Warum gute Meetings der Schlüssel zum Erfolg sind

Wenn Sie lieber lesen statt hören, finden Sie hier das Transkript zum Podcast #55

Wie Sie mit guten Meetings Produktivität und Motivation steigern

Über kaum etwas beklagen sich so viele Menschen im Unternehmensalltag wie über Meetings. Den einen sind es zu viele, den anderen sind es zu wenig. Und wieder andere leiden darunter, dass sie einfach schlecht gemacht sind, viel zu lange dauern und keine Freude bringen. Wie das besser geht, darum geht es in der heutigen Folge.

Was war denn dein größter Erfolg in der letzten Woche? Oder: Worüber hast du denn letzte Woche am meisten gelacht? Oder: Was war das schönste Kundenfeedback, was du letzte Woche bekommen hast?

Das sind Fragen, die – eine davon – am Anfang eines Teammeetings bei uns stehen. Das ist wahrscheinlich in vielen Firmen nicht normal. Aber die Qualität der Fragen in Teammeetings, die entscheidet ziemlich stark darüber, in welcher Kultur das Ganze abläuft und mit welcher Stimmung man dann auch vielleicht in die Woche startet.

Gute Meetings sind Kraftquellen Ihres Unternehmens

Das ist ein kleiner Aspekt, der dazu beitragen kann, dass Meetings das sind, was Matthias zur Bonsen Inseln der Lebendigkeit nennt. Richtig gute Meetings sind Kraftquellen für das Unternehmen. Für die Zusammenarbeit sind wichtige Punkte, an denen Menschen Informationen austauschen und den Menschen Gelegenheiten haben, mitzubekommen, was läuft, aber auch sich selbst einzubringen und sich die Unterstützung zu holen, die sie brauchen. Ich weiß, das klingt jetzt anders als das Bild im Alltag und in der Praxis, das viele Menschen von Meetings haben.

Und dass das Bild in der Praxis tatsächlich durchwachsener ist und oft negativer ist, das hat viele Gründe. Meetings sind einfach ein heikles Thema. Die einen klagen, dass sie vor lauter unnötigen Besprechungen nicht zum Arbeiten kommen. Klagen darüber, dass Besprechungen zu lang sind, dass dann nur einer redet, dass da Scheingefechte, Spiegelfechtereien betrieben werden und die eigentliche Arbeit nicht vorangeht. Und wieder andere, denen geht genau umgekehrt. Die klagen darüber, dass sie zu wenig mitbekommen, gar nicht verstehen, was im Unternehmen läuft, man sich ziemlich entfremdet von denen da oben und denen, die im Grunde an der Basis die Arbeit machen. Und es fehlen Informationen. Und es fehlt dann natürlich auch die Möglichkeit, sich zu identifizieren und zu verstehen, warum das Unternehmen einen Weg geht und einen anderen nicht. Also irgendwie wie man’s macht, ist es scheinbar verkehrt.

Gute Meetings für mehr Arbeitszufriedenheit

Für die Arbeitszufriedenheit sind gute Meetings natürlich enorm wichtig, sie sind gelebte Firmenkultur und stellen einen wichtigen Faktor dar, noch dazu täglich erlebbar, die darüber entscheiden, ob wir Menschen als Mitarbeiter inspiriert sind, uns gut im Bilde fühlen und motiviert für das Ganze eintreten. Oder ob wir eher genervt, gedemütigt und frustriert sind, weil uns keiner hört und weil wir mit den endlosen Meetings nicht zum Arbeiten kommen. Außerdem ist es ganz schön ermüdend, wenn man in Meetings sitzt und sich fragt: Warum sitze ich hier eigentlich? Und das, was man eigentlich machen wollen würde, nicht machen kann. Also entscheidet die Qualität von Meetings einerseits natürlich darüber, wie produktiv ein Unternehmen ist – es ist ein wichtiges Führungsinstrument – und es entscheidet aber eben auch darüber, ob man gerne im Unternehmen bleibt oder lieber das Weite sucht. Großartige Arbeitgeber brauchen eine gute Medienkultur und die gilt es zu entwickeln.

