Ob Kongress oder Tagung, Vortrag oder Workshop, Gala, virtuelle Reise oder Networking – bei vielen Anlässen sind wir auf Kontakt, Austausch und Begegnung angewiesen. Können diese Veranstaltungen nicht wie gewohnt offline durchgeführt werden, kommt es auf gut gemachte Online-Formate an. Da geht viel mehr, als viele denken. In der Podcastfolge berichte ich von ganz unterschiedlichen praktischen Beispielen, bei denen ich mitgewirkt habe. Das soll Ideen geben und Sie anstiften, mutig in die Online-Welt hinein zu experimentieren. Online-Formate sind keine Notlösung für die Krise, sondern ein Trainingsprogramm für die Zukunft.

Themen:

• Online-Kongresse – mit wertvollem Programm, guter Regie und professioneller Moderation gewinnen alle
• Vorträge mit Diskussion – inspirierende Impulse, direkte Rückfragen und aktive Diskussion
• Workshops mit Interaktion – lebendig moderieren und diskutieren wie im Seminarraum
• Gremien müssen arbeitsfähig bleiben – Mitglieder- und Gesellschafterversammlungen online, inkl. Abstimmung
• Online geht auch feierlich – von Preisverleihung bis Gala
• Die Welt ist nur einen Klick entfernt – über eine virtuelle Reise ins Silicon Valley
• „Das wichtigste an Tagungen ist die Pause“ – sogar Small Talk und Networken kann man virtuell

Online-Events – 7 gute Beispiele für gelungene Formate

Wirtschaftlicher Erfolg braucht Vernetzung, gemeinsames Lernen, den Austausch und die Begegnung von Menschen. Und wenn das im realen Leben nicht möglich ist, brauchen wir dafür richtig gute online Formate. Welche es gibt und wie das gelingen kann, darum geht es heute.

Für unser wirtschaftliches Tun brauchen wir Veranstaltungen. Wir brauchen Kundenveranstaltungen, Tagungen mit unseren Führungskräften, Branchengipfel, bei denen wir Experten aus anderen Firmen kennenlernen, neue Ideen bekommen, Gelegenheiten mit unseren Kunden in Kontakt zu kommen. Also unser Alltag war und ist eigentlich immer geprägt von Veranstaltungen in unterschiedlichen Formaten. In Zeiten der Pandemie sind viele davon so nicht möglich. Und für viele heißt jetzt die Frage: Absagen oder aufschieben oder vielleicht doch irgendwie online? Aber das funktioniert ja nicht so richtig. Und meine Botschaft ist: Es geht viel mehr online, als viele glauben. Viele haben da auch schon sehr positive Erfahrungen gemacht. Und die Grundbotschaft ist: Lieber online als aufschieben. Experimentieren Sie, probieren Sie Dinge aus. Und die heutige Folge, mit der möchte ich Ihnen ein paar Impulse und Ideen geben, was man alles machen kann und ein bisschen aus der Praxis erzählen, weil ich in den letzten Wochen eine ganze Reihe völlig unterschiedlicher Formate mitgestaltet habe und einfach Mut machen will, Dinge auszuprobieren. Denn fast immer war das Fazit der Veranstalter am Ende: Das hat verdammt gut geklappt. Eigentlich besser, als wir uns das gedacht hatten. Wer meine Seite und mich so ein bisschen verfolgt, weiß, dass ich ein Verfechter von guten Online-Formaten, von Videokonferenzen bin, dass man auch Mitarbeitergespräche, auch Coaching Situationen in gut aufgestellten Videoformaten durchaus abwickeln kann. Das heißt nicht, dass wir alle auch wieder dann die persönliche Begegnung vorziehen, auch gerade bei größeren Veranstaltungen, aber das heißt, dass ich dazu ermutigen möchte, mehr auch online auszuprobieren. Heute geht es nicht um Videokonferenzen und kleine Gesprächsrunden und Teambesprechung, sondern um Formate in der Organisationsentwicklung, im Kundenkontakt, in der Branchenweiterentwicklung, also die etwas größeren Dinge, die uns weiterhelfen. Und eine wichtige Botschaft ist für mich: All diese Dinge sind keine Notlösung jetzt für die Krise, sondern das ist viel eher ein Trainingslager für die Zukunft. Denn wir werden, auch wenn wir uns wieder persönlich begegnen dürfen, viel mehr in hybriden Formaten arbeiten. Wir werden bei manchen Veranstaltungen die Teilnahme online vorziehen und neue Methoden werden uns ganz vertraut werden. Also verstehen Sie das, was jetzt kommt, als Idee, als Inspiration, als Ermutigung, mehr Dinge online auszuprobieren. Ich habe Ihnen Erfahrungen und Beispiele von Kongressen, von Tagungen, von Gremiensitzungen aus einer virtuellen Reise bis hin zum virtuellen Networking mitgebracht.

