mitarbeitergewinnung zu tun haben. Aber ich glaube, wir sind da manchmal einfach auch noch im falschen Film.

Mitarbeitergewinnung Schritt für Schritt

Und dann möchte ich mit Ihnen in sieben Phasen durchgehen, wie der Recruiting-Prozess der Mitarbeitergewinnungs-Prozess aussehen kann. Ich möchte Ihnen Ideen mitgeben, wie Sie Ihren Prozess in Ihrem Unternehmen auf den Prüfstand stellen können und Ideen gewinnen, wie Sie den verbessern können.

Mitarbeitergewinnung früher und heute

Wenn man das ein bisschen zuspitzt, dann waren die Verhältnisse früher immer klar. Eine Firma ist erfolgreich, hat Personalbedarf, macht Stellenausschreibungen. Dann bewerben sich eine Menge Leute. Man lässt die Unterlagen erstmal eine Weile liegen – könnte ja noch jemand Besseres kommen. Dann macht man einen Bewertungsraster und dann lädt man die interessantesten ein. Wenn jemand unverschämte Forderungen stellt, ist er raus und man hat einfach als Unternehmen die absolut stärkere Position. In Bewerbungsgesprächen zittern die Bewerber und die müssen einfach warten und ziehen quer durch die Republik für ihren Job und sollen froh sein, wenn sie einen Job kriegen.

Das ist natürlich längst vorbei und trotzdem ist diese Haltung, die dahinter liegt, die wir über viele Jahrzehnte entwickelt haben, glaub ich bei mancher Führungskraft immer noch so ein bisschen latent im Hintergrund.

Dabei wissen wir alle, dass der Arbeitsmarkt sich dreht, dass immer mehr, gerade in den gesuchten Bereichen, die Mitarbeiter sich die Firmen aussuchen können. In Vorträgen zeige ich das gerne, wie ein Bewerbungsgespräch in einigen Jahren aussehen könnte. Da werden die gleichen Fragen gestellt. Nur jetzt stellt die der Mitarbeiter der Firma: Wo möchten Sie denn mit Ihrem Unternehmen in fünf Jahren stehen? Warum soll ich denn meine Lebenszeit bei Ihnen einsetzen? Da zittern und schwitzen dann die anderen. Das ist ein bisschen zugespitzt. Aber eigentlich ist es ja jedem klar: ein Mitarbeitergewinnungs-Prozess ist immer auch einer, bei dem der Mitarbeiter sich für seinen Arbeitgeber entscheidet. Die Unternehmensseite darf nicht mehr auf dem hohen Ross sitzen und einfach mustern und entscheiden.

Mitarbeiter-Gewinnung

Ich habe diese Folge bewusst Mitarbeitergewinnung genannt. Dabei hätte ich sie auch Recruiting nennen können oder aber Personalbeschaffung. Aber ein Aspekt in diesem Thema ist die Haltung, mit der wir das Themenfeld Personalgewinnung angehen. Aus der Vergangenheit heraus liegen da oft Begriffe und eine Haltung im Raum, die überhaupt nicht zu einer Arbeit auf Augenhöhe passt.

Wenn wir Recruiting nehmen, also Rekrutieren, dann sind wir schnell im militärischen Kontext, wo es einfach darum ging, dass ein Staat Menschen, die das gar nicht freiwillig tun, mustert und rekrutiert und damit die Sollstärke der Armee wieder auffüllt. Das hat nichts zu tun mit Wertschätzung, Augenhöhe und sich füreinander entscheiden für einen gemeinsamen Weg über ein paar Jahre mit vollem Engagement. Also bei diesem Begriff wäre ich vorsichtig.

Wenn man dann den Begriff der Personalbeschaffung nimmt, wird es eigentlich ja noch schlimmer. Beschaffen können sie Toilettenpapier und Motorenöl, aber bitte keine Menschen. Die kann man gewinnen, aber nicht beschaffen. An der Stelle geht es mir nicht um den Begriff, auf dem muss man auch nicht herumreiten, man kann ruhig von Recruiting sprechen. Das ist ja durchaus üblich, aber es kommt darauf an, welche Haltung spricht durch das, was wir tun? Und welche Wirkung entsteht bei den Menschen, die wir begeistern und gewinnen wollen, für ihr Engagement in unserem Unternehmen?

Mitarbeiter- versus Kundengewinnung

Ein zweiter Aspekt, der mit der Haltung zu tun hat, wird deutlich, wenn Sie mal vergleichen, wie Sie im Bereich der Mitarbeitergewinnung im Unternehmen agieren und wie Sie das im Bereich der Kundengewinnung tun. Ich habe das auch an anderer Stelle schon öfter erwähnt. Nehmen Sie mal die Vertriebler und das Knowhow aus Vertrieb und Marketing auf die Personalgewinnungsseite. Auf der Kundenseite machen wir einen riesigen Aufwand, um potentielle Kunden für uns zu interessieren, zu gewinnen, in Kontakt zu bleiben. Wir wissen viel über die, lernen viel über die, geben uns richtig Mühe, bis es irgendwann zu einem Auftrag kommt. Und auf der Personalseite schalten wir Stellenanzeigen, warten auf Bewerbungen und dann vernichten wir die Unterlagen. Komisch. Und wir beklagen uns dann über Fachkräftemangel.

