Organisationsentwicklung: mit System zum großartigen Arbeitgeber

Die Quadratur des Unternehmenserfolgs: Nachhaltige Organisationssysteme

Heute widme ich mich einem anspruchsvollen Thema: der Frage, wie man ein Unternehmen so organisieren kann, dass es nachhaltig erfolgreich ist. Der Fokus liegt auf  der wirtschaftlichen Ebene als auch auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter langfristigen Erfolg zu gewährleisten.

Die Organisation eines Unternehmens mit dem Ziel der Nachhaltigkeit erfordert die Vereinigung scheinbar gegensätzlicher Qualitäten. Es ist eine Art Quadratur des Kreises, da wir sowohl wirtschaftliche Effizienz als auch die Zufriedenheit und Begeisterung der Mitarbeiter in Einklang bringen müssen, um langfristigen Erfolg zu erzielen.

Auf der einen Seite steht die Notwendigkeit von Systemen, Strukturen und Prozessen, die sicherstellen, dass das Unternehmen gut organisiert ist, Doppelarbeit vermieden wird und Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Qualität gewährleistet sind. Dies bildet das sichtbare Fundament des Unternehmenserfolgs.

Auf der anderen Seite spielt die Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle – ein unsichtbarer, aber spürbarer Bereich, der die Begeisterungsfähigkeit der Mitarbeiter und die Dynamik des Unternehmens beeinflusst. Oft hat man das Gefühl, dass eine Firma entweder gut organisiert ist oder eine lebendige, dynamische Atmosphäre bietet. In Wirklichkeit liegt die Stärke jedoch in der gelungenen Kombination beider Aspekte und der richtigen Balance zwischen Struktur und Spirit.

Die Inspirierende Parallele zwischen Fußball und Unternehmen

Bevor wir uns tiefergehend mit Unternehmensstrategien befassen, möchte ich einen Vergleich zum Fußball nicht außer Acht lassen. Für Nicht-Fußballfans bitte ich um Nachsicht, aber dieser Vergleich bietet eine faszinierende Analogie zu den Erfahrungen, die wir im Arbeitsalltag machen. Wir leben in historischen Zeiten, in denen uns ein außergewöhnliches Beispiel für Erfolg präsentiert wird.

Bayer Leverkusen wurde deutscher Fußballmeister – und das sogar drei Spieltage vor Ende der Saison. Für Fußballfans schien dies unvorstellbar. Bayer Leverkusen war lange Zeit ein Begriff für die Nähe zum Erfolg, ohne ihn zu erreichen. Doch umso beeindruckender ist die Art und Weise, wie dieses Team unter ihrem Trainer in dieser Saison ganz Deutschland im Fußball beeindruckt hat. Ihr ausgeklügeltes Spielsystem war von Anfang an erkennbar und ließ die Gegner sprichwörtlich alt aussehen.

Die beeindruckende Leistung von Bayer Leverkusen als deutscher Fußballmeister spiegelt nicht nur ein ausgeklügeltes Spielsystem wider, sondern auch eine bemerkenswerte Mannschaftskultur und ein Mindset voller Selbstvertrauen und gegenseitiger Unterstützung bis zum Ende. Diese Kombination schafft eine Atmosphäre, in der nahezu alles stimmt – ein inspirierendes Beispiel, das auch für Unternehmen von großer Bedeutung ist.

Der Erfolg eines Unternehmens wird nicht nur durch öffentlichkeitswirksame Ereignisse bestimmt, sondern auch durch eine starke interne Kultur und ein positives Arbeitsumfeld. Eine solche Umgebung kann eine unglaubliche Wirkung entfalten und sowohl das wirtschaftliche Ergebnis als auch die Bindung der Mitarbeiter sowie das Interesse potenzieller Mitarbeiter beeinflussen.

Die Kunst der ausgewogenen Unternehmensführung

Die Quadratur des Kreises in der Unternehmensführung stellt eine enorme Herausforderung dar. Bei der Neuformierung meines Beratungsunternehmens zu Trapp Systems habe ich bewusst dieses Spannungsfeld adressiert. Auf der einen Seite stehen die individuellen Bedürfnisse, Motivationen und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen. Auf der anderen Seite sind klare Strukturen, Rollen, effektive Prozesse und klare Spielregeln von entscheidender Bedeutung, um eine hohe Effizienz und Effektivität zu gewährleisten.

Die erfolgreiche Vereinigung dieser beiden Aspekte ist der Schlüssel zu einem außergewöhnlichen und langfristigen Unternehmenserfolg. Doch die Umsetzung dieses Gleichgewichts ist alles andere als einfach und birgt zahlreiche Herausforderungen. Was auf den ersten Blick einfach erscheinen mag, ist in der Praxis mit vielen Fallstricken verbunden.

Die Bedeutung von System, Struktur und Rollen

Es ist unbestritten, dass gut organisierte und strukturierte Unternehmen erfolgreicher funktionieren können. Doch wie so oft ist es entscheidend, dass dieses System nicht übertrieben oder in eine falsche Richtung driftet, die den Erfolg behindert. Viele Unternehmen leiden unter zu starren Strukturen, die Innovation hemmen und Mitarbeiter demotivieren. Ursprünglich wertvolle Strukturen können sich verselbstständigen und zu einer Belastung werden.

Mitarbeiter können sich in konzernartigen Strukturen gegängelt fühlen und das Unternehmen verlassen oder in eine innere Kündigung gehen, wenn sie das Gefühl haben, nichts ändern zu können. Komplizierte Prozesse und eine fehlende Lebendigkeit im Unternehmen können dazu führen, dass das eigentliche Ziel – die Erfüllung der Kundenbedürfnisse und des Unternehmenszwecks – nicht mehr wirksam verfolgt wird.

Die Gefahr von übertriebenen oder fehlenden Strukturen

Die Bedeutung von Strukturen und Systemen in Unternehmen ist unbestritten, aber wenn sie falsch aufgesetzt sind oder sich verselbstständigen, kann dies zu erheblichen Schäden führen. Tagtäglich erleben wir in vielen Unternehmen das Pendeln zwischen den beiden notwendigen Qualitäten eines guten Unternehmenssystems. Wenn wir uns zu einseitig auf die eine Seite konzentrieren, kann dies ebenso problematisch sein.

Es mag zunächst begeisternd sein, in einem jungen Startup-Unternehmen zu arbeiten, wo eine dynamische Kultur und ein toller Spirit herrschen. Doch wenn diese Qualitäten übertrieben werden und Strukturen sowie klare Regeln fehlen, kann dies zu Frustration führen. Menschen wenden sich ab, wenn sie ständig mit Unklarheiten und dem Gefühl der Neuorientierung konfrontiert werden. Ebenso können Unternehmen scheitern, wenn sie nicht genügend Struktur aufbauen und im Wachstum im Chaos versinken. Dies führt oft dazu, dass Mitarbeiter innerlich kündigen und schließlich das Unternehmen verlassen.

Es kommt darauf an, die richtige Balance zwischen beiden Seiten zu finden: eine Verbindung von System und Struktur einerseits und Kultur und Spirit andererseits, die den Mitarbeitern ein Gefühl des Wohlbefindens vermittelt und das richtige Maß erreicht. Wenn dies gelingt, sind die Vorteile enorm: gut organisierte Unternehmen, in denen sich die Mitarbeiter mit dem Spielsystem identifizieren und mit Freude daran teilhaben.

Solche Unternehmen sind nicht nur erfolgreich und effizient, sondern auch wirtschaftlich rentabel und wettbewerbsfähig. Dies ermöglicht es ihnen, wettbewerbsfähige Gehälter zu zahlen und eine erstklassige Ausstattung von Bürogebäuden, Maschinen und Forschung und Entwicklung sicherzustellen. Dadurch bleiben sie attraktiv für die besten Mitarbeiter und können langfristig erfolgreich bleiben.

Die Bedeutung einer gut organisierten Arbeitsumgebung

Für Arbeitnehmer, die sich ihre Stellen aussuchen können, spielt es eine entscheidende Rolle, in einem gut funktionierenden Unternehmen zu arbeiten. Dort können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und in einer produktiven Atmosphäre arbeiten, ohne ständig Fehler ausbügeln oder schlechte Strukturen überwinden zu müssen. Ein großartiger Arbeitgeber zeichnet sich auch durch eine gute Organisation aus.

Obwohl es sich zunächst nach einem banalen Satz anhört, hat dies enorme Auswirkungen. Eine effiziente Organisation ist entscheidend für den Erfolg auf dem Arbeitsmarkt und die langfristige Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen. Oft wird jedoch übersehen, dass eine bessere Organisation und Strukturierung des Unternehmens viel effektiver sein können als das Entwickeln von coolen Benefits oder raffinierten Recruiting-Strategien.

Die Schlüsselkomponenten einer erfolgreichen Organisationsentwicklung

Die Schaffung einer internen Attraktivität als Unternehmen ist keine schnelle Strategie, die über Nacht umgesetzt werden kann. Dennoch ist sie ein äußerst wirksamer Faktor für langfristigen Erfolg und Anziehungskraft. Wir schauen uns die wichtigsten Faktoren eines erfolgreichen Unternehmenssystems in der Organisationsentwicklung an und ich werde Ihnen einige Impulse geben, wie Sie diese in Ihrem eigenen Unternehmen weiterentwickeln und implementieren können. Wir werden sechs Elemente betrachten, die zu einem erfolgreichen Unternehmenssystem gehören. Unser Fokus liegt auf dem Zusammenspiel dieser Elemente, um eine wirklich starke Organisationskultur und ein effektives System zu schaffen.

Erstes Element: Klarheit bei Rollen und Erwartungen

Im Gegensatz zum Stellenprofil handelt es sich bei einer Rolle um eine Funktion im Unternehmen, wie zum Beispiel eine Teamleitung oder eine Geschäftsführung. Eine Person kann durchaus mehrere Rollen innehaben. So könnte jemand beispielsweise Teamleiter sein und dennoch 60 Prozent seiner Zeit als Fachmann oder Sachbearbeiter für ein bestimmtes Thema tätig sein.

Über das Klären von Rollen und die Erwartungen der Rolleninhaber untereinander kann man unheimlich viel Sand aus dem Getriebe des Unternehmens herausnehmen, weil ganz viele Unklarheiten im Alltag letztlich darauf zurückzuführen sind, dass man nicht genau geklärt hat, was ist denn deine Rolle, meine Rolle, wer ist wo verantwortlich? Was erwartet man voneinander? Wie sollen Rollen gelebt werden?

Je klarer das ist, desto weniger Missverständnisse, desto weniger Blindleistung, desto weniger diskutieren um Dinge, die nicht geklärt sind. Klare Rollen, geklärte Erwartungen ist also ein ganz grundlegendes Konzept oder Bestandteil dessen, was für eine gute Organisation notwendig ist. Die Rollen sind sozusagen die Basis des Spielsystems. Aber richtig interessant wird es, wenn der Ball ins Spiel kommt. Wenn wir da jetzt im Fußball Bild mal bleiben, dann sind es die Spielzüge, die letzten Endes über den Erfolg entscheiden.

Zweites Element: Effektives Projektmanagement 

Im Unternehmenskontext bedeutet dies, dass Dinge im Laufe der Zeit durch das Unternehmen gehen können, entweder in Form von Projekten oder regelmäßigen Prozessen, wie beispielsweise dem Durchlauf von Aufträgen. Die Qualität, wie diese Dinge organisiert sind, variiert jedoch erheblich zwischen den Unternehmen, basierend auf meiner langjährigen Erfahrung.

Einige Unternehmen haben ein chaotisches oder sogar kein Projektmanagement. Hierbei wird oft etwas begonnen, das dann manchmal funktioniert, aber oft auch im Sande verläuft, was zu Frustration führen kann. Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, die über eine ausgezeichnete Projektkultur verfügen. Wenn ein Projekt identifiziert und gestartet wurde, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es erfolgreich abgeschlossen wird. Diese Unternehmen sind jedoch eher die Ausnahme als die Regel.

Projektmanagement ist einerseits eine eigene Wissenschaft mit verschiedenen Schulen von modernen, agilen Ansätzen wie Scrum bis hin zu klassischen Methoden. Doch aus meiner Erfahrung liegt der entscheidende Unterschied in der Kultur des Unternehmens und dem klaren Bewusstsein dafür, wann und unter welchen Bedingungen ein Projekt gestartet wird.