Online-Format 1: So kann ein Online-Kongress ablaufen

Lassen Sie uns mit dem Kongress, mit einer Branchentagung beginnen. Wenn Sie diese klassische Aufgabe sehen, dass man eine Kundenveranstaltung, eine Branchenveranstaltung vielleicht einmal im Jahr hat, bei der 100, 200, 300 Experten zusammenkommen, sich austauschen, neue Impulse mitnehmen, sich vernetzen, dann ist es etwas, was es in ganz vielen Branchen gibt, was ganz viele Unternehmen mit ihren Kunden machen.

So auch das Deutsche Mode Institut, was in dem Thema der Digitalisierung in der Fashion-Branche entlang der gesamten Supply Chain seit einigen Jahren den Re’aD Summit mit veranstaltet. Die Veranstaltung hat dieses Jahr zum vierten Mal stattgefunden, in den ersten drei Jahren in Düsseldorf als Live-Veranstaltung und dieses Jahr war sie als Hybrid-Veranstaltung geplant und wurde aufgrund der Hygienevorschriften dann tatsächlich zu einer reinen Online-Veranstaltung umgestellt. Statt eines ganzen Tages wurde es dann ein halber Tag. Das Programm wurde verdichtet und ich war als Moderator dabei, war in Köln in einem Studio, zu dem wir einen Besprechungsraum umgebaut hatten, mit professioneller Regie, Kamera und Licht, mit einem tollen Hintergrund, der fast den Eindruck machte, als ob wir tatsächlich im wunderschönen Areal Böhler in Düsseldorf gewesen wären. Und von dort habe ich die Moderation gemacht und wir hatten in vier Stunden etwa 25 Experten in unterschiedlichsten Panel-Diskussionen mit Präsentationen, mit Video-Interviews zugeschaltet und hatten ein ganz kurzweiliges und dicht getaktetes Programm. Das hat hervorragend funktioniert für die Teilnehmer ganz kompakt, mit deutlich weniger Reiseaufwand und trotzdem ganz vielen Informationen. Ganz up to date in der Entwicklung, was sich in der Digitalisierung der Branche tut. Fallbeispiele, neue technologische Möglichkeiten, ganz viele Erfahrungsberichte aus der Branche und in ganz kurzem Zeittakt eine Fülle wichtiger und wertvoller Impulse.

Wir konnten bei der Veranstaltung sehr abwechslungsreiche Dinge einspielen. Wir haben z.B. live in das Labor einer Hochschule geschaltet und dort direkt bei einer Modenschau, bei der Modelle gezeigt wurden, einblenden können, drüber diskutieren können. Wir haben Expertengespräch moderiert. Wir hatten Experten aus Deutschland, Italien, der Türkei, Anwender aus ganz unterschiedlichen Branchen und Expertisen. Wir haben ganz viele Demonstrationen gezeigt, über Videosequenzen, Dinge einblenden und anschaulich machen können. Und wenn der Veranstalter mit einem sehr guten inhaltlichen Konzept gut vorbereitet ist und so eine Veranstaltung dann gut moderiert wird, dann entsteht für die Teilnehmer ein richtig schöner, kurzweiliger roter Faden. Und eine wunderschöne Rückmeldung einer Teilnehmerin war: Durch die gute Moderation hat es sich angefühlt wie eine reale Veranstaltung.

Für die Teilnehmer bedeutete ein solches Format mit relativ wenig Zeitaufwand ein dichtes Programm mit ganz vielen Impulsen zu haben. Man konnte sich über Chat und Fragen und Antworten einbringen und direkt auch im Dialog sein mit den Experten. Das funktioniert dann sehr gut parallel und umgekehrt für die Veranstalter bietet das die Chance, dass man sogar mehr Leute erreichen kann und dass man auch Zuschaltungen machen kann von Menschen, die man für eine komplette Teilnahme an einem solchen Kongress möglicherweise gar nicht gewinnen könnte angesichts der vollen Terminkalender. Also für alle Beteiligten ein absoluter Gewinn. Und diese Art von Online-Kongressen können Sie natürlich überall da anwenden, wo sie sonst viele Menschen gleichzeitig zusammengebracht hätten. Ob das eine Kunden- oder Lieferanten-Veranstaltung ist, ob das ein Branchengipfel ist oder eine interne Veranstaltung mit vielen Mitarbeitern oder Führungskräften alles das lässt sich online auch viel besser organisieren, als sich die meisten Menschen das heute vorstellen können. Es ist immer noch eine Bottle Party. Es fehlt immer noch das Haptische. Man kann sich nicht umarmend. Man kriegt natürlich nicht so viel informelle Möglichkeiten, an denen müssen wir noch arbeiten, aber ganz wesentliche Teile einer richtig guten Tagung, einer Konferenz kann man auch online abbilden.

Online-Format 2: Vorträge online halten

Eine nächste Aufgabenstellung kann darin liegen, einen vielleicht etwas kleineren Teilnehmerkreis, vielleicht 20, vielleicht 40 Teilnehmer für ein Thema zu sensibilisieren, ein Thema voranzubringen, eine Weiterbildung, eine Information weiterzugeben und dafür ein Format als Vortrag mit Diskussion anzulegen. Das kann man im Grunde mit jedem Besprechungs-Tool, mit jedem Videokonferenz-System machen. Alle haben so ihre Vor- und Nachteile. Die Kernidee ist tatsächlich im Grunde recht einfach und für viele auch vertraut. Es gibt einen Veranstalter, der einlädt, der moderiert. Es gibt eine Keynote, einen Vortrag als Impuls mit einer Präsentation und es gibt einen interaktiven Teil als Diskussion hinterher. Das ist vergleichsweise einfach umzusetzen. Einfach in einem Zoom-Meeting, in einem GoToMeeting, im Webex oder in einem Teams-Meeting. Man kann aber natürlich daran dosieren, wie gut man das vorbereitet und wie hochwertig man das technisch macht. Man kann natürlich einfach über eine Präsentation per Bildschirm-Teilung agieren. Wenn man dann Folien vorliest, ist das genauso langweilig, wie wenn man in einem normalen Vortrag Folien vorgelesen bekommt. Wenn der Vortrag gut ist, mit Bildern, mit Animationen arbeitet, mit Interaktion arbeitet, abwechslungsreich ist, dann funktioniert das auch online sehr gut, dass man hochkonzentriert dabei bleibt. Dann kann man so einige Tricks anwenden.

Wir haben jetzt z.B. gerade in einem Arbeitskreis zur Fachkräftesicherung bei einen Vortrag, den ich dort eingespielt habe, mit dem Problem gekämpft, dass es immer blöd aussieht, wenn man die Präsentation teilt und dann der Sprecher nur ganz klein sichtbar ist oder umgekehrt und haben dieses Bild einfach anders kreiert, indem ich eine Kameraeinstellung gewählt habe, die einen großen Bildschirm und mich nebeneinander eingeblendet hat. Und ich habe meine Präsentation bei mir im Büro in meinem kleinen Studio auf meinem Bildschirm abgespielt und habe dann mit meiner Präsentation interaktiv wie auf einer Bühne gearbeitet. Und die Teilnehmer hatten ein stabiles Videobild, was meine Präsentation und mich gezeigt hat. Ich spreche dann in die Kamera und dann entsteht ein ganz heimeliger, direkter Kontakt in dem Dialog und nach der Präsentationsphase kann man dann sehr leicht umschalten in einen Diskussionsmodus. Und da würde ich immer auch dazu ermutigen, auch wenn da 20, 30, 40 Menschen sind, dass man in jedem Fall alle mit eingeschaltetem Video mit in die Diskussion nimmt, dass man auch die Mikrofone durchaus offen macht, auch ein bisschen durcheinander spricht. Das kann man ja immer wieder runter regeln. Das ist aber viel besser. Das ist ein bisschen lebendig und geht ein bisschen durcheinander, aber ist besser als wenn man so eine Atmosphäre hat, wo sich keiner so richtig traut, was zu sagen. Also ich würde immer auch dafür sein, Interaktion anzuregen, eine Diskussion anzuregen. Und das haben wir in diesem Arbeitskreis gerade auch sehr intensiv erlebt, wo einfach sehr angeregt danach diskutiert wurde. Man kann den Chat nutzen, aber man kann einfach auch in der direkten Frage-Antwort-Diskussion arbeiten.