Auf der anderen Seite beklagt sich kaum jemand über Kundenmangel, obwohl die manchmal mindestens genauso knapp sind. Also wenn Sie diese beiden Seiten im Unternehmen mal nebeneinander legen und drüber nachdenken, warum wir uns nicht mit genauso viel Wertschätzung, Wichtigkeit und genauso guten Instrumenten um potentielle Mitarbeiter kümmern, wie wir das um potentielle Kunden tun, dann ist es, ein Quell vieler, vieler guter Ideen und Verbesserungsmöglichkeiten in der Mitarbeitergewinnung.

Mitarbeiter werben

Lassen Sie uns diesen Gedanken mal weiterspinnen. Eine zeitgemäße Haltung von Mitarbeitergewinnung könnte dann eher so aussehen, dass wir uns fragen, wie wir kommunizieren und werben für das, was wir als Arbeitgeber zu bieten haben.

Wie wir Menschen ansprechen, interessieren und an uns heranführen, die potentiell geeignete Mitarbeiter wären und wie wir einen Prozess des aufeinander aufmerksam Werdens, des sich Kennenlernens und des Zusammenarbeitens kreieren, der durchweg für die Beteiligten angenehm, sympathisch und wertschätzend ist und der dann auch nicht einfach nur dazu führt: Wer hat gewonnen und bekommt die Stelle? Sondern auch für viele, die im Moment vielleicht noch nicht an der richtigen Stelle passen, aber trotzdem potentiell Talente für morgen oder übermorgen sind, eine Wirkung hat. Stichwort eines Talent-Pools. Lassen Sie uns auch darüber nachdenken, wie wir Kontakt mit potenziellen Mitarbeitern halten, vielleicht über viele Jahre, die dann irgendwann einmal tatsächlich bei uns im Team landen.

Mitarbeitergewinnung in 7 Phasen

Lassen Sie uns mal den Prozess der Mitarbeitergewinnung anschauen in sieben Phasen. Und es beginnt mit der Frage: Wen suchen Sie eigentlich?

Mitarbeitergewinnung Phase 1: Wen suchen Sie eigentlich?

Ich weiß, die Frage klingt jetzt banal, aber nach meiner Erfahrung ist es eine Phase, in der oft schon wichtiges Potenzial verloren wird und ungenutzt bleibt. Das kann unterschiedliche Gründe haben.

Ein Aspekt ist, dass die Anforderungen oft gar nicht klar genug formuliert werden. Sei es, dass Menschen sie formulieren, die zwar nahe an der späteren Stelle sind – potenzielle Kollegen oder Führungskräfte – aber nicht so gut darin sind auch gerade die persönlichen Aspekte zu formulieren. Oder sei es, dass die Profile formuliert werden von Menschen, die gar nicht nah genug an der tatsächlichen Arbeit dran sind.

Und was dann herauskommt, ist ein Anforderungsprofil und eine Stellenausschreibung, die so klingt wie alle anderen auch und wo man Anforderungen formuliert, die viele Menschen gar nicht erfüllen können und sich die richtigen dann gar nicht trauen, sich zu bewerben. Also zu unspezifische, zu allgemeine oder mit einem zu hohen Anforderungsniveau versehene Profile, die gesucht werden, sind eine erste Fehlerquelle.

Persönlichkeiten einstellen und Kompetenzen trainieren

Ein zweiter Aspekt ist, dass ganz häufig die fachliche Kompetenz für eine Tätigkeit ganz genau beschrieben werden kann und dann bei den persönlichen Kompetenzen nur noch Allgemeinplätze wie Teamfähigkeit und unternehmerisches Denken formuliert werden und Initiative aber gar keine klare Vorstellung besteht, welchen Typus, welche Verhaltensweise, welche Persönlichkeit brauchen wir, um in einer bestimmten Funktion ein richtig gutes Ergebnis zu bekommen, mit dem Team, mit den Kollegen, die da sind.

Es ist ein altbekannter Spruch zu sagen: Hire for attitude and train for competence. Stellen sie die Leute ein nach der Einstellung, nach der Haltung, nach der Persönlichkeit und trainieren Sie Kompetenzen. Das funktioniert nämlich. Der andere Weg – wir nehmen jemanden, der von der Erfahrung und der Fachlichkeit alles kann, was wir brauchen, wo wir aber schon beim Einstellungsprozess das Gefühl haben, so ein richtig cooler Typ, der zu uns passt, ist es nicht – ist zum Scheitern programmiert.