Der Schlüssel zum Erfolg: Die Bedeutung eines klaren Projektauftrags für den Projektbeginn

Projektmanagement-Experten zitieren gerne einen Satz angeblich aus Japan: „Sage mir, wie ein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie dein Projekt endet.“ Aus meiner Erfahrung und Wahrnehmung ist das Allerwichtigste die Klärung von Projekten zu Beginn. Dies kann durch einen klaren Projektauftrag erreicht werden, der alle Beteiligten dazu zwingt, vor Projektstart klar zu definieren, was wollen wir denn erreichen? Auf was muss geachtet werden, was sind die Risiken? Wer hat welchen Hut auf, wer ist beteiligt? Worum geht es? Was wollen wir bewirken? Wie organisieren wir das Projekt? Welche Kapazitäten stecken da drin, und starten wir das wirklich, oder stellen wir das zurück, oder gehen wir das überhaupt gar nicht an?

Schon allein die Klarheit darüber, welche Projekte in unserem Unternehmen, in der Abteilung oder im Team existieren, kann eine enorme Ruhe ins System bringen und Probleme verhindern.

Drittes Element: Prozesse im Fokus – mehr als nur Dokumentation

Das Thema Prozesse verdient weitaus mehr Aufmerksamkeit, als es oft erhält. Oft wird es im Kontext des Qualitätsmanagements lediglich als Dokumentation von Prozessen verstanden, was jedoch oft in die falsche Richtung führt. Wenn Qualitätsmanagement und Prozessbetrachtung lediglich als Mittel zum Zweck angesehen werden, um möglicherweise externe Audits zu bestehen, gerät das eigentliche Ziel aus dem Blickfeld. Personen, denen diese Verantwortung übertragen wird, jedoch sonst keine Rolle im Management oder in den großen Entscheidungen spielen, stehen oft auf verlorenem Posten. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie durch die Beschäftigung mit Prozessen nur von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden, läuft etwas grundlegend schief.

Es geht eigentlich um etwas Zentrales: das gemeinsame Arbeiten an Prozessen, die die tägliche und wertschöpfende Arbeit strukturieren. Es geht darum, diese Prozesse zu reflektieren, kontinuierlich zu verbessern und das erarbeitete Wissen zu sichern, um es bei Mitarbeiterwechseln weitergeben zu können. Das Ziel ist es, immer effizienter zu werden, den Nutzen für den Kunden zu steigern, die Wirtschaftlichkeit zu verbessern und die Arbeitszeit zu reduzieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Es ist legitim, auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern. Es gibt viele Schulen, Templates und Softwareanwendungen für die Durchführung von Prozessverbesserungen und Qualitätsmanagement, die alle sinnvoll sein können. Jedoch wird oft das Potenzial dieser Ansätze nicht voll ausgeschöpft.

Es geht darum, eine Kultur zu schaffen, in der die Mitarbeiter Freude daran haben, Prozesse systematisch zu reflektieren, zu dokumentieren und zu verbessern. Das Management muss darauf achten, dass das Dokumentieren nicht im Mittelpunkt steht, sondern lediglich ein Mittel zum Zweck ist, um zu verstehen, wie Prozesse aktuell ablaufen und wie sie verbessert werden können. Es bedarf einer gemeinsam abgestimmten Methode, um Prozesse sichtbar zu machen, zu analysieren, zu verbessern und freizugeben. Jeder Prozess sollte eine klare Verantwortlichkeit haben, sodass sich eine Person dafür verantwortlich fühlt und im Bedarfsfall Bedenken äußern kann.

Beispiel: effizienter Einarbeitungsprozess im Unternehmen

Ein Beispiel hierfür ist der Einarbeitungsprozess: Wenn eine neue Person eingestellt wird, ist es die Verantwortung derjenigen, die für den Einarbeitungsprozess zuständig sind, sicherzustellen, dass der nächste Durchlauf ordnungsgemäß durchgeführt wird. Jeder Prozess benötigt eine zugewiesene Person, die darauf achtet, was aus dem aktuellen Durchlauf gelernt werden kann. Dies fördert ein Bewusstsein für das Unternehmenssystem, das Speichern von Know-how und das kontinuierliche organisatorische Lernen. Ein effektives Prozessmanagement spart Zeit und Ärger und führt zu besseren Ergebnissen, die ohne Struktur und Kontinuität schwer zu erreichen wären.

Viertes Element: Effektive Kommunikation durch kluge Systematik

In vielen Unternehmen ist die Kommunikation ein häufig diskutierter Punkt: Einige beklagen, dass sie nicht genug informiert werden, während andere sich über zu viele Meetings beschweren, die ihre Arbeitszeit beanspruchen. Das Ziel ist jedoch, eine kluge Systematik für die Kommunikation im Unternehmen zu etablieren. Diese soll sicherstellen, dass Mitarbeiter gut informiert sind, ohne unnötig viel Zeit in die Kommunikation investieren zu müssen. Gleichzeitig sollte die Synchronisierung und Taktung der verschiedenen Kommunikationselemente eine hohe Wirksamkeit und Effizienz gewährleisten.

Transparente Regelkommunikation im Unternehmen

Ein wichtiger Ansatzpunkt ist der Begriff des „Kommunika“, der eine transparente Darstellung aller Formen von Regelkommunikation im Unternehmen beinhaltet. Dabei geht es nicht nur um die bloße Darstellung, sondern vielmehr darum, ein System zu entwickeln, das die Kommunikations- und Informationsbedürfnisse aller Beteiligten bestmöglich organisiert. Ziel ist es, dass die Kommunikation flüssig und effizient funktioniert und möglichst viele Aspekte in reguläre Termine integriert werden können. Dadurch soll vermieden werden, dass Mitarbeitende viel Zeit mit internen Abstimmungen und Terminplanungen verbringen müssen. Dies erfordert eine durchdachte Gestaltung und ist keineswegs trivial.

Strukturierter Zeitplan und synchronisierte Meetings

Ein effektiver Ansatzpunkt ist ein strukturierter Zeitplan im gesamten Unternehmen, der allen Beteiligten hilft, Zeit zu sparen und effizient zu arbeiten. Ein Beispiel hierfür ist eine Wochenstruktur mit synchronisierten Meetings. Die Grundidee besteht darin, dass zu bestimmten festgelegten Zeitpunkten alle Teams ihre Team-Meetings abhalten, gefolgt von anschließenden Abteilungs- oder Standard-Meetings, um Informationen zu sammeln und den Informationsfluss in beide Richtungen sicherzustellen. Durch die Reservierung bestimmter Zeitfenster für Qualitäts- oder Prozessverbesserungs-Termine, in denen möglichst alle Mitarbeitenden keine anderen Termine haben, kann die Effizienz deutlich gesteigert werden im Vergleich zu einem unstrukturierten Ansatz.

Effiziente Meeting-Kultur entwickeln

Meetings sollten flexibel sein und dort stattfinden, wo sie benötigt werden. Es gibt kein richtig oder falsch in Bezug darauf, wie strukturiert oder frei man Meetings gestaltet, aber es geht darum, eine hohe Klarheit darüber zu haben, wie Meetings im Unternehmen organisiert sind. Dies betrifft nicht nur die Auswahl der Meetings, Teilnehmer und Ziele, sondern auch die Qualität der Meetings. Eine straffe Durchführung, eine gute Moderation und kluge standardisierte Tagesordnungspunkte sind entscheidend für effektive Meetings.

Die Qualität und Struktur von Meetings können einen enormen Einfluss auf ihre Effektivität haben. Ein Meeting am Freitag Nachmittag läuft definitiv effizienter als eines am Dienstagmorgen um neun Uhr. Die Auswahl der Meeting-Formate, die Klarheit der Struktur und die Zusammensetzung der verschiedenen Meetings können den Unterschied zwischen einer „Meeting-Manie“, bei der wenig Ergebnisse erzielt werden, und einer wirklich effizienten Meeting-Kultur ausmachen. Eine effiziente Meeting-Kultur sollte Freude bereiten, effizient sein und sicherstellen, dass keine unnötige Zeit verschwendet wird. Dies erfordert Entwicklung, Lernen und kontinuierliche Arbeit, um es als integralen Bestandteil der Unternehmensqualität zu etablieren.

Das lebendige Unternehmenssystem

Die bisher genannten Elemente bilden ein Unternehmenssystem, das nicht nur von einzelnen Menschen abhängig ist. Es ähnelt eher einem Organismus als einer Maschine. Dieses leistungsfähige System kann jedoch nur durch Menschen zum Leben erweckt und am Leben gehalten werden. Menschen, die mit Hingabe, Freude und hoher Identifikation das System mit Leben füllen, weiterentwickeln und lebendig halten, sind unerlässlich für seine Funktionsweise. Daher ist der zweite Teil, der sich auf die einzelnen Menschen bezieht, von entscheidender Bedeutung.

Fünftes Element: Individuelle Entwicklung des Personals

Führung und Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle in der individuellen Mitarbeiterentwicklung sowie bei der gemeinsamen Festlegung von Zielen, Prioritäten und der Reflexion des bestehenden Systems und seiner Weiterentwicklung. Nur durch diese Maßnahmen entsteht und kann man dauerhaft die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen aufrechterhalten sowie ein lebendiges System schaffen. Dieses sollte nicht nur ein bürokratischer Papiertiger sein, sondern eine wirklich gelebte Kultur und ein Hochleistungsorganisationssystem.

Die individuelle Mitarbeiterentwicklung beginnt mit regelmäßigen Mitarbeitergesprächen, aber auch mit einem kontinuierlichen Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Dabei geht es darum, herauszufinden, wie jede Person mit ihren individuellen Stärken am besten in das Gesamtsystem passt, welche Fähigkeiten sie entwickeln kann und in welcher Rolle sie sich am besten entfalten kann, basierend auf ihrer Persönlichkeit. Dieser Prozess ist hochdynamisch und es ist legitim, das Spielsystem entsprechend anzupassen, um die Leistungsfähigkeit der vorhandenen Mitarbeiter optimal zu nutzen.

Flexibilität bei der Rollendefinition

Es ist nicht zwingend erforderlich, dass Rollen definiert und dann nach passenden Mitarbeitenden gesucht werden. Stattdessen können auch die Rollen entsprechend angepasst werden. Das Ziel einer Führungskraft sollte sein, dass sich jeder Mitarbeiter in seinen Rollen, Aufgaben, Projekten und Prozessen identifizieren kann.

Dies sollte regelmäßig positiv hinterfragt und reflektiert werden. Führungskraft und Mitarbeiter sollten gemeinsam überlegen, wo sich der Mitarbeiter organisieren möchte, wo Verbesserungen möglich sind, wo er sich stärker einbringen möchte und wo er reduzieren möchte. Es ist wichtig, dass der Ausblick auf das nächste Jahr oder Quartal für den Mitarbeiter spannend und herausfordernd bleibt. Dies ist der Schlüssel zur Schaffung einer hohen Identifikation.

Im Mitarbeitergespräch sollten Rollenprofile verwendet werden, um zu überlegen, in welche Projekte der Mitarbeiter im nächsten Jahr oder Quartal eingebracht wird, mit welchen Personen er zusammenarbeitet und wo Klärungsbedarf besteht. Es ist wichtig, einen starken Fokus auf die richtige Rollenbesetzung, den richtigen Einsatz und die Passung zwischen den Stärken der Person und den Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten zu legen.

Die optimale Mitarbeiterführung zeichnet sich dadurch aus, dass jeder Mitarbeiter stets die passenden und spannenden Aufgaben für seine persönliche Entwicklung erhält.

Sechtes Element: Gemeinsames Commitment für Ziele und Prioritäten

Das sechste Element konzentriert sich auf den kollektiven Charakter des Engagements im Team, sei es im gesamten Unternehmensteam, im Führungskreis oder innerhalb einer Abteilung, eines Standorts oder eines Teams. Gemeinsam wird festgelegt, welche Ziele und Prioritäten innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesetzt werden sollen. Dies kann entweder frei aus dem Team heraus formuliert oder durch Vorgaben festgelegt werden.

Der Schlüssel liegt darin, das gesamte Team einzubeziehen und für bestimmte Ziele zu gewinnen, wobei die Umsetzung gemeinsam entwickelt wird. Durch entsprechende Workshops, Strategieklausuren oder Prozesse entsteht ein gemeinsames Commitment, das es ermöglicht, eine wirklich gute Strategie zu entwickeln, die von der Wahrnehmung, den Perspektiven und der Intelligenz aller Teammitglieder profitiert.

Genau, diese regelmäßige Reflexion und gemeinsame Überlegung, wie das Spielsystem verbessert und weiterentwickelt werden kann, ist entscheidend. Dadurch wird vermieden, dass eine Kluft zwischen theoretischen Handbüchern und der tatsächlichen Arbeitspraxis entsteht. Indem das Team kontinuierlich darüber nachdenkt, wie es arbeitet, und gemeinsam Modernisierungen und Verbesserungen vorschlägt, wird sichergestellt, dass das Spielsystem nicht nur auf dem Papier existiert, sondern auch tatsächlich im Alltag gelebt wird. Dieser Prozess ermöglicht es, die gewünschten Ergebnisse auf dem Spielfeld und in der Realität zu erzielen.

Langfristige Organisationsentwicklung: Schlüssel zur nachhaltigen Veränderung

Die Themen, die hier genannt werden, bedarf mehr als einer schnellen Managemententscheidung, um sie umzusetzen. Sie gehören vielmehr zu den langfristig wirkungsvollen und hochwirksamen Disziplinen der Organisationsentwicklung.

Wenn Sie diese in Ihrem Unternehmen etablieren wollen, sollten Sie sich darauf einstellen, dass es sich um einen Marathon, nicht um einen Sprint handelt. Ausdauer ist entscheidend, das steht außer Frage. Doch vor allem benötigen Sie ein Bewusstsein dafür, wie wichtig es ist, nicht nur die operative Ebene und einzelne Mitarbeiter im Blick zu haben, sondern auch eine distanzierte Perspektive einzunehmen und das Unternehmen als Ganzes zu betrachten.

Es erfordert bewusstes Handeln, ein System zu schaffen, das auf klaren Rollen, effektivem Projektmanagement, transparenten Prozessen, offener Kommunikation und klaren Entscheidungsstrukturen basiert. Es gibt viele weitere Aspekte, die ergänzt werden können, aber dieser systematische Ansatz bildet das Fundament für nachhaltige Veränderungen in der Organisation.

Der Grundgedanke ist, dass ein System entsteht, das wie ein Organismus oder eine sehr komplexe Maschine funktioniert. Dieses System entwickelt eine Qualität, die niemand, der neu anfängt und es neu erfinden würde, jemals erreichen könnte. Das generiert Firmenwert und ermöglicht den beteiligten Menschen eine viel höhere Effektivität, als wenn sie alles immer wieder selbst neu erfinden müssten. Es stellt die Weisheit der gemeinsamen Erfahrung zur Verfügung.

Das ist ein enormer Wert für das Unternehmen, die Kunden und alle beteiligten Mitarbeitenden. Dieses Bewusstsein ist die Voraussetzung dafür, überhaupt so etwas aufbauen zu können. Man muss wissen, wie wichtig ein Unternehmenssystem ist und aus welchen Elementen es sich kontinuierlich weiterentwickelt. Diese Aufgabe ist dauerhaft und eine Chefsache.

Warum Unternehmer am Unternehmen und nicht nur im Unternehmen arbeiten müssen

Wenn oft gesagt wird, dass Unternehmer nicht nur im Unternehmen, sondern vor allem am Unternehmen arbeiten sollten, ist damit gemeint, ein funktionierendes und nachhaltiges Unternehmenssystem zu entwickeln. Dieses System reduziert die Abhängigkeit der gesamten Organisation von einzelnen Personen und kann entscheidend dafür sein, ob man ein Unternehmen irgendwann verkaufen kann. Ohne den Chef oder die Chefin ist ein Unternehmen natürlich nicht so viel wert, es sei denn, es verfügt über ein so gutes System, dass es mit Personalwechseln auf allen Ebenen erfolgreich umgehen kann.

Der Aufbau dieses Unternehmenssystems ist natürlich Chefsache. Die Inhaber, Geschäftsführer und obersten Führungskräfte müssen mit hohem Fokus daran arbeiten und es pflegen. Es braucht klare Verantwortlichkeiten – sei es eine Person im Management, ein Team oder eine verantwortliche Person mit hoher Befugnis –, um sicherzustellen, dass diese Themen lebendig gehalten werden und man sich dafür Zeit nimmt. Kurzfristig ist es zwar immer anstrengender, eine Prozessreflexion durchzuführen, anstatt einfach weiterzuarbeiten, aber schon beim zweiten oder dritten Mal lohnt es sich aufgrund von Zeitersparnissen und Qualitätsverbesserungen.

Disziplin ist erforderlich, um am System zu arbeiten und nicht nur wie im Hamsterrad weiterzumachen.

Die Balance im Unternehmensmanagement finden

Ein weiteres wichtiges Prinzip ist, die richtige Balance zu halten. In diesem Beitrag habe ich viele Ansätze beschrieben, die man leicht übertreiben kann. Zu bürokratisches, unflexibles und wenig lernfähiges Dokumentieren von Prozessen sowie das strikte Etablieren von Spielregeln können eine Organisation steif machen. Dies stört den Arbeitsfluss und kann besonders frustrierend für Mitarbeiter sein, die etwas bewegen wollen. Solche erstarrten Strukturen führen oft dazu, dass talentierte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, weil sie in einem konzernartigen Umfeld gefangen sind und sich nicht mehr auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Die Herausforderung besteht darin, ein System zu schaffen, das stabil genug ist, um effektiv zu funktionieren, aber flexibel genug bleibt, um sich weiterzuentwickeln und den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Die falsche Abzweigung entsteht, wenn man aus Freude an Spontanität und Innovationskraft Strukturen ablehnt. Dies führt oft dazu, dass man immer wieder die gleichen Dinge macht, ähnlich wie in dem Film „Und täglich grüßt das Murmeltier“. Wenn eine Unternehmenskultur vorherrscht, die den Mitarbeitern eher Angst macht als Vertrauen gibt, führt dies nicht zur gewünschten Innovation, sondern eher zu Stagnation.

Deshalb ist es wichtig, die richtige Balance zu schaffen und eine Verbindung aus beiden Welten herzustellen. Der Schlüssel liegt darin, das gesamte System nicht nur gut auszubalancieren und transparent zu gestalten, sondern auch für Lebendigkeit zu sorgen. Es muss kontinuierlich weiterentwickelt und immer wieder neu betrachtet werden. Es ist entscheidend, regelmäßig zu fragen: Was brauchen wir für das nächste halbe Jahr, das nächste Jahr oder die nächsten fünf Jahre?

Anpassung der Arbeitskultur: Flexibilität und Asynchrone Zusammenarbeit

Ich möchte dies anhand des Beispiels der sich verändernden Arbeitskultur verdeutlichen. Im Arbeitsmarkt diskutieren wir über unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, und es gibt erheblichen Widerstand von traditionell geführten Unternehmen. Wenn Menschen flexibler arbeiten möchten, sei es weniger oder in anderen Zeitmodellen, sollte die Frage doch sein: Wie können wir unser Organisationssystem so entwickeln, dass wir dies ermöglichen können?

Es gibt Unternehmen, die Methoden entwickelt haben, um weltweit zeitversetzt hervorragend zu arbeiten, asynchron. Anstatt auf Videokonferenzen und Telefonate zu setzen, nutzen sie Videos und Sprachnachrichten und minimieren synchrone Meetings. Diese Ansätze funktionieren hervorragend und zeigen, dass Flexibilität und asynchrone Zusammenarbeit erfolgreich umgesetzt werden können.

Es gibt immer Möglichkeiten, eine Organisation zu modernisieren. Wenn man früh genug darüber nachdenkt, können Veränderungen wie ortsunabhängiges Arbeiten, zeitversetztes Arbeiten und andere Arbeitszeitmodelle reibungslos umgesetzt werden, da es dafür bereits Lösungen gibt. Organisationen lernen jedoch oft zu langsam und beklagen sich darüber, dass sich die Welt verändert. Tatsächlich sollten sie proaktiv ein gutes System entwickeln, das zukunftsorientiert ist und kontinuierlich modernisiert wird. Dies macht einen Arbeitgeber attraktiv.

Die Quintessenz ist: Nicht jammern, sondern aktiv daran arbeiten, ein hervorragendes System zu entwickeln und dieses mit allen Beteiligten lebendig zu halten. So wird es eine Freude, in einer solchen Firma zu arbeiten, was die Attraktivität des Arbeitgebers deutlich steigert.