Das ist ein vergleichsweise einfaches Format und trotzdem stelle ich fest, dass immer mehr Organisationen sich jetzt langsam auch trauen, das aber auch viele Veranstaltungen, die sonst stattgefunden hätten, erst einmal einfach aufgeschoben wurden, dass es erst einmal eigentlich unnötige Hemmungen gibt, sich früher auch in die virtuelle Welt zu trauen. Selbst wenn da mal was schiefgeht, hat da jeder im Moment Verständnis dafür. Aber das Entscheidende ist: Probieren Sie aus Veranstaltungen ins Digitale zu verlagern und machen Sie Erfahrungen damit. Da gilt wieder nicht Notlösung, sondern Trainingslager. Wir werden das immer wieder brauchen. Und je mehr wir uns dran gewöhnen, desto besser und anregender funktioniert das. Also alles das, wo Sie eine überschaubare Runde an Menschen haben in einem ganz normalen Web-Meeting mit einer guten Präsentation, mit einer guten Sitzungsleitung, mit einem straffen Programm, kurz, knackig und interaktiv, dann ist es für alle Beteiligten eine gute Erfahrung.

Online-Format 3: Online-Workshops – einfach und effektiv

Von den Impulsen, die ich Ihnen heute vorstelle, sicherlich am nächsten, an der normalen Teambesprechung oder Videokonferenz ist der Online Workshop, den man einfach als z.B. Zoom-Konferenz durchführt, der dann in einem Teilnehmerkreis von 7 bis 15 Teilnehmern funktioniert. Das Besondere ist dann, dass man sehr entspannt und leicht auch interaktiv arbeiten und richtig diskutieren kann, wie eben in einem Workshop. Das kann im einfachsten Fall so ähnlich sein wie beim gerade geschilderten Vortragsthema, nur dass man halt eine Präsentation und eine Diskussion hat. In einer kleineren Workshop-Runde kann man aber auch gut strukturierte Runden durchführen, dass jeder zu einem bestimmten Thema aus seiner Sicht eine Erfahrung, einen Erfolg, ein Anliegen formuliert und man gezielt mit den Teilnehmern ganz aktiv diskutieren kann. In der einfachsten Form rein über Präsentation und einer verbalen Diskussion, die möglicherweise jemand mit protokolliert, das ist die ganz einfache Variante und das kann man dann beliebig durch professionelle Visualisierungs- und Zusammenarbeits-Methoden verstärken.

Man kann über ein Padlet als eine Möglichkeit, über ein Whiteboard, über ein Moderations- oder Visualisierungs-Programm alles das, was man in der klassischen Moderation mit Pinnwänden und Moderationsmaterial und Flipchart machen würde, auch digital abbilden. Da ist es wichtig, ein Tool auszuwählen, was einfach geht und nicht die Teilnehmer mit der Technik zu sehr überfordert, wenn man kurze Veranstaltungen hat. Aber man kann damit sehr gut Dinge auch abbilden und sichtbar machen und visualisieren. Und wenn die Teilnehmer sich mal an die Methodik gewöhnt haben, stellt man ganz schnell fest, wie man sich da dran gewöhnen kann, wie produktiv das auch ist, wenn man an seinem Rechner sitzt und engagiert und diskutiert und Dinge gemeinsam erarbeitet. Also man kann ganze Online-Workshops, ganze Organisationsentwicklungs-Prozesse auch online sehr gut durchführen.

Online-Format 4: Online-Versammlung

Kommen wir als viertes zu einem Bereich, der im Unternehmen eher weniger relevant ist, aber in ganz vielen Gremien. Ich fand es eigentlich beeindruckend, wie schnell und konsequent internationale Tagungen, G-20-Gipfel, EU-Gipfel als Videokonferenzen stattgefunden haben. Und auf diesem ganz hochsensiblen Bereich hat das glaube ich, auch relativ gut funktioniert. Dann wundert man sich, warum eine Kreistagssitzung oder ein Verbandsgemeinderat oder ein Stadtrat die ganze Zeit mit großem Abstand und viel Aufwand reale Sitzungen glaubte machen zu müssen. Inzwischen gibt es eine ganze Menge guter Beispiele, dass auch Gremiensitzungen, auch formale Gremiensitzungen sehr wohl online durchgeführt werden können. Ich habe gerade heute an der Vollversammlung der Industrie und Handelskammer teilgenommen, in der ich Mitglied bin und die gesamte Vollversammlung war hervorragend vorbereitet, hat komplett online stattgefunden, inklusive eines rechtssicheren und Datenschutz konformen Abstimmungs-Tools, mit dem es möglich war, direkt in der Sitzung auf digitalem Wege verbindliche Abstimmungen vorzunehmen und zu Protokoll zu geben.