Da können Sie zwar viel Geld in Coaches stecken, sie werden aber vermutlich trotzdem kein wirklich befriedigendes Ergebnis erreichen. Und um nach Haltung und Persönlichkeit einstellen zu können, muss man sehr viel genauer hinschauen, welche Persönlichkeit, welche Anforderungen haben wir an den Menschen, den wir gewinnen wollen? Man darf sich nicht ausruhen auf den sicher leichter zu beschreibenden, rein fachlichen Anforderungen. Das ist so ein zweiter Aspekt.

Das Entwickeln einer Persona

Wir haben, aus so einer saloppen Formulierung entstanden, die Methodik Wir backen uns einen Kollegen/eine Kollegin entwickelt. Manchmal sagt man das ja so: Mensch, wenn ich mir jemand backen könnte, dann wäre der so und so. Und wenn Sie solche Formulierungen wählen, dann ist es genau das Richtige. Und wir empfehlen eben auch, dass Sie gemeinsam Menschen aus der Personal- und Personalmarketing-Abteilung, die das methodisch gut können, und die Menschen, die mit den Personen, die gesucht werden, nachher zusammenarbeiten, dass die gemeinsam in einem Prozess beschreiben: Wen genau suchen wir?

Man kann jetzt sagen: Wir machen Kollegen-Backen. Man kann auch sagen: Wir entwickeln eine Persona, ein Suchraster und bauen uns eine ideale Persönlichkeit, die wir an der Stelle gerne hätten. Warum ist das so wichtig? Je genauer wir wissen und beschreiben können, wen wir suchen, desto mehr Ideen gibt es nachher, wo man genau diese Menschen erreichen kann. Denn die klassische Stellenanzeige im üblichen Portal erreicht nur einen Bruchteil – die interessantesten wahrscheinlich nicht.

Einen großen Teil der potentiellen Bewerber erreichen wir damit nicht. Vor allem die interessantesten Bewerber nicht. Das heißt, erste Phase nochmal um das zusammenzufassen: Ein möglichst gutes und klares Profil. Eine Beschreibung der Person, der Persönlichkeit, die wir gewinnen wollen. Je konkreter, je klarer vorstellbar, desto besser für den späteren Prozess.

Mitarbeitergewinnung Phase 2: Wie machen wir auf uns aufmerksam?

Wenn wir also wissen, wen wir suchen, dann geht es in der nächsten Phase darum: Wie machen wir auf uns aufmerksam? Wie kommunizieren wir das? Und ich möchte gerne unterscheiden in eine Kommunikation, die eigentlich schon lange verfügbar ist, ganz klassisch offline, und dann in der nächsten Phase zusätzliche Möglichkeiten in der Online-Welt beleuchten, weil da ganz neue Optionen entstehen. Bleiben wir erst einmal bei den ganz klassischen Dingen.

Stellenanzeigen

Das Erste, was uns reflexartig einfällt, wenn es um Mitarbeitergewinnung geht, ist die gute alte Stellenanzeige. Jetzt sag ich manchmal: Vergessen Sie Stellenanzeigen, die sind von gestern. Und es ist auch tatsächlich so, dass der Nutzen deutlich abgenommen hat. Der Wirkungsgrad auch. Kein Wunder, wenn man sich anschaut, dass viele Stellenanzeigen klassisch immer noch sehr teuer sind und dass die Art, wie die beschrieben werden, an vielen Stellen immer noch sehr geprägt von dem alten Denken ist. Man stellt Forderungen und macht ganz wenig Werbung.

Wenn sich das umdreht, dass eine Stellenanzeige wirklich werblich ist, wirklich Lust macht, auch zeigt, was hat das Unternehmen zu bieten? Was bringt mir das? Und was darf ich erwarten, wenn ich mich dort bewerbe? Dann ist das sofort ein ganz anderes Spiel und es gibt super pfiffige Stellenanzeigen.

Da werden Software-Programmierer gesucht in Programmiersprache. Oder es ist mal was zeichnerisch dargestellt, wie in Ablaufdiagrammen. Also man kann das auch in der Gestaltung wie in der Formulierung so pfiffig machen, dass eine Stellenanzeige richtig Lust macht zu sehen: Hey, was stecken denn da für Leute dahinter? Das scheint ein cooler Laden zu sein. Die Eckpunkte und die Hard Facts werden natürlich irgendwo beschrieben, das ist klar. Nur das muss nicht in der Stellenanzeige passieren, sondern kann dann auf der Website passieren. Wenn ich sage: Hey, das klingt interessant, jetzt will ich die Fakten wissen. Das kann ein zweiter Schritt sein.