Nachhaltig für gute Meetings sorgen

In der heutigen Folge möchte ich einige wichtige Aspekte mit Ihnen beleuchten, die helfen können, Meetings besser, produktiver und motivierender zu machen. Wenn Sie tiefer einsteigen wollen: Es gibt eine Broschüre mit 10 Erfolgsfaktoren und Tipps und Möglichkeiten sich selbst einzuschätzen. Wie gut machen wir das in unserem Unternehmen und mit welchen Ansatzpunkten können wir das besser machen? Wir verlinken das in den Shownotes und auf dem Beitrag entsprechend auf der Blogseite zu dieser Podcastfolge. Dort können Sie sich kostenlos die Broschüre herunterladen und können Ihre Meetings vielleicht mit Ihrem Team einfach mal analysieren.

Und wenn Sie nachhaltig dafür arbeiten wollen, dass Sie eine bessere Medienkultur einführen, dann ist es auch ein Thema, bei dem wir Sie mit unserem Beraterteam unterstützen. Ganz praktisch und on the Job mit den Menschen, die Ihre Meetings moderieren und leiten. Denn letztlich hilft es ja nicht, irgendwo gelesen zu haben, wie das gehen könnte, sondern es geht darum, wirklich gute Meetings im Alltag zu implementieren. Und das braucht Menschen, die sich dafür engagieren, die Lust haben, das zu lernen, die ein entsprechendes Mandat von der Spitze des Unternehmens haben. Und dann ist es gar kein Hexenwerk. Aber man muss es natürlich anpacken. Und ich kann Ihnen sagen, das lohnt sich, weil Meetings, wenn Sie gut sind, nicht besonders lange dauern und eine gute Information und Motivation in die gesamte Mannschaft bringen. Und Meetings, wenn sie schlecht sind, machen das alles wieder kaputt. Also es geht um einiges.

Erfolgsfaktoren für gute Meeting

Schwerpunkt Regelkommunikation

Bevor wir zu den Erfolgsfaktoren für gute Meetings kommen, möchte ich noch ein bisschen eingrenzen. Es gibt viel mehr Meetings und Besprechungen im Alltag als das, was ich heute besprechen möchte. Mir geht es heute vor allem um das, was man so ja in der Fachliteratur als Regelkommunikation bezeichnet. Das klingt fürchterlich unsexy, ist aber wichtig. Es meint das feste Set an Besprechungen, die einfach regelmäßig ein Mal die Woche, ein Mal am Tag, ein Mal im Monat stattfinden, die nicht extra vereinbart werden müssen. Solche Meetings, die sowohl ganze Teams umfassen, als auch Meetings nur zu zweit. Und die gleichzeitig alle zusammen das Grundgerüst an der fest vereinbarten Basiskommunikation im Unternehmen bieten.

Warum ist das so wichtig? Wenn eine Kommunikation so organisiert ist, dass jeder Mitarbeiter sicher sein kann, dass er mindestens ein Mal am Tag, ein Mal in der Woche in der richtigen Runde mitbekommt, was dort läuft, was im Unternehmen läuft, aber auch die Gelegenheit hat, sich einzubringen mit seinen Themen, mit seinen Ideen und eine Rückmeldung zu bekommen, dann gibt das im Grunde jedem die Gelegenheit mitzubekommen und beizutragen zu dem, was im Unternehmen läuft. Das ist so eine Schlüsselformulierung. Alles und jeder hat genügend Gelegenheiten, Dinge mitzubekommen und Dinge einzubringen. Und das ohne dass man Chefs, die keine Zeit haben, nachlaufen muss, ohne dass man unendlich viel Zeit verschwendet mit Terminvereinbarungen und dem Organisieren von Meetings, sondern in einem ganz ruhigen, eben nicht hektischen Fluss von Regelkommunikation.

Altes gekonnt anwenden

Und noch etwas möchte ich vorwegschicken Das, worüber ich heute spreche, ist nicht neu. Das ist überhaupt nicht neu. Gute Meetings in einer guten Organisationsstruktur und in einer guten Art und Weise gemacht, das war auch vor Jahren schon gut und richtig. Und auch wenn es heute viele Modebegriffe gibt, wenn es viele ganz agile Kommunikationsformen gibt, die können total wertvoll und richtig sein. Aber aus meiner Erfahrung ist es gar nicht so notwendig das Rad neu zu erfinden, sondern das Beste aus dem was man so in der Managementpraxis gelernt hat, wirklich richtig gut zu machen und es gut anzuwenden. Das ist schon so viel wert. Und je nach Organisationsform, je nach Thema kann man das natürlich mit ganz modernen Methoden anreichern, kann noch andere pfiffige Formate etablieren.

Kommunikationsstruktur

Aber erst einmal ist aus meiner Erfahrung wichtig, dafür zu sorgen, dass es überhaupt eine gute und sinnvolle, aufs Wesentliche reduzierte Kommunikationsstruktur gibt. Und dann eben ein gekonntes Durchführen von Meetings, so dass sie tatsächlich Freude machen. Und das, was wir meinen, wenn wir von dem Kommunigramm, der Struktur an Regelkommunikation sprechen, dann sind es eben, wie gesagt, Termine, die regelmäßig stattfinden. Egal wer da ist, es ist immer ein fester Termin, ob das montags morgens um 9 ist, dann ist es immer montags um 9, egal ob der Chef in Urlaub ist oder ob nur drei Leute da sind oder ob die ganze Mannschaft versammelt ist.

Es gibt eine feste Tagesordnung, da kommen wir nachher noch mal drauf. Es geht nicht darum, vorher sich Stress zu machen, weil man irgendwie Themen überlegen muss. Es gibt eine feste Struktur eines Termins und die wird jedes Mal von oben nach unten durchgegangen, ohne darüber nachdenken zu müssen. Das spart unglaublich viel Zeit und Energie.

Gute Meetings in dem Sinne der Regelkommunikation sind kurz, knackig, aufs Wesentliche reduziert. Da werden keine Punkte ausgebreitet und lange vertieft. Es geht mehr darum zu identifizieren, über welches Thema wer mit wem nochmal ausführlicher sprechen muss. Immer in der Prämisse: Viele kriegen mit, was passiert, aber das, was dann mehr Zeit braucht, wird mit so wenigen Menschen besprochen, wie es notwendig und sinnvoll ist, so dass alle produktiv sein können. Und wenn dann diese Meetings noch etwas Raum haben und eine pfiffige Form von Moderation, die einen Raum für Begegnung, für Lebendigkeit, für Interaktion gibt, vielleicht auch informell, dann ist es eine richtig gute und produktive Mischung.

Erfolgsfaktor 1 für gute Meetings

Die Besprechungsstruktur

Über die Wichtigkeit der Strukturen der Besprechungen habe ich schon einiges gesagt. Das ist aber tatsächlich ein zentraler Faktor. Gibt es so etwas wie eine klare Besprechungsstruktur, die über Tage, Wochen und Monate hinweg sauber strukturiert, wann wer mit wem worüber spricht? Man kann das auch ein Kommunigramm nennen, sozusagen die Entsprechung zum Organigramm. Nur dass es hier eben nicht um Stellen geht und Abteilungen, sondern dass es um Meetings geht, um Kreise, um Besprechungsrunden, die in einer Regelmäßigkeit stattfinden und dadurch eine Struktur in den Informations- und Kommunikationsfluss im Unternehmen bringen.

Das kann im einfachsten Fall einfach eine Tabelle sein. Das Wesentliche ist nicht die Darstellung, sondern die Arbeit zu klären. Was ist denn in unserem Unternehmen eine kluge Struktur, wer mit wem regelmäßig spricht und in welcher Reihenfolge man das orchestriert? Denn es macht natürlich einen Unterschied, ob zum Beispiel ein Zyklus von Besprechungen damit beginnt, dass die Geschäftsführung eine Runde macht, dass man dann in den Führungskreis geht und dann die Teamleiter oder Abteilungsleiter in ihre Teams. Dann erreicht man in sehr kurzer Zeit einen Informationsfluss auf persönliche Art und Weise von der Geschäftsführung zu den einzelnen Mitgliedern. Und der Rückweg kommt dann sozusagen ein bisschen zeitverzögert. Es kann Unternehmen geben, da ist es klüger, erst mal in den Teams zu sprechen und dann über die Führungsebenen höher zu gehen.

Wie auch immer man das organisiert und orchestriert – da gibt es nicht richtig oder falsch – aber man sollte sich darüber Gedanken machen. Für jedes Meeting, was man plant, kommt es darauf an, sich zu überlegen: Wer muss da beteiligt sein? Über welche Themen wird dort gesprochen? Wann findet es statt? Wann beginnt es und wie lange dauert es maximal? Wer moderiert? Wie wird protokolliert und wer ist dafür verantwortlich? Vor allem: Um welche Themen geht es dabei?

Regelmeetings organisieren

Genauso wie man bei Besprechungen häufig an eine ganze Menge an Menschen denkt oder an ganze Teams denkt, kann man hier auch reine Show fix Termine mit einzelnen Personen mit einbauen in diese Kommunikationsstruktur, so dass da insgesamt eine regelmäßige und kluge Struktur entsteht, in der man sein Unternehmen sehr gut führen kann. Das ist wie gesagt in jedem Unternehmen anders und so wie es eben in die individuelle Situation passt.

Ich will es mal an unserem Beispiel beschreiben. Ich habe irgendwann mal festgelegt, dass ich alle Regelmeetings auf den Montag konzentrieren möchte. Das sind dann zwar eine ganze Reihe an Besprechungen für mich, hat aber den großen Vorteil, dass ich mit diesem einen Tag mit allen meinen Kollegen und Teams im Gespräch bin, für alle Teammitglieder erreichbar bin und dadurch einfach zuverlässig ein Informationsfluss besteht und ich eben gleichzeitig an allen anderen vier Tagen in der Woche auf Reisen sein kann, in Kundenprojekten stecken kann und mich recht flexibel organisieren kann.

Denn wichtig ist für diese Regeltermine auch, dass sie in den allermeisten Fällen auch mit der vollen Besetzung stattfinden. Chefs, die das permanent selber torpedieren, zerstören natürlich das, was sie da auf der anderen Seite an Kultur aufbauen wollen. Diese Termine sind natürlich auch wichtig und wenn man einmal anfängt, sie aufzuschieben und neu zu terminieren, ist das ein Riesenaufwand. Und dabei geht meistens dann die Routine wieder kaputt.

Raum für Unterstützung und Rücksprachen schaffen

In vielen Firmen wäre der Start an einem Montagmorgen vielleicht mit einer Teamrunde. Bei uns ist das insofern etwas Besonderes, weil wir in zwei ganz getrennten Geschäftsbereichen aktiv sind. Wir starten deshalb mit einer 9Uhr-Runde mit allen Mitarbeitern am Standort in Winnweiler. Und da geht es einmal darum, sich einzuchecken in die Woche. Es geht darum, von großen Entwicklungen zu wissen, über die alle im Bilde sein sollen. Und es geht darum, die Infrastrukturthemen zu besprechen, weil wir uns eben gemeinsam ein Büro teilen. Das heißt, da kann es um IT gehen, da kann es um organisatorische Dinge gehen.

Und ansonsten ist das recht kurz und knapp. Und es geht darum, herauszufinden, wer braucht möglicherweise Unterstützung oder nur Rücksprache. Und es geht ein stückweit immer um den Blick in die Woche und darüber hinaus. Was kommt auf uns zu? Gibt es irgendwie wichtige Entwicklungen? Danach gibt es dann in den Teams Teamrunden, bei denen man eben über die konkreten Aufträge, Projekte, die Arbeitsplanung, die Kapazität spricht und diese Dinge miteinander vereinbart.

Übersichtliche Meetingstrukturen

Vormittags mache ich dann einen regelmäßigen Termin mit meiner Büroleiterin. Da besprechen wir alles rund um Finanzen, Organisation und Personal. Ehe wir uns dann im Anschluss, im Beratermeeting, Zeit nehmen und alle Beratungsaufträge reflektieren, Methodik reflektieren, Herausforderungen besprechen und planen, wo es noch mal vertiefende Vorbereitungssessions braucht.

Am Nachmittag folgt dann die Marketingbesprechung, in der ich mit meiner Kollegin bespreche, welche Content-Schwerpunkte wir setzen, welche Marketingmaßnahmen laufen sollen und wir dort eben die Arbeitsschwerpunkte in diesem Feld festlegen.

Der 15 Uhr Slot ist dann für unterschiedliche Themen an verschiedenen Tagen oder Montagen im Monat vorgesehen. Einmal ist es einmal im Monat ein Termin, bei dem es um Prozesse und Organisationsverbesserungen geht. Ein zweiter Montag beschäftigt sich dann mit einem speziellen Beraterteam, was nur an dieser Stelle vorkommt und ein dritter Termin ist die Geschäftsleitungsrunde mit meinen Kolleginnen in einem Tochterunternehmen.

Und dann bleiben eben auch immer noch zwei Montage, in die man dann Termine nach Bedarf hineinlegen kann, wo aber auch jeder weiß: In der Regel sind diese Termine auch bei mir freie Terminslots im Kalender.

Stellen Sie sich den Herausforderungen

Das ist jetzt natürlich ein ganz spezifisches, an unsere Situation angepasstes Modell. Aber der Effekt ist dabei, dass jeder weiß: Okay, das ist ein Thema, wenn es nicht brennt, dann nehme ich das einfach mit in das nächste Meeting, in das das hineingehört. Was dort jeweils besprochen wird, dokumentieren wir über eine Projektmanagementsoftware. Das passiert alles digital, so dass es völlig egal ist, ob dieses Meeting live im Büro, komplett virtuell oder einige im Büro und einige irgendwo anders sind.

Das ist eben auch wichtig und ich glaube, in der Zukunft der Arbeit sollte das ganz selbstverständlich sein, dass wir in der Lage sind, Meetings durchzuführen, egal wo die Menschen sitzen. Dafür braucht man eine entsprechende Technik und eine entsprechende Haltung. Meetings kann man sehr wohl so machen, dass einige zugeschaltet sind und andere live vor Ort. Das ist jedenfalls nie eine Ausrede ein wichtiges Meeting nicht zu machen, wenn Menschen nicht am gleichen Ort sind oder es irgendwelche technischen Schwierigkeiten gibt. Das gilt es zu lösen und in der Lage zu sein, wichtige Besprechungen auch immer durchführen zu können, egal wo man sich gerade befindet.

Erfolgsfaktor 2 für gute Meetings

Die Moderation

Das war jetzt eine Menge zu der grundlegenden Struktur. Aber wenn das einmal steht, dann ist es schon, sagen wir mal, die halbe Miete. Aber weiter geht’s. Zweiter Erfolgsfaktor: die Moderation. Und wir sagen bewusst die Moderation, weil die Sitzungsleitung nicht unbedingt der hierarchisch Verantwortliche für eine bestimmte Gruppe sein muss. Es ist vielleicht gar nicht so gut, wenn Chef und Chefin die Moderation auch automatisch übernehmen.

Es kann der Kultur einer Besprechung sehr hilfreich, sehr förderlich sein, wenn jemand anderes aus der Runde die Moderationsrolle übernimmt. Der oder die braucht ein Mandat, die Sitzung steuern zu dürfen, unterbrechen zu dürfen, auf die Uhr zu schauen und die Spielregeln einzuhalten. Und eine gute Moderation erfordert dann einfach vorbereitet zu sein, zu wissen, welche Themen stehen an, welche Standard-Tagesordnungspunkte haben wir und wie moderiere ich da durch mit dem richtigen Fingerspitzengefühl zwischen „kurz und knackig“ und trotzdem Menschen natürlich auch ausreden zu lassen und zu spüren, was vielleicht mal zwei Minuten länger braucht und berechtigt ist und wo man eingreift und sagt: Okay, wer kann das mit wem klären? Wer ist dazu notwendig? Und dann gibt es eine separate Verabredung und das Meeting geht weiter und bleibt kurz und knackig.

Lebendige Moderation

Die Moderation kann man in die Hände von Mitarbeitern legen, die das einfach gerne und gut machen. Genauso interessant kann es sein, die Moderation im Wechsel in der Gruppe rotieren zu lassen, so dass jeder mal in dieser Rolle ist. Das führt auch dazu, dass alle den Erfolg des Meetings unterstützen, weil sie auch spüren und wissen, wie das ist, wenn man in der Moderation dafür verantwortlich ist. Und es hat den Vorteil, dass jeder auch noch mal andere Aspekte einbringt und so ein Meeting auch lebendiger wird und lebendiger bleibt, als wenn es immer die gleiche Person macht. Also wechseln Sie ruhig mal durch und sorgen Sie dafür, dass die Rolle des Moderators klar ist und dass dort jemand auch einer hierarchisch höher gestellten Person – im Rahmen seines Mandates als Moderator/ Moderatorin – etwas sagen darf und es steuern darf, sodass am Ende alle mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Erfolgsfaktor 3 für gute Meetings

Die Spielregeln

Spielregeln. Das ist der dritte Faktor. Gute Spielregeln für Meetings. Das fängt damit an, bei der Pünktlichkeit zu starten. Das berühmte – auch nicht neu – Kässchen, in das jeder, der zu spät kommt, ein bisschen was rein wirft, ist so alt wie wirkungsvoll. Das kann die Spielregel sein, sich ausreden zu lassen, aber sich auch sehr kurz zu fassen. Das können Spielregeln sein, dass jemand ein Glöckchen bedienen darf, wenn jemand zu lange redet oder wenn ein Thema angesprochen wird, was hier nicht in die entsprechende Sitzung hineingehört. Mit Spielregeln, die man sichtbar macht, die man vielleicht auf eine etwas witzige, pfiffige Art und Weise dann einhält oder jemandem das Mandat gibt, die Spielregeln einhalten zu dürfen. Das führt dazu, dass man sich selber eine gute Haltung antrainiert und eine gute Kultur auch tatsächlich etabliert.

Also haben sie Mut, etwas auszuprobieren, mit Spielsachen zu arbeiten, dass es ein Glöckchen gibt, dass es ein Kästchen gibt, dass es irgendeine Figur gibt, die jemand hochhalten darf, wenn gegen eine Spielregel verstoßen wird. Also alles, was da mit einem Augenzwinkern zu einem guten Ergebnis führt, würde ich mal sagen, ist erlaubt und erwünscht.

Erfolgsfaktor 4 für gute Meetings

Tagesordnungspunkte

Wir werden oft gefragt, wie man das denn hinbekommt, dass man früh genug die Tagesordnungspunkte hat. Die Hauptempfehlung ist: Vergessen Sie das. Ein Regelmeeting lebt davon, dass es eine Standardtagesordnung gibt, dass es bestimmte Punkte gibt, die jedes Mal angesprochen werden, und das ist gar keine individuell jedes Mal neu abzustimmende Tagesordnung.

Bei einem einmaligen Meeting, bei einem besonderen, ausführlicheren Meeting, da mag es richtig sein zu sagen, wir sammeln vorher die drei, vier wichtigen Themen, die wir besprechen wollen. Bei einem wöchentlichen Regelmeeting in einem Team kann das eher so aussehen, dass man sagt: Kurz die Erfolge der letzten Woche. Was sind die neuen Aufträge, die reingekommen sind? Welche Termine stehen diese Woche an? Wer hat was in dieser Woche vor? Wer braucht welche Unterstützung und so weiter. Und dann geht es reihum und in einem sehr flotten, zackigen Sinne, das Thema für Thema besprochen wird. Bei manchen Themen kann es eine schnelle Runde geben, sodass jeder auch was sagt von dem, woran er oder sie arbeitet.

Dadurch entsteht ein schneller Informationsfluss, ohne dass man vorher Tagesordnungen abstimmen muss. Es ist ohnehin in solchen Meetings in der Regel gar nicht die Zeit, einzelne Themen richtig in die Tiefe zu bearbeiten. Das kann so eine Kopplung davon sein, dass man am Ende eines Meetings eine Viertelstunde hat für ein Thema und man das vielleicht in der Woche vorher festlegt. Aber ansonsten ist die Grundbotschaft eine immer gleiche sogenannte Standardtagesordnung, die auch visualisiert ist und die man einfach durchgeht. Dann muss man gar nicht lange nachdenken. Alle wissen schon was als nächstes kommt, bereiten sich darauf vor, bringen das, was relevant ist, hinein und weiter geht’s.

Das Meeting-Protokoll

Eng damit verbunden ist die Frage, wie Sie das protokollieren. Auch da raten wir zu möglichst wenig Aufwand. Wenn man das protokolliert, dann am besten direkt und live in diesem kurzen, knackigen Meeting. Das kann an einem Flipchart in einem Raum sein, das kann in der Datei sein, dass einer mitschreibt und das sofort für alle abgelegt hat. Manche nehmen eine Datei, die permanent fortgeschrieben wird, so um Termin für Termin, so dass, wenn jemand mal ein Meeting versäumt, er dort kurz nachschauen kann und man beim nächsten Meeting immer auch gucken kann: Was haben wir denn vereinbart? Was ist noch offen? Wo müssen wir noch drauf schauen? Also auch da standardisieren. So einfach wie möglich, so zeitsparend wie möglich und kurz, knackig und so dass es motivierend ist und alle das Gefühl haben: Wow, das ist produktiv.

Mehr Erfolgsfaktoren für gute Meetings

Das waren jetzt vier Erfolgsfaktoren. Einige mehr gibt es in der Broschüre zum Download mit Checkliste, die ich schon angekündigt habe, die wir in den Shownotes verlinken. Wenn Sie da mehr wissen wollen, dann holen Sie sich unbedingt diese Checkliste. Arbeiten Sie die durch mit Ihrem Team. Sie werden eine ganze Menge Anregungen und Verbesserungsmöglichkeiten für Ihre Meetingkultur finden.

Stimmung und Kultur

Was ich aber heute in diese Podcastfolge noch mit hineinnehmen möchte, ist der Aspekt von Stimmung und Kultur. Denn man kann das alles richtig machen, was ich jetzt beschrieben habe und trotzdem können alle das Gefühl haben: Boah, das ist anstrengend. Das ist langatmig oder eintönig. Das kann es eigentlich nicht sein, wenn sie kurz und knackig sind, aber es ist auch wichtig, mit dem nötigen Fingerspitzengefühl und Phantasie und einer gewissen Abwechslung dafür zu sorgen, dass das Ganze lebendig bleibt. Vielleicht – dazu gibt es eigene Podcastfolge, wie die Umgebung das beeinflusst, was wir tun – variieren Sie mal, wo eine Besprechung stattfindet. Im Stehen. Mal draußen. Mal vielleicht sogar irgendwie in einem anderen Raum. Mal virtuell. Mal wieder vor Ort. Wechseln Sie das ab.

Stimmung und Kultur bedeutet aber eben auch: Schaffen Sie auch informelle Slots. Zum Beispiel eben, dass man sagt, das Meeting beginnt um 10, ab zehn vor 10 oder fünf vor 10 sind wir online oder im Raum und da kann man noch einen Kaffee trinken und ein bisschen quatschen. Um 10 geht es dann aber pünktlich los. Oder Sie sagen, wir enden um 20 nach. Wenn wir ein paar Minuten früher fertig sind, sind es noch ein paar Minuten bewusst für den informellen Austausch.

Abwechslungsreiche Meetings sind gute Meetings

Oder Sie bauen eben Fragen ein, wie ich das gerade eingangs beschrieben hatte bei unseren Montagsmeetings. Es gibt eine Liste mit etwa zehn Fragen, die die Moderatoren zur Verfügung haben und jeder darf natürlich Freestyle auch eine ganz andere Frage stellen. Wenn Sie jeden Montag nach dem schönsten Kundenfeedback gefragt würden, ist das auch irgendwie grotten langweilig. Wenn das aber einmal der Punkt ist und dann geht es um das schönste Erlebnis aus dem Wochenende oder dann geht es um: Was nimmst du dir diese Woche besonders vor? Dann ist es immer auch ein bisschen spannend und es bringt, wenn da kluge Fragen gestellt sind, auch interessante Aspekte von den Kollegen und Kolleginnen zu Tage.

Also überlegen Sie sich ein bisschen, wie das ganze Pfiff bekommt, Abwechslung bekommt, mal was Überraschendes passiert, auch mal etwas ein bisschen anders ist als sonst. Auch wenn Sie in der Basis die gerade beschriebenen Dinge wie Standardtagesordnung, Regelmäßigkeit einhalten. Der Mix macht es und die gewisse Prise Überraschung, der Raum für das Persönliche, das sind eben die Dinge, die dazu kommen müssen, dass man insgesamt sagen kann: Das ist richtig gut organisiert und es macht einfach sogar Spaß.

Glücksfall Fachkräftemangel – das Jubiläum

Das war Podcastfolge 50 im Glücksfall Fachkräftemangel, also eigentlich ein richtig schönes Jubiläum. Ich glaube, wir lassen uns auch noch ein bisschen was zum Feiern einfallen. Wenn Sie bis hierher gehört haben und zu unseren treuen Hörern gehören, dann freue ich mich natürlich, wenn Sie vielleicht diesen kleinen Geburtstag auch zum Anlass nehmen, mir einfach mal zu schreiben. Einfach an die Office@StefanDiez.com und ich freue mich, wenn Sie ein bisschen erzählen, welche Podcastfolge Ihnen vielleicht besonders gut gefallen hat oder was Sie sich wünschen für die Zukunft. Vielleicht haben Sie Ideen für Themen, zu denen Sie gerne mehr wissen wollen oder sonst irgendwelche Anregungen und Wünsche. Darüber würde ich mich in jedem Fall sehr freuen.

Jetzt laden Sie sich zuerst mal die Checkliste zur Meeting Kultur herunter. Da gibt es eine Menge Erfolgskriterien, Ideen und Beispiele. Und sorgen Sie dafür, dass die Meetings bei Ihnen Spaß machen, den Leuten gute Informationen geben, Sie motivieren und tatsächlich so etwas entsteht wie das, was Matthias zur Bonsen so schön formuliert, wenn er sagt: Gute Besprechungen sind Inseln der Lebendigkeit im Unternehmen. Mindestens mal sollen sie gut informieren und Spaß machen. Das wünsche ich Ihnen. In diesem Sinne eine gute Woche.