Der eigentliche Diskussionspart war in dem Fall eine Teams-Sitzung, das kann eigentlich mit jedem beliebigen Videokonferenz-Tool abgebildet werden. Sitzungsunterlagen hat man sowieso im Idealfall digital und kann sich von wo auch immer man ist zuschalten. Und auch hier gilt wieder: Ich glaube, dass es jetzt für jede Organisation, für jede Gesellschafterversammlung – das haben wir bei Beteiligungen, wo man dann als Gesellschafterversammlung auch Entscheidungen treffen muss. Das kann man natürlich online machen. Das gleiche gilt bei Vereinen, Verbänden, bei Kommunalparlamenten, politischen Parlamenten, bei Mitgliederversammlungen von Organisationen. Ich glaube, dass es wichtig ist, dass jede Organisation sich darauf einrichtet in diesem Sinne auch online beschluss- und handlungsfähig zu sein. Man muss es ja dann nicht immer nutzen, wenn man sich wieder ganz entspannt live treffen kann. Ich glaube, auch hier liegt die Zukunft darin, die Methode geübt zu haben, dass auch Satzungstechnisch so verankert zu haben, dass man auch nach den jetzt gültigen Sonderregelungen gesetzlich die Möglichkeit hat, weiterhin auch online beteiligt zu sein und man dann die Möglichkeit auch schafft, dass ein Teil der Mitglieder oder Gesellschafter physisch vor Ort anwesend ist und ein Teil rechtssicher hybrid online zugeschaltet mitdiskutieren und mitentscheiden kann. Das macht letztlich Gremien handlungsfähiger, krisensicherer und Menschen können sich beteiligen mit einer deutlichen Reduzierung von Reiseaufwand oder Krankheitsrisiko oder was auch immer gerade der persönlichen Teilnahme im Weg steht.

Also auch hier gilt wieder online probieren, online ausprobieren, die entsprechenden Regeln verankern und dadurch sehr viel flexibler in die Zukunft gehen können. Also Gremiensitzungen gehen auch online, müssen auch online funktionieren.

Online-Format 5: Online-Preisverleihung – Feierlichkeiten digital gestalten

Dass man Kongresse, Tagungen, Vorträge auch online organisieren kann, da gehen ja viele wahrscheinlich noch mit, aber wenn das Ganze etwas feierlicher werden soll – eine Gala, eine Preisverleihung – wie ist das denn? Und auch da möchte ich sagen: Man kann online viel spannendere, interessantere und würdevollere Veranstaltungen machen, als man sich das oft so vorstellt.

Ich durfte in dieser Woche gerade dabei sein, mit einer Keynote bei der Verleihung des attraktiven Arbeitgebers 2020 durch das Land Rheinland-Pfalz. Gemeinsam mit der Investitions- und Strukturbank, den Handels- und Handwerkskammern des Landes werden jedes Jahr attraktive Arbeitgeber ausgezeichnet. Normalerweise würdevoll mit Stil und einem Gläschen Sekt und Pressebildern im Innenhof der ESB in Mainz. In diesem Jahr war die Frage; lässt man das überhaupt stattfinden oder wie macht man das? Ich bin froh, dass man sich dafür entschieden hat, das online zu machen. Denn wichtig ist, dass solche Veranstaltungen stattfinden. Und es war eine, wie ich finde, sehr gelungene und letztlich würdevolle Veranstaltung. Ein Studio in Mainz, aufgebaut mit Holger Wienpahl, ein professioneller Moderator, die Staatssekretärin Daniela Schmidt, der Geschäftsführer der Investitions- und Strukturbank Herr Dexheimer haben dort in einem Talk das Ganze sehr schön eingefädelt, eingeführt, meine Keynote wurde zugespielt und in den Stream übertragen und die Preisträger saßen jeweils in ihrem Unternehmen, hatten Preis und Urkunde schon dabei, dann konnte man den auch in die Kamera halten. Die Laudatoren wurden dazu eingeblendet. Ein gemeinsamer Screenshot brachte praktisch das Pressefoto und das Ganze hat als Veranstaltung einen richtig guten Rahmen. Das Gläschen Sekt, der persönliche Kontakt, der lässt sich natürlich noch nicht 1:1 abbilden, aber so wurde einfach eine sehr, sehr schöne Qualität erreicht.

Und dieses Konzept von Gala und feierlicher Veranstaltung, das kann man natürlich online ja fast bis zur Fernsehsendungs-Qualität immer weiter noch steigern und weiterentwickeln. Ich habe andere Veranstaltungen erlebt, bei denen man dann beispielsweise mit Live-Musik, mit lustigen Einspielern, mit Video, mit Musik noch eine ganze Menge überraschende und emotionale Effekte erreicht hat für alle Teilnehmer. Man kann den Teilnehmern einer Veranstaltung den Drink nach Hause schicken und kann dann gemeinsam anstoßen oder kann irgendetwas Lustiges schicken, was man dann nochmal ins Bild zeigt und einen gemeinsamen Screenshot machen, der das verewigt. Also viele, viele Möglichkeiten. Man braucht das gleiche an Zutaten, was man für eine tolle, reale Veranstaltung in der Offline-Welt braucht. Eine kluge Dramaturgie, Überraschungseffekte, Dinge, die einen zum Staunen bringen, die Freude machen, die emotional sind, die überraschend sind. Und dann kann man auch in ein online-Format so die gewisse Magie hineinbringen. Das ist eine Frage richtig guter Vorbereitung, guter Konzepte und toller Akteure. Und man muss natürlich die Technik so im Griff haben, dass die da nicht im Vordergrund steht, sondern man die Technik im Idealfall komplett vergisst und in der Dramaturgie der Veranstaltung aufgeht. Dann war’s richtig gut und es geht auch online.

Online-Format 6: Online-Reisen – virtuelle Entdeckungsreisen

Reisen bildet ja bekanntlich. Es ist aber natürlich auch aufwendig und ich reise nun selber für mein Leben gern und habe auch viele Entdeckungsreisen und interessante Erfahrungen und Interviews gemacht bei meinen Reisen zu verschiedenen Zielen auf der Welt. Ich war auch schon mal im Silicon Valley und Professor Jörg Knoblauch bietet seit einigen Jahren immer wieder Unternehmer-Reisen ins Silicon Valley an. Ich habe immer wieder mal darüber nachgedacht, ob das mal für mich passt. Es war mir dann aber immer vom Zeit- und Finanz-Aufwand zu groß. Nur in diesem Jahr, da kam seine Einladung und die Erklärung war: live können wir da leider nicht hinfahren. Die Reise fällt dieses Jahr aus, aber wir bieten Ihnen eine virtuelle Reise an. Und so war ich im Oktober an zwei Abenden mit Jörg Knoblauch und seinem Team und einer interessanten Gruppe von Mitreisenden im Silicon Valley.

Natürlich war das eine Videokonferenz. Es waren zwei Mal vier Stunden an zwei Abenden, aber mit hochinteressanten Eindrücken, die bei einer realen Reise, wenn man dabei gewesen wäre, natürlich anders wären. Aber eine reale Reise hätte für mich nicht ins Silicon Valley stattgefunden. So aber hatten wir hochinteressante Gesprächspartner. Matthias Hohensee – der Redakteur, Korrespondent der Wirtschaftswoche im Silicon Valley – , den Generalkonsul der Bundesrepublik Deutschland in San Francisco. Sehr interessante Gesprächspartner von LinkedIn, von Capos und mit Christoph Burkhard, mit dem ich ja auch im Podcast bereits ein Interview geführt habe, der uns wunderbar in San Francisco und im Silicon Valley gezeigt hat, welche Unternehmen, welche Kulturen dort stehen, von wem man was lernen kann. Hochinteressante Eindrücke als eine Videokonferenz. So gesehen technisch eigentlich gar nichts Besonderes.

Das macht aber sehr schnell deutlich: Die Welt ist einen Klick entfernt. Es ist völlig bedeutungslos, ob die Menschen, die mit mir in der Videokonferenz sind, 20 Kilometer entfernt sitzen oder auf der anderen Seite des Globus. Solange wir eine gemeinsame Sprache haben, können wir austauschen, können lernen können voneinander Inspirationen bekommen, gemeinsam Ideen entwickeln. Und das findet ja in Konzernen in der weltweiten Zusammenarbeit immer schon statt. Aber das auch zu erschließen als virtuelle Begegnung, ist eine Facette, die mir erst in den letzten Wochen so klar geworden ist, welche Möglichkeiten das bietet. Überlegen Sie mal, wo Sie Kunden oder Experten haben. An ganz anderen Ecken der Welt, mit denen eine Kooperation, mit denen ein Erfahrungsaustausch wertvoll wäre. Welche Experten und Partner haben Sie an der Hand, mit denen Sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten können? Wo Sie vielleicht schon mal drüber nachgedacht haben: Da müssten wir mal hinfliegen, müssen uns das mal anschauen. Machen Sie es einfach virtuell. Möglicherweise fährt man dann irgendwann tatsächlich mal live irgendwo hin. Möglicherweise hat man aber ganz schnell auch schon Erkenntnisse mit viel, viel weniger Aufwand als beim realen Reisen.

Was auch hier wunderbar gemacht war, ist, dass ein Päckchen mit den amerikanischen Süßigkeiten und ein paar besonderen Nahrungsmitteln, die man sonst unterwegs vielleicht bekommen und genossen hätte, dabei war und damit dem Ganzen auch einen schönen Flair gegeben hat, dass man so das Gefühl hat, man ist ein bisschen auf der Reise. Also in Verbindung mit den persönlichen Geschichten der Beteiligten eine wunderbare und wertvolle Erfahrung.

Online-Format 7: Networking – fast wie im wahren Leben

Kommen wir zur siebten und letzten Inspiration. Aus meiner Sicht wie aus der Sicht vieler Menschen, mit denen ich spreche, ist das größte Manko bei den Online Veranstaltungen, außer dass man immer auf den Bildschirm schaut, dass dieses Informelle, der Smalltalk, die Kaffeepause, das 1 zu 1 Gespräch, die Zufallsbegegnungen auf Kongressen, Tagungen und Workshops nicht stattfinden. Und das ist tatsächlich bisher ein großes Manko. Sind Sie in der Videokonferenz mit 20 Leuten oder auch mit weniger oder gar mit größeren Gruppen, dann sehen Sie zwei Menschen, mit denen Sie gerne sprechen würden, aber Sie sprechen Sie natürlich nicht an, weil ja alle zuhören. Über den Chat macht es auch keinen Spaß. Man ist auch unsicher, wer sieht das? Und so findet genau diese Kommunikation, die man gerne anschließen würde, in der Regel nicht statt. Aber auch dazu gibt es inzwischen Methoden und da werden sich glaube ich noch viele entwickeln, die das ermöglichen. Eine einfache Möglichkeit ist, dass man mit den Breakout Rooms, die es z.B. bei Zoom gibt, die Gruppe teilen kann. Und ich habe das z.B. bei einem Rednerverband, der GSA, bei der ich Mitglied bin, erlebt, bei einer Mitgliederversammlung, bei einer Jahrestagung. Da hat man dann einfach abends nach dem offiziellen Programm noch zwei, drei Stunden angehängt und gesagt, wir gehen alle Viertelstunde in wechselnde Gruppen. Zufällig zugeordnet ist man einfach zu fünft in einer kleinen Videokonferenz. Einer übernimmt kurz die Initiative das Gespräch ein bisschen in Gang zu bringen. Und das waren ganz wunderbare Runden, bei denen man – in so einem Verband kennt man immer schon ein paar Leute – manchmal mit zwei Menschen zusammen war, die man kennt und mit zwei ganz Fremden. Und wenn man dann ein bisschen animiert, dass jeder sich kurz vorstellt. Man kann auch Themen reingeben. Man kann einfach sagen man, man lernt sich einfach kurz kennen, erzählt sich ein bisschen, was man so tut. Und im Laufe des Abends wenn man dann vier, fünf Runden gemacht hat, haben sich ganz wunderbare Gespräche ergeben, die teilweise noch eher beruflich waren und dann aber teilweise auch ganz persönlich philosophisch waren. So wie sich eben Gespräche beim zweiten, dritten Gläschen Wein in einer Bar in einem Hotel am Abend nach einer Tagung eben auch entwickeln. Noch nicht ganz so, weil die Getränke sind halt immer nur die, die man selber dabei hat.

Was ich hochspannend finde, sind Technologien, die gerade entstehen, die es erlauben, dass man sich auch online frei bewegen kann und selber entscheidet, zu wem ich denn hingehe, mit wem ich jetzt ein Gespräch führen möchte. Ich habe da verschiedene Software-Lösungen bereits erlebt. Es gibt ein deutsches Startup Wonder, die gerade wie ich finde, einen tollen Ansatz haben. Sie sehen dann auf dem Bildschirm ihr Foto und können mit der Maus das Foto als kleinen Kreis auf der Bildschirmfläche bewegen und wenn Sie in die Nähe eines anderen Bildes eines anderen Teilnehmers kommen, dann schließt sich um Sie beide herum ein Kreis und schwupp sind wir beide gemeinsam in einer Videokonferenz. Inzwischen kann man die auch sperren, dass kein Dritter dazukommt, dann kann man wirklich ein kleines vertrauliches Gespräch führen, wenn man dem Datenschutz vertraut. Und wenn Sie die Runde wieder verlassen, dann gehen sie einfach woanders hin und schließen sich einer anderen kleinen Gruppe an oder bleiben einfach irgendwo stehen. Warten, wer vorbeikommt. Also ganz nah an der realen Erfahrung eines großen Raumes, wo man einfach auf jemanden zugeht und ins Gespräch kommt, den man möglicherweise schon kennt, wo das vielleicht zufällig passiert.

Das ist eine wunderbare Technologie, mindestens für Networking-Phasen, für Kaffeepausen, für Phasen nach dem offiziellen Programm. Und ich glaube, da werden auch noch ganz pfiffige Tools entstehen, weil wir das Bedürfnis nach dieser informellen Vernetzung alle enorm haben. Und es hilft ja nix, immer zu jammern, dass wir uns jetzt nicht live treffen und ein Bierchen trinken können oder einen Kaffee trinken können zusammen, sondern wir sollten einfach auch online an solche Methoden entwickeln und da Dinge auch ausprobieren, die es erlauben, dass diese informelle Kommunikation auch stattfindet, dass man nochmal Gespräche vertiefen kann.

Und was man auch nicht vergessen darf, das natürlich, wenn wir schon mal online sind und wenn wir schon mal am Rechner sitzen, dann verlagert sich natürlich ein Teil dieses Networkings automatisch in die sogenannten sozialen Medien. Wo wir früher Visitenkarten ausgetauscht hätten, verlinken wir uns in unserem LinkedIn, Xing oder Facebook-Profil und schon bleibt der Kontakt und wir können auf die Kontakte wunderbar wieder zurückgreifen. Und die Tools integrieren diese Netzwerke ja auch, sodass das oft einfach nur ein Klick ist. Und ich habe da schon so interessante Kontaktanbahnungen einfach erlebt. Man hört jemanden in der Tagung, dann unterhält man sich nochmal, man vernetzt sich direkt und es ist ein Kontakt, auf dem man weiter aufbauen kann. Also selbst für das informelle Vernetzen gibt es bereits gute Lösungen und da werden noch andere dazukommen. Und durch eine gute animierende Moderation kann man das auch online abbilden. Also selbst der Smalltalk geht schon in gewissen Grenzen online.

7 Ideen für Online-Events

Das waren jetzt sieben unterschiedliche Ideen für Veranstaltungsformate, die auch online sehr gut funktionieren können und uns einfach produktiv halten, in Kontakt halten und dazu führen, dass wir zumindest im Wesentlichen Dinge beibehalten und weiterentwickeln können und nicht in Absagen, Aufschieben, Jammern und dem Nachtrauern, was wir gerade nicht tun können verharren. Mit all dem geht es natürlich nicht darum, das zu ersetzen, was die persönliche Begegnung auch wieder ausmacht. Es geht aber darum, die Möglichkeiten zu erweitern, jetzt in Kontakt zu bleiben und Dinge einzuüben, Methoden zu üben, die uns erhalten bleiben. Weil auch später werden wir bei manchen Veranstaltungen den persönlichen Kontakt vorziehen, bei anderen das Online-Format als praktischer empfinden. Und wir werden ganz viel erleben mit hybriden Veranstaltungen.

Die Botschaft ist Probieren Sie Dinge aus. Trauen Sie sich mehr ins Online zu verlagern. Sprechen Sie uns an! Wir haben ganz viele verschiedene Formate erlebt, mitgestaltet, haben Partner, wenn es technisch komplexer wird, die helfen können, wirklich auch eine hochprofessionelle Umsetzung auch komplizierter Szenarien durchzuführen. In diesem Sinne verstehen Sie das Lernen der Online-Methoden nicht als Notlösung für die Krise, sondern als Trainingslager für die Zukunft von Tagung, Kommunikation und Arbeiten. In diesem Sinne ganz viel Experimentierfreude und viel Erfolg und gute Erfahrung.

Links zu Veranstaltungen und Partnern: 

„Attraktive Arbeitgeber Rheinland-Pfalz 2020“ – zum Bericht zur Preisverleihung

Readsummit 2020: Digitalisierung in der Fashionbranche – zur Projektseite des DMI (Deutsches Mode-Institut DMI GmbH)

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