Also, nicht grundsätzlich die Stellenanzeige als solche verteufeln. Es ist manchmal ein bisschen populistisch, aber wenn, dann bitte so, dass sie auch auf der Kundenseite mit sowas erfolgreich sein können. Also werblich sympathisch und so, dass sich Menschen umworben fühlen, die sich bei ihnen bewerben sollen.

Netzwerke

Der zweite Punkt, wie Sie auf sich aufmerksam machen können, hat damit zu tun: Wo platzieren Sie das denn? Stichwort Netzwerke. Und damit meine ich noch nicht die sozialen Netzwerke im digitalen Sinne, sondern die ganz klassischen Netzwerke: Verbände, Kontakte, Beziehungen, die Sie als Person, die Sie als Unternehmen haben und über die Sie Menschen erreichen können, jenseits der Friedhöfe von Stellenanzeigen im Stellenanzeigenteil.

Beispiel: Wir haben in einem Unternehmen immer wieder Bedarf für Menschen mit einem Geographie-Studium aus der Raum- und Umwelt-Planung und haben genau von den Menschen, die genau diesen Berufsweg auch eingeschlagen haben eine ganze Reihe von ganz spezifischen Netzwerken, wo sich Absolventen von Hochschulen organisieren. Wo es in Berufsverbänden Möglichkeiten gibt, wo man Stellenmöglichkeiten zeigen kann und wo man dann auch sehr spezifisch und auf hohem Niveau sehr gut passende Bewerber findet. Fast ohne Kosten oder mit minimalen Kosten.

Und da sehen Sie wieder die Verbindung: Je genauer ich weiß, wen ich suche, desto spezifischer kann ich auch Kommunikationskanäle finden, wo ich genau diese Personen-Profile ansprechen kann. Also mal darüber nachzudenken, in welchen Netzwerken bewegen sich die, die wir suchen? Wie können wir dort auf uns aufmerksam machen? Wer könnte die kennen, die wir suchen?

Das können ihre Kunden, Lieferanten, alle möglichen Netzwerke, Branchenverbände sein. Und darüber werden ja ohnehin ganz viele Stellen besetzt. Oder wenn sie gezielt einen Kreis an Multiplikatoren nutzen und die als Kommunikationsziel nehmen und sagen: Wir kennen uns schon lange, wir suchen jemanden, der genau folgendes kann. Sie kennen doch eine Menge Leute. Vielleicht wissen Sie jemanden. Dann kann das ein hochwirksamer Prozess sein, der auch dazu führt, dass Ihnen nur Menschen empfohlen werden, die viel besser passen als der Durchschnitt klassischer Bewerbungen. Also zweiter Schritt: Suchen und identifizieren Sie alle Arten von Netzwerken und nutzen Sie die gezielt.

Mitarbeiter als Multiplikatoren

Und der dritte Aspekt betrifft ein Netzwerk, was extrem wirksam sein kann und was sie eigentlich sowieso haben, aber oft gar nicht richtig eingesetzt wird: Ihre eigenen Mitarbeiter.

In einer gut geführten Firma sind die eigenen Mitarbeiter die besten Multiplikatoren in der Mitarbeitergewinnung. Es ist logisch, wenn die begeistert sind, die sie schon haben, dann werden die auch dafür sorgen, dass sie ihre besten Freunde und Bekannten, die richtig gut sind, in die eigene Firma holen. Dann wird der Laden noch besser und alle profitieren.

Das ist wieder so ein bisschen schöne, ideale Welt, ich weiß. Kurzfristig lässt sich das auch nicht immer so verändern, wie man es gerne hätte, aber ganz langfristig ist es ein entscheidendes Kriterium eines großartigen Arbeitgebers, dass die Mitarbeiter, die da sind, begeistert für die Firma werben.

Bevor sie viel Geld in die Außenverpackung als Arbeitgeber investieren, sorgen Sie dafür, dass Sie die Menschen, die Sie schon haben, begeistern und nutzen Sie die als Multiplikatoren. Das ist ein Thema, auf das wir später nochmal, in einer separaten Folge, viel tiefer eingehen. Hier nur soviel: Das fängt damit an, dass die eigenen Mitarbeiter wissen und verstehen müssen: Warum wird jemand gesucht? Dass sie gut informiert werden müssen. Wer wird gesucht und was sind die Anforderungen? Und dass sie einen Anreiz schaffen, dass Mitarbeiter in die Richtung mitdenken. Und Anreiz meint jetzt gar nicht so sehr einen finanziellen Anreiz.

Ich glaube, viel wichtiger ist das Thema Augenhöhe, Wertschätzung, verstehen, warum wird wer gesucht? Und auch im Prozess einerseits beteiligt bleiben und andererseits auch nicht mit einem Übermaß an Verantwortung belastet zu sein. Weil nicht der Mitarbeiter trägt die Verantwortung für die Auswahl-Entscheidung, er gibt bestenfalls einen Tipp, eine Empfehlung und dann sind die Profis im Haus verantwortlich. Sich Gedanken zu machen: Wie können wir unsere Mitarbeiter als Multiplikatoren im guten Sinne nutzen? Wie können wir Mitarbeiter ermutigen, in ihren persönlichen Umfeldern geeignete Personen zu identifizieren und anzusprechen? Und wie können wir einen Prozess aufsetzen, der dieses ermöglicht, unterstützt und es auch für die Mitarbeiter angenehm macht? Das ist eine Baustelle, die sich absolut lohnt.

Mitarbeitergewinnung Phase 3: Online Menschen erreichen

Karriere-Website

Lassen Sie uns in die Online-Welt schauen. Die wird immer wichtiger und bietet immer mehr Möglichkeiten für die Mitarbeitergewinnung. Die Website, Ihre Karriere-Website ist wahrscheinlich die wichtigste Informationsquelle für Menschen, die sich für Ihr Unternehmen interessieren.

Und es ist mindestens erforderlich, dass Sie eine Karriere-Website haben, auf der einiges dazu beschrieben ist, was Sie als Arbeitgeber anzubieten haben, was für Sie spricht, was Sie interessant macht, wer zu Ihnen passt, welche Karrierewege es gibt, welche Menschentypen bei Ihnen schon arbeiten und mir auch Gründe liefert und ein Gefühl liefert, warum ich Lust haben soll, mich bei Ihnen zu bewerben.

Das ist, wenn Sie so wollen, das Mindeste. Das kann recht einfach gemacht sein. Es kommt mehr auf die Stimmung an, die Werte, die Sie transportieren und das, was als Kommunikationsbotschaft beim Interessenten ankommt. Das kann man natürlich auch noch viel professioneller machen mit einem entsprechenden System dahinter, was sofort die Bewerbung ermöglicht. Je nach Größe und Reife des Unternehmens lohnt es sich hier also Zeit und Geld zu investieren. Ganz wichtiger Punkt.

Suchmaschinenoptimierung für die Mitarbeitergewinnung

Die zweite Ebene ist, sich mal zu überlegen: Wie suchen denn Menschen einen Job? Je jünger die Menschen werden, desto mehr ist der gleiche Reflex hier der Fall wie bei allen anderen Dingen, die man sucht. Man googelt.

Eines der ersten Dinge, mit denen Sie sich beschäftigen sollten, wenn Sie eine bestimmte Stelle ausschreiben, ist: Googeln Sie mal die Stelle und den Ort oder die Region und schauen Sie mal, ob Sie dann bei den Suchergebnissen bei den Top 3 sind. Also eine Google-Optimierung, eine SEO-Optimierung, auf die konkreten Jobs, die Sie anzubieten haben, kann ein sehr kostengünstiger und wirksamer Weg sein, der vielleicht nicht immer in wenigen Tagen wirkt, aber wenn Sie immer wieder Stellenangebote zu machen haben, hochgradig wirksam ist, damit Sie einfach gefunden werden von den Menschen, die sich für berufliche Alternativen interessieren. Also SEO-Optimierung auf die Stellenangebote, die Sie zu machen haben und auf Sie als Arbeitgeber in der Region. Ganz wichtig.

Finden Sie Ihre Bewerber

Ein anderer Aspekt ist, dass ganz häufig die richtigen Kandidaten gar nicht auf der Suche sind. Und wer nicht nach Jobs sucht, den finden Sie natürlich nicht über eine Stellenanzeige. Den finden Sie auch nicht über eine SEO-Optimierung.

Das aber ist nun die große Stärke sozialer Netzwerke. Und ob das um Instagram und Facebook oder um LinkedIn und Xing und die stärker beruflichen Netzwerke geht, jeder hat so seine eigenen Spielregeln. Hier geht es mir nur um die Grundidee. Wenn Sie erstens einen guten, sympathischen und durchgängig auch konsistenten Auftritt in diesen Medien haben, dann haben Sie schon einen Kreis und ein Netzwerk, in das Sie auch immer konkrete Stellen und Möglichkeiten hineinspielen können und dann Antworten bekommen, Empfehlungen bekommen und Bewerbungen bekommen. Und Sie können das natürlich durch gezielte Anzeigen und mit kleinen Anzeigen-Budgets entsprechend noch verstärken. Der große Charme dieser Medien ist, dass sie sehr viel gezielter werben können, als man das in klassischen Medien kann.

Ein Beispiel hat eine befreundete Agentur bei einem Kunden von uns umgesetzt, dass man gesagt hat, wir suchen einen Tischlermeister und man hat dann gezielt an die potentiellen Partnerinnen der gezielten Gruppe Anzeigen ausgespielt, die so ein bisschen salopp gesagt die Botschaft hatten: Kennen Sie einen begnadeten Tischlermeister, der ein bisschen mehr Geld verdienen könnte, ein bisschen früher nach Hause kommen könnte, wenn er einen besseren Job hätte? Mit witzigen Motiven verpackt führt das zu einer Zahl an Bewerbungen, die man auf klassischen Wegen nie gekriegt hätte, zu einem Bruchteil des Budgets.

Das ist auch ein Geschäftsfeld, für das man Profis haben sollte, weil das längst nicht mehr so einfach ist, dass man nur ein bisschen was tut und dann funktioniert es schon. Aber es ist ein Themenfeld, was zu jedem Arbeitgeber-Marketing aus meiner Sicht heute dazugehört, immer wichtiger wird, großartige Möglichkeiten bietet und vor allem die Chance bietet, auch Menschen anzusprechen, die gar nicht aktiv auf der Suche sind. Und wenn sie die interessieren, können sie die aller interessantesten Bewerber möglicherweise gewinnen.

Mitarbeitergewinnung Phase 4: Bewerbungen bearbeiten

Egal auf welchen Wegen sie Menschen gewonnen haben. Gehen wir mal davon aus, Sie haben jetzt eine ganze Reihe an Menschen, die sich dafür interessieren, bei Ihnen zu arbeiten. Klassisch haben Sie Bewerbungen.

Jetzt kommt ein ganz neuralgischer Punkt, gewachsen aus der alten Haltung und Tradition, die so aus der Rekrutierung, aus der Personalbeschaffung kommt, hat man dann gesagt, das Verfahren dauert drei Wochen, die Leute kriegen einen Zweizeiler: Danke. Wir haben ihre Bewerbung erhalten. Sie hören dann von uns. Und dann warten die. Und hören nix. Und sind unsicher. Dann ist die Frist rum und sie hören immer noch nix. Einige laden sie dann vielleicht ein. Und die anderen hält man ein bisschen warm. Die hören erst weitere zwei Wochen später was. Das ist kein Prozess, mit dem man Menschen begeistert und Menschen das Gefühl gibt: Hey, da bin ich gut aufgehoben. Der ganze Prozess macht Spaß. Dafür müsste man den ganz anders denken.

Neue Wege der Mitarbeitergewinnung

Ich weiß, das ist eine Anforderung, die mit vielen alten Gewohnheiten ein bisschen bricht und auch nicht immer so ganz leicht umzusetzen ist. Aber wie wäre es denn damit:

Da kommt eine Bewerbung rein und Sie bieten am gleichen Abend nach Feierabend ein 10 minütiges schnelles Telefoninterview an oder einen Video-Call, in dem man sich schon mal kurz kennenlernen kann. Oder Sie vereinbaren wenige Tage später einen solchen allerersten Schritt.

Oder Sie überlegen sich enger getaktete Zeiträume, sodass es für die Interessenten einfach schneller geht und man immer wieder etwas von Ihnen hört. Ob das über ein Portal funktioniert, was mit zum Teil auch automatisierten, trotzdem persönlichen Nachrichten funktioniert, ob das ein sehr direkter erster informeller Kontakt ist, der vielleicht auch einfach Ängste nimmt und ein paar Dinge abfragt, ob das nochmal ein Fragebogen ist, den Sie jemandem schicken… Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten.

Die wichtige Frage bei diesem allgemeinen Blick auf den Prozess der Mitarbeitergewinnung ist: Wie fühlt sich dieser Prozess aus Sicht des Bewerbers an? Wie können wir den sympathisch, wertschätzend, gewinnend und so machen, dass beide Seiten in Kontakt kommen und sich auch schon kennenlernen? Das ist dann gleich die nächste Frage.

Mitarbeitergewinnung Phase 5: Das Kennenlernen

Die nächste Phase als Kennenlernphase zu bezeichnen, ist vielleicht ein bisschen ein Euphemismus, weil dahinter natürlich das harte Thema des Auswahlverfahrens steckt. Bewerbungsgespräch, Assessment-Center, Probearbeiten, Aufgabenstellungen, die uns ermöglichen rauszufinden: Passt jemand wirklich richtig gut zu uns? Ich spreche aber bewusst von Kennenlernen. Das hat auch wieder mit der Haltung zu tun.

Ein Personal-Auswahlprozess ist auch ein Unternehmens-Auswahlprozess. Es ist also gut, wenn in dem, was Sie dort als Anlässe schaffen, eine Augenhöhe besteht und beide Seiten sich gegenseitig kennenlernen und sich beide Seiten zu einer Entscheidung führen und geführt werden. Im Idealfall um zu sagen: Ja, wir passen hervorragend zueinander.

Sie können sich schon denken, wenn Sie das weiter überlegen, dass ich eher ein Verfechter von mehr als einem Bewerbungsgespräch bin. Ich zitiere immer wieder gerne Google, bei denen man vor einiger Zeit bis zu 32 Gespräche oder Teil-Gespräche geführt hat, weil man extrem viel Wert darauf gelegt hat, dass viele unterschiedliche Beteiligte sich an der Meinungsbildung beteiligen, ob jemand ins Team und in eine Aufgabe und ins Unternehmen passt. Stichwort: Hire for attitude train for competence.

Zeit in die Mitarbeitergewinnung investieren

Hier mehr Aufwand zu investieren, als es die meisten Unternehmen tun, ist in aller Regel sehr, sehr gut investierte Zeit. Kommuniziert man das Bewerbern sehr gut und erleben die das als einen hochprofessionellen Prozess des Herausfindens, ob wir wirklich zusammenpassen, dann machen auch Bewerber gerne einen extra Aufwand mit.

Wenn die Termine schlecht vorbereitet sind, wenn sie schlecht kommuniziert sind, dann nicht. Dann fühlen sich gute Bewerber verschaukelt.

Es lohnt sich also, sich sehr gut Gedanken zu machen, wie wir diesen Prozess gestalten und dann eben nicht bei klassischen Bewerbungsgesprächs-Floskeln zu bleiben, sondern auch wieder, aufsetzend auf dem Profil, was wir am Anfang definiert haben, sich klarzumachen, was muss jemand können, wenn er in der Rolle bei uns erfolgreich sein will, und dann gezielt Aufgaben zu kreieren, Fallbeispiele zu kreieren, Fragestellungen zu kreieren, bei denen sie einem Bewerber auch auf den Zahn fühlen können und er selber auch eine Vorstellung kriegt, was von ihm erwartet wird.

Das erfordert einiges an Vorbereitung. Das erfordert professionelle Leiter solcher Kennenlernsituationen und es erfordert geschulte Beobachter, die sich wirklich mit dieser Situation auseinandersetzen, mit Persönlichkeiten auseinandersetzen müssen, um dann eine sehr viel höhere Trefferquote zu kriegen. Vielleicht nicht so schnell Ja zu sagen, aber eben viel seltener darauf angewiesen zu sein, am Ende zu sagen: Naja, wir haben ja noch die Probezeit.

Meine Botschaft ist immer: treffen sie eine positive Einstellungs-Entscheidung nur, wenn alle relevanten Personen am Tisch ein richtig gutes Bauchgefühl dazu haben.

Mitarbeitergewinnung Phase 6: Der Talent-Pool

Mal angenommen, wir kommen zu diesem richtig guten Bauchgefühl bei allen Beteiligten. Sie haben sich für eine Person entschieden, mit der sie sich auf den gemeinsamen Weg machen wollen.

Diese Phase der Entscheidung ist gar nicht so trivial und einfach, wie man glaubt. Der eine Ausgang ist die Person, mit der Sie zusammenarbeiten wollen. Mit der Entscheidung und der Vertragsunterzeichnung ist nur der erste Schritt getan. Der gesamte Prozess der ersten Tage, Wochen und der ersten Monate ist als Einarbeitungsprozess extrem wichtig für die Performance, die jemand im Unternehmen in der Lage ist zu bringen. Einarbeitung als eigenständiger, extrem wichtiger Prozess. Auch das ist nochmal ein Thema, was wir separat beleuchten werden.

Potentielle Mitarbeiter „sammeln“

Hier im Kontext der Mitarbeitergewinnung möchte ich mehr auf die anderen gucken, auf die, die sie nicht einstellen oder nicht auch noch einstellen können. Üblicherweise schicken wir denen eine Absage. Und wenn wir es nach DSGVO korrekt machen, vernichten wir dann die Unterlagen. Im Sinne von Arbeitgeber Marketing: dramatisch.

Viel besser ist, eine Haltung zu entwickeln, dass man immer auch schaut, dass auch die, die wir jetzt heute nicht für diese Stelle einstellen können – alle, die irgendwie interessant erscheinen, weil sie bestimmte Fähigkeiten haben, ein bestimmtes Profil haben, wo wir vielleicht heute keinen Bedarf haben, aber vielleicht morgen oder in fünf Jahren – alle diese Menschen, die irgendwie interessant sind oder werden können, als Teil eines Talent-Pools zu verstehen und sie auch dahin einzuladen.

Also die Empfehlung: Geben sie all denen, die ihnen irgendwie interessant erscheinen, nicht einfach eine Absage, sondern erklären Sie, ohne inhaltlich zu tief einzusteigen, dass es jetzt für diese Stelle nicht geklappt hat, dass Sie aber bestimmte Dinge besonders interessant fanden und würden Sie gerne in einen Talent-Pool einladen.

Dann holen Sie sich das Einverständnis, dass Sie die Unterlagen aufbewahren dürfen und die Person in einen Verteiler nehmen dürfen und dann regelmäßig über Neuigkeiten zu Ihnen als Arbeitgeber informieren dürfen. Und dann gibt es einen Newsletter, vielleicht ab und zu eine Veranstaltung in einen Kreis von Menschen, die sich mit Ihrem Unternehmen schon richtig auseinandergesetzt haben – das tut man ja, bevor man sich bewirbt, hoffentlich – die vielleicht im persönlichen Gespräch auch schon einen sehr positiven Eindruck gewonnen haben.

Und wenn Sie das richtig gut machen und wenn auch Ihre Assessments und Kennenlerngespräche so waren, dass auch jemand, der nicht genommen wird, trotzdem davon schwärmt, weil er sagt – Hey, die haben das richtig gut gemacht – dann gewinnen Sie einen Multiplikatoren-Kreis für alle späteren Situationen in der Mitarbeitergewinnung.

Bewerber-Datenbank aufbauen

Meine Empfehlung: Bauen Sie einen Talent-Pool auf. Wirklich als Datenbank. Das kann man DSGVO konform machen, wenn man sich ein Einverständnis holt. Und sorgen Sie dafür, dass Sie von möglichst vielen Menschen, mit denen Sie schon im Kontakt waren, eine Idee haben, was die können könnten. Und wenn Sie dann später die nächsten Stellenanforderungen formulieren, haben Sie immer erst einmal einen Pool von Menschen, die Sie schon kennen. Das können Sie über soziale Medien noch verstärken. Da gibt’s ganz viele Formen. Aber das Entscheidende ist, dass Sie in Talent-Pool denken und diesen Talent Pool auch permanent füllen.

Mitarbeitergewinnung Phase 7: Den Talent-Pool nutzen

Entscheidend ist, dass Sie dieses Instrument des Talent-Pools in Ihrem Unternehmen etablieren. Es kann einfach eine Datenbank sein. Das kann ein Newsletter sein, das können Sie über soziale Medien organisieren. Es geht darum, dass dieses Instrument verankert ist und dass Sie diesen Talent-Pool dann auch immer wieder füllen und daraus eine Gruppe an Menschen machen, die ein positives Bild zu Ihnen als Arbeitgeber haben und vielleicht irgendwann einmal passen oder die jemanden kennen, der passen kann.

Man kann also sagen: nach der Mitarbeitergewinnung ist vor der Mitarbeitergewinnung. Und man kann genauso sagen Arbeitgeberkommunikation ist immer.

Sie treffen auf einer Kundenveranstaltung oder bei einem Empfang Menschen, kommen ins Gespräch und je mehr Menschen aus ihrem Unternehmen diesen Such-Radar haben und permanent auch auf der Suche sind nach Menschen, die zu ihnen passen könnten und dann auch ein Instrument haben, dass sie sagen können: wir haben einen Arbeitgeber-Newsletter, wenn das für Sie interessant sein kann, tragen Sie sich doch einfach ein. Dann kriegen Sie immer mit, was es bei uns an Jobs gibt. Wenn ein großer Teil Ihrer Mitarbeiter so etwas mit befüllt, dann schaffen Sie sich einen Kreis schon vorinformierter Menschen, aus dem Sie nachher ganz, ganz viel mehr Möglichkeiten schaffen.

Mitarbeitergewinnung optimieren

Sie sehen, wenn man diese gesamten sieben Phasen betrachtet, von der Definition, wen wir suchen, über die Art, wie wir kommunizieren, ganz offline, aber dann auch in der virtuellen Welt, wie wir in Kontakt treten, wie das Kennenlernen abläuft, was bei der Entscheidung und direkt danach passiert und wie Sie Ihren Talent Pool füllen.

Wenn Sie nach diesen Phasen Ihren Prozess der Mitarbeitergewinnung betrachten, werden Sie vermutlich ganz viele Möglichkeiten finden, den besser, moderner und wertschätzender zu machen. Nicht alles wirkt von heute auf morgen und bei einer aktuell laufenden Ausschreibung.

Aber mein Appell ist: Verbessern Sie den Mitarbeitergewinnungs-Prozess von Ausschreibung zu Ausschreibung.

Und das Schöne ist: Je besser Sie diese einzelnen Aspekte entwickeln und aufbauen, desto leichter wird es, weil viele Dinge langfristig wirken.

Gute Leistungen als Arbeitgeber sprechen sich rum. Wenn Sie viele Multiplikatoren haben, dann wirken die auch in Ihre Netzwerke hinein. Und wenn Sie dafür sorgen, dass alle, die mit Ihnen zu tun haben, als Mitarbeiter und im Talent-Pool auch immer wieder mit guten, positiven, ermutigenden Botschaften informiert werden, dann haben Sie ein unglaublich großes Empfehlungs-Netzwerk.

Und dann wird es tatsächlich möglich, dass Sie als großartiger Arbeitgeber immer genügend Talente finden, um die Stellen zu besetzen, die Sie anbieten können. Ganz im Sinne: richtig großartige Arbeitgeber werden nie Fachkräftemangel haben. Und genau das wünsche ich Ihnen.