„Gute Chefs haben immer Zeit“

Wie geht es Ihnen? Das fragt man ja oft. Antworten sind dann meistens „Danke, gut. Läuft alles. Viel zu tun.“  oder so ähnlich.

Ich meine das heute Morgen wirklich so. Wie geht es Ihnen? Wenn Sie mal kurz innehalten, sich vielleicht mal zurücklehnen und kurz in sich hineinhorchen?
Haben Sie Raum für die wirklich wichtigen Dinge? Zeit für sich und Ihre Liebsten? Freiraum und Muße für strategische Themen und neue Ideen?
Schaffen Sie es, den Fokus immer wieder auf das Arbeiten „am“ eigenen Unternehmen zu richten oder fühlen Sie sich eher wie das possierliche Tierchen im Hamsterrad?

Der heutige Impuls dreht sich genau darum: Wie kann ich mich selbst und meine Zeit so führen, dass für die wirklich wichtigen Dinge ausreichend Zeit ist?
Den obigen Satz „Gute Chefs haben immer Zeit“ hat mir mal ein Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens gesagt.
Das ist – gemessen am Alltag vieler Führungskräfte – ein hoher Anspruch.

Und doch ist es eine zentrale Führungsaufgabe. Dass es zu viele Aufgaben gibt, zu viele Themen, die es anzupacken gäbe – das ist völlig normal und wird vermutlich nie anders sein.

Die Kunst – und eine zentrale Führungsanforderung – ist es, sich selbst und die eigene Zeit so zu strukturieren, dass gleich dreierlei gelingt:

1.      Zeit und Muße für die strategisch wirklich wichtigen Dinge haben

2.      angemessenes managen der „normalen“ Business-Aufgaben

3.      Zeit haben für Anliegen und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter.

Die Führungskraft als Flaschenhals

Gelingt das nicht, findet man vielleicht Verständnis. Aber wichtige Aufgaben leiden. Sind Chefs nie ansprechbar, fehlt Mitarbeitern wichtige Unterstützung, wertvolle Wertschätzung und bleiben strategische Themen liegen.
Kommt dann noch eine starke Stressbelastung, ein Gefühl ständiger Hetze dazu, entsteht ein fataler Kreislauf. Man gewöhnt sich an diesen Überlastungszustand. Menschen im Umfeld nehmen Rücksicht und „ersparen“ ihrer Führungskraft ungemütliche Themen.
Der Preis dafür ist hoch. So schaukeln sich Themen auf. So tragen Mitarbeiter Belastungen mit sich herum, die man leicht hätte auflösen können. So ziehen Gelegenheiten vorbei. Das muss nicht sein.

Im aktuellen Podcast beschreibe ich 6 wirksame Methoden aus dem Zeitmanagement – speziell solche, die sich für Chefs und Chefinnen eignen.
Im Zeitmanagement gibt es eine Menge Methoden. Vieles verwaltet nur das „Zuviel“, anderes ist nett. Wirklich wirksam sind letztlich ganz wenige grundlegende Dinge.

Sie alle haben mit einer großen Klarheit der Menschen an der Spitze zu tun: Kennen Sie Ihr Warum und haben Sie eine klare Strategie?
Daraus resultiert dann im Idealfall eine kluge Struktur des Arbeitens und des eigenen Zeitmanagements.
Um solche Strukturen und Methoden soll es heute gehen.
Schauen wir uns die 6 Methoden näher an. Damit es nicht zu gemütlich wird – hier noch ein harter Satz mit hohem Anspruch:

„Operative Hektik ist ein Zeichen strategischer Windstille!“
Das Entscheidende daran ist: Es ist normal, dass „zu viel“ zu tun ist. Darüber zu klagen, ist sinnlos. Die kluge Frage ist eher „Wie kann ich mich und mein Team optimal steuern und führen?“

Methode 1: Stille Stunde – mit voller Konzentration zu höchster Leistung

Nein, das ist nicht neu. Aber wirksam. Kennen wir alle. Können wir uns für einen ausreichend langen Zeitraum voll und ganz auf ein Thema konzentrieren, schaffen wir auch komplexe Aufgaben, die nebenher oder mit dauernden Unterbrechungen nie gelingen.

Im Idealfall werden wir sogar fertig, dokumentieren das Ergebnis, informieren alle jeweils beteiligten Menschen und räumen alles weg, was mit der Aufgabe erledigt ist. Ziele erreicht, Arbeit abgeschlossen, Schreibtisch leer.
Gutes Gefühl, oder?

Bei solcher Art des Konzentrierens, vergessen wir die Zeit und sind voll fokussiert auf die Aufgabe. Das ist extrem produktiv und erfüllend. Was da passiert, habe ich in diesem Text zum Flow näher beschrieben.
Wann erleben Sie das? Viele Führungskräfte können so nur arbeiten, wenn keiner da ist. Also Samstags, Sonntags oder spät abends.

Das ist fatal und nicht gesund – und das geht besser.
Die Methode: die „stille Stunde“. Ein Zeitraum für ungestörtes Arbeiten an Ihrer jeweils wichtigsten Aufgabe. Das kann man sich täglich einrichten oder 2-3 x wöchentlich.

Sorgen Sie für Ihre eigene Klarheit, welcher Aufgabe Sie sich widmen wollen. Blockieren Sie einen Termin im Kalender. Stellen Sie Ihr Handy ab, den Anrufbeantworter ein. Informieren Sie Kollegen, Assistenz und virtuelle Tools, dass Sie nicht erreichbar sind. Sorgen Sie für einen leeren Schreibtisch.
Los geht´s. Dann bleiben Sie dran, bis Sie fertig sind.
Und beim nächsten „Stille – Stunde – Termin“ kommt die nächste Aufgabe.
Einfach, oder?

Wenn das alle machen würden?

Das mit der Stillen Stunde ist extrem wirksam. Stellen Sie sich vor, das würden in Ihrer Firma alle machen.

Dann wären alle produktiver. Zufriedener. Entspannter.
Es gibt Firmen, die führen solche Zeiten für ganze Teams oder die ganze Firma zu einer festen Zeit ein. Dann gibt es einfach intern keine Störungen und Kommunikation und alle arbeiten an ihrer wichtigsten Priorität.

Oder Sie rotieren die Zeiten im Team versetzt, so dass immer guter Service zum Kunden gewährleistet ist.

Hier gibt es viele Möglichkeiten und enormes Potenzial.

Methode 2: feste Zeiten für gleiche Aufgaben

„Wir Menschen sind Gewohnheitstiere“ – sagt man ja oft. Das meinen wir meistens in Verbindung mit hinderlichen Gewohnheiten. Doch umgekehrt stimmt es auch. Gute Gewohnheiten sind genauso stabil wie schlechte Gewohnheiten.

Umso wirksamer ist es, sich für bestimmte Aufgaben klare Zeitfenster als Routine anzugewöhnen. Aus meiner Erfahrung lohnt sich ein kluges Konzept im Wochenrhythmus.

Ich will es an einem persönlichen Beispiel beschreiben. Neben den Aufgaben im Job fallen bei Unternehmern mit Haus, Familie und sonstigen Engagements immer auch eine Menge Verwaltungsdinge an. Post vom Finanzamt, Steuerunterlagen, Versicherungen, private Projekte. Da sammelt sich so einiges an, was erledigt werden will. Jeder Posteingang beinhaltet ein kleines „Kümmere Dich um mich. Ich will erledigt werden“. In der Regel ist nichts davon wirklich wichtig oder dringend.
Wenn das dann noch im privaten Umfeld „herumliegt“, kostet das unnötig viel Lebensenergie – oft sogar am Wochenende.

Eine frappierend wirksame wie einfache Lösung war folgende: Ein Postkörbchen wie im Büro im privaten Arbeitszimmer und ein fester Termin am Montag Abend. Alle Briefe, Papiere und to do´s während der Woche ins Körbchen und das dann einmal jede Woche leer machen. Ergebnis: Tiefenentspannung. Es geht nichts verloren und man schützt seine Zeit und seine Wochenenden für wirklich Wichtiges.

Das Prinzip können Sie übertragen: Feste Termine für sich alleine für eine bestimmte Tätigkeit wöchentlich oder monatlich. Z.B. eine Stunde zum Review Ihrer Führungsaufgaben. Oder ein fester Termin mit den jeweiligen Kollegen. Abrechnungsstunde, Vertriebsmorgen oder Projekt-Status-Termin.

Das bringt Ruhe, verringert Unterbrechungen und sorgt für effizientes und zügiges Bearbeiten gleichartiger Aufgaben.
Einfach, oder?

Methode 3: Ankern – Pawlow lässt grüßen

Von Walt Disney sagt man, dass er gleich drei Büros hatte: eines für kreatives Denken, eines für kritisches Infragestellen und eines für konsequentes Umsetzen.

Das ist jetzt vielleicht etwas aufwändig – aber wir kennen das alle: es gibt bestimmte Orte, an denen gelingen bestimmte Aufgaben besonders gut. Kultiviert man das, hat man z.B. einen Ort, an dem man Konzepte schreibt und Strategien entwickelt. Das kann ein bestimmter Arbeitsplatz sein, ein anderes Gebäude oder gar eine Reise.

Der Effekt – gerade bei Wiederholung – erinnert an die pawlowschen Experimente: habe ich einen Termin zum Arbeiten an Konzepten an meinem dafür bestimmten Platz, sammeln sich in der Vorbereitung schon entsprechende Gedanken. Dort angekommen, bin ich gleich im richtigen Denk- und Arbeitsmodus. Das verstärkt sich selbst – psychologisch spricht man vom „Ankern“. Die Umgebung wird zum Symbol für bestimmte Tätigkeiten und Verhaltensweisen. Das kann ich durch sich wiederholende passende Erfahrungen immer weiter verstärken.

Ich muss dann nicht nachdenken. Betrete ich meinen Strategieort, fliessen die Gedanken. Stellt sich der Vertriebler an sein Telefonier-Board, ist er sofort im richtigen Modus für Neukontakte.

So schafft man kluge Gewohnheiten.
Wo können Sie was besonders gut, leicht und produktiv erledigen?

Methode 4: Visualisieren – Alles wird zweimal erschaffen

Bei besonders wichtigen Terminen machen das viele Menschen intuitiv: wir visualisieren vorher das gewünschte Ergebnis. Wir sehen uns erfolgreich Hände schüttelnd am Ende der Verhandlung.

Was für Spitzensportler funktioniert, soll uns doch nur recht sein. Wie die Skispringer auf der Schanze den Sprung mental durchgehen, ist es klug, das Ergebnis einer Tätigkeit vorher zu visualisieren.

Damit bereiten wir unser Unterbewusstsein vor und programmieren uns auf den gewünschten Erfolg. Auch nicht neu, aber wirksam. Muss man nur machen 😉.

Methode 5: Immer in Bewegung bleiben

Kleine Methode mit großer Wirkung. Nicht einfach durchhalten und lange dran bleiben. Sondern immer mal wieder Kopf und Körper in Bewegung bringen.

Kleine Unterbrechungen, ein Spaziergang, Mini-Sporteinheiten, bewegungsfördernde Sitzmöbel, Stehtische – alles, was uns in Bewegung hält, fördert unser Denken. Nach kurzer Pause mit frischen Gedanken sind wir sofort produktiver.

Kurze Pausen zahlen sich umgehend wieder aus. Weniger durchhalten und sich „quälen“, mehr Abwechslung, Bewegung und Sport.
Auch einfach, oder?

Methode 6: Planen Sie bis zur Vorfreude

Ja – Planung ist wichtig. Doch kommt es dabei nicht auf die exakte Methode an (ob Sie Mindmaps erstellen, ein digitales Projektmanagement-Tool verwenden oder gelbe Zettel und Tagebuch verwenden).

Wichtig ist ein ganz zentraler Mechanismus: Es geht darum, VORHER zu entscheiden, welche Dinge in der kommenden Woche (oder Monat, Tag, Quartal) so wichtig sind, dass sie absolute Priorität haben.

Klingt einfach. Schwierig wird es bei der Konsequenz: welche der anderen Aufgaben sind eben NICHT so wichtig? Was lasse ich weg, terminiere ich auf später oder delegiere es an andere?

Das ist der Punkt, an dem es weh tut. Wer jetzt aufhört und mit dem Gefühl in die Woche geht „kann zwar nicht klappen, wird aber schon schief gehen“ hat die ganze Woche eher Stress und im schlimmsten Fall schlaflose Nächte. Gesund ist das nicht und produktiv auch nicht.

Die Herausforderung:

Beenden Sie Ihre Planung erst, wenn Sie das gute Gefühl der Vorfreude spüren.
Wenn die innere Gewissheit entsteht „So schaffe ich das gut“, ist die halbe Miete gewonnen. Dann können Sie noch weiter denken und Ideen entwickeln, wie die Lebensfreude, die Balance, Ihre Führungsarbeit noch mehr Raum bekommen. Dann entsteht echte Vorfreude.

Das ist kein Wohlfühlprogramm. Es ist ein Produktivitäts-Booster. Mit Zuversicht durch gute Vorbereitung gehen wir mit ganz anderer Energie an Aufgaben heran, schaffen mehr und leichter. Das verschafft uns meistens den Zugang zu sehr viel besseren, kreativeren und humorvolleren Reaktionen auf die Herausforderungen des Alltags. Wir sind besser drauf und bessere Führungskräfte.

Also: investieren Sie regelmäßig Zeit in eine gute Vorbereitung und Planung der kommenden Woche oder des nächsten Tages. Unbedingt am Abend bzw. Tag vorher. Dann kann man im besten Sinne über die Dinge schlafen und unser Unterbewusstsein bereitet die Dinge vor während wir schlummern.

Das spart in der Umsetzung eine Menge Zeit.

Sie sehen – das sind eine Menge eigentlich einfacher Dinge. Wie so oft im Leben gilt „Es gibt nichts Gutes, außer man tut es“.

Suchen Sie sich doch eine der Methoden aus und setzen Sie gleich für nächste Woche um.