Muss das Team erweitert werden, denken viele nur an fest angestellte Mitarbeiter. Dabei können virtuelle Assistenten, Freelancer und Experten oft besser und flexibler Ihre Kapazitäten erweitern. Im Wandel der Arbeitswelt entstehen immer neue Formen der Zusammenarbeit und Plattformen, die Auftraggeber und Auftragnehmer zusammenführen. Anhand konkreter, selbst praktizierter Beispiele beleuchtet die Podcastfolge verschiedene Modelle und Wege der virtuellen Erweiterung Ihrer Kapazitäten.

Themen:

• Zukunftstrend virtuelles Arbeiten: Warum immer mehr Menschen lieber für mehrere Auftrag- als für einen Arbeitgeber wirken.
• Virtuelle Assistenz: dauerhafte Unterstützung – um die Ecke oder am anderen Ende der Welt.
• Freelancer-Börsen: Experten für jede Aufgabenstellung – genau einen Klick entfernt.
• Virtuelle Teams: So bauen Sie sich Ihr Team aus Experten und Freelancern auf.
• Erfolgsfaktoren: Das müssen Sie können und mitbringen, wenn Sie die besten Leute an Bord holen wollen.
• Reale und soziale Netzwerke: Schlüssel zu Kontakten, Empfehlungen und Talenten.

Virtuelle Teams

Wie Ihr Unternehmen flexibel wachsen kann

Wenn die Geschäfte gut laufen und Sie Ihr Team vergrößern müssen, dann denken die meisten Menschen nur an festangestellte Mitarbeiter. Doch dabei gibt es einen ganz anderen Blickwinkel, der in Zukunft viel größere Bedeutung bekommen wird. Haben Sie schon einmal über virtuelle Assistenten, freiberufliche Experten oder Ihr virtuelles Team nachgedacht? Über diese Perspektiven sprechen wir heute.

Heute möchte ich den Blick ergänzen zu dem klassischen Unternehmen mit seinen festen Teammitgliedern in eine andere Richtung lenken, sozusagen hinaus in die große weite Welt und den Blickwinkel auf ganz andere Möglichkeiten der Mitarbeit in Ihrem Unternehmen lenken. Und ich möchte das mit einigen Beispielen aus meiner eigenen Erfahrung verbinden. Denn ich habe, als ich den letzten Teil meines Unternehmens gegründet habe, das auch mit der Absicht getan zu sagen: Das wird ein komplett remote organisiertes Unternehmen, komplett virtuell, mit Menschen, die alle nicht bei mir im Büro sind, sondern an ganz unterschiedlichen Orten arbeiten. Und da soll trotzdem – und das ist inzwischen gelungen – ein gut funktionierendes Team und ein langfristiges Zusammenarbeiten entstehen.

Mein virtuelles Team

Ich arbeite mit großer Freude mit einer virtuellen Assistentin zusammen, die als Germanistin ursprünglich mal über Lektorats-Aufträge zu mir gefunden hat und im Moment in Malaysia lebt. Ich habe für bestimmte Aufgaben über Experten- und Freelancer-Plattformen ganz spezialisierte Menschen gefunden, die genau das können, was ich gebraucht habe. Und ich habe mir in den letzten Jahren ein virtuelles Team aufgebaut. Es sind im Kern sieben, acht Personen, mit denen ich regelmäßig und intensiv zusammenarbeite und insgesamt bestimmt etwa 20, die ich punktuell bei bestimmten Bedarfen jederzeit hinzunehmen kann.

Das hat eine ganze Weile gedauert. Ich habe auch manches Lehrgeld gezahlt, aber ich wollte einfach auch herausfinden, welche Möglichkeiten es gibt. Und einige wichtige möchte ich Ihnen heute in dieser Podcastfolge zeigen und erklären und nahebringen. Davon ausgehend, dass ich da noch ganz viel Neues entwickeln wird und dass, wenn Sie diesen Blickwinkel erst einmal für sich und Ihre Branche entdeckt haben, Sie ganz neue Möglichkeiten finden werden, wie Arbeit auch erledigt werden kann.

Virtuelle Teams – zwei Trends

Wenn ich jetzt sage, das ist ein Zukunftstrend, der an Bedeutung gewinnen wird, dann werden Sie vielleicht sagen: „Ach komm, das ist ja jetzt ein alter Hut. Also mal Aufgaben auslagern und freie Mitarbeiter haben, das ist ja wohl nix Neues.“ Das stimmt ja auch. Auch ich habe vor, ich glaube, das ist 25 Jahre her jemanden beschäftigt, weil es mir darum ging, Protokolle von Veranstaltungen fertigzumachen und zu schreiben. Ich habe die dann nach der Veranstaltung diktiert. So richtig mit Diktiergerät und kleinen Kassetten und habe diese Kassetten dann abends spät auf dem Heimweg bei Rita, so hieß sie damals, in den Briefkasten geworfen und habe dann zwei Tage später immerhin schon als E-Mail die fertigen Protokolle bekommen. Und das ist natürlich etwas, was schon ganz lange ging und was Sie alle in der einen oder anderen Form in Ihren Branchen ja auch haben.

Aber ein Trend und eine tragende Veränderung wird daraus erstens vor dem Hintergrund, dass wir im Sinne des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels es ja nicht leichter haben werden, die richtigen Mitarbeiter an der richtigen Stelle und zeitlich so wie wir sie brauchen, verfügbar zu haben.

Erster Trend

Die Trends sind aber vor allem zwei. Das eine ist: Es spielt überhaupt keine Rolle mehr, wo wir eine Arbeit verrichten. Und es ist so schnell dahingesagt, es bedeutet aber, dass sie eben nicht mehr nur ein paar freiberuflich engagierbare Menschen in ihrem direkten Umfeld zur Verfügung haben, sondern im Grunde den gesamten deutschen Sprachraum. Es ist völlig egal, wo jemand sitzt. Wenn Ihre Prozesse digital sind, können Sie Aufgaben auslagern, verlagern überall hin.

Und ist das Angebot im deutschsprachigen Raum schon riesengroß, so wird es in dem Moment, indem Sie in der Lage sind, in der englischen Sprache des abzuwickeln, nahezu unendlich. Denken wir global gibt es auch keinen Fachkräftemangel. Die Zahl an Menschen, die verfügbar sind und motiviert sind für bestimmte Aufgaben, übersteigt bei weitem das, was es an Angebot gibt. Das ist durchaus herausfordernd. Es ist nicht das Einfachste, jemanden in einem ganz anderen Kulturkreis, in einer fremden Sprache mit einer Aufgabe so zu beauftragen und zu betreuen, dass da eine gute, funktionierende Zusammenarbeit herauskommt. Das will ich gar nicht kleinreden. Aber Potenzial ist schier unendlich groß vorhanden.

Das ist die eine Seite und es entstehen eben auch Angebote, da werden wir gleich noch drauf kommen, die dieses Potenzial so verfügbar machen, dass im Grunde der Freelancer, der zu Ihnen passt, genau einen Klick entfernt ist, wenn Sie wissen, wo Sie suchen sollen und wie Sie das machen. Das ist der eine Trend.

Zweiter Trend

Der andere Trend ist, dass dieser Lifestyle des Freelancens, des selbstständig Arbeitens, nicht für einen Arbeitgeber, sondern für mehrere Kunden, etwas ist, was schon heute eine sehr, sehr große Zahl an Menschen und eine stark wachsende Zahl an Menschen für sich als Lifestyle richtig gut findet. Und da muss man sich auch ganz klar abgrenzen von den Äußerungen, die auch häufig bei uns in der Presse stehen, dass es da immer eine Ausbeutung gibt. Natürlich gibt es diesen Bereich, bei dem Menschen wirklich für einen eigentlich unethischen Lohn Dinge anbieten oder Dinge tun. Aber das ist immer auch eine Frage von Angebot und Nachfrage und ist immer eine Frage der Werte, wie sie so etwas handhaben.

Mir ist wichtig: Aus meiner Erfahrung gibt es ganz, ganz viele Menschen, die sehr bewusst die Freiheit, selber entscheiden zu können, welche Aufträge ich annehme, wann ich arbeite und wie viel ich annehme einem geregelten Arbeitsverhältnis mit der Sicherheit, aber eben auch den Verpflichtungen, vorziehen. Und je mehr Menschen diesen Weg vorziehen und dann auch gar nicht mehr zur Verfügung stehen für festangestellte Arbeitsverhältnisse, desto größer wird dieser Markt des projektbezogenen Arbeitens, des auftragsbezogenen Arbeitens. Das sind im Übrigen auch nicht immer nur ganz kleine Aufträge. Das können durchaus Projekte und Aufträge für einige Monate sein, also durchaus mit einem Volumen, wo man schon von einer richtigen, intensiven Zusammenarbeit sprechen kann.

Virtuelle Teams fair aufbauen

Ich möchte nochmal auf diesen Aspekt der Abgrenzung von vielleicht nicht so fairen Varianten, die es eben draußen auf diesem Markt auch gibt, eingehen. Wenn sich jemand für neun Dollar ein Logo gestalten lässt auf einer Plattform und das vielleicht sogar auf einer macht, bei der dann verschiedene Anbieter noch gegeneinander in einen Pitch geschickt werden und nur der bezahlt wird, der nachher den Zuschlag bekommt, dann ist ja wohl klar, dass das kein faires Modell ist. So etwas würde ich nie tun, obwohl das zwar interessant ist, aber es kann auf der anderen Seite ja keine auskömmliche Beschäftigung sein. Aber es kann natürlich für den, der dort trotzdem anbietet, eine Chance sein, potentielle Auftraggeber von den eigenen Fähigkeiten zu überzeugen und dann vielleicht in dauerhaften Aufträgen auch mit auskömmlichen Löhnen zu arbeiten.

Auch Freelancer sind Menschen

Es gibt beim Beauftragen von Freelancern auch durchaus viele Auftraggeber, die dann nur auf den Preis achten, die sich für die Menschen hinter dem Auftrag überhaupt nicht interessieren und da tatsächlich auch mit ein bisschen Raubtiermentalität Leistungen einkaufen. Davon möchte ich mich sehr deutlich abgrenzen. Denn auch im Bereich des Freelance-Zusammenarbeitens gibt es so etwas wie Menschen und es braucht eine Wertschätzung und es gibt gute Auftraggeber oder Arbeitgeber – das kann man synonym verwenden – und es gibt eben auch durchschnittliche und schlechte. Und die besten Talente, die sich aussuchen können, für wen sie arbeiten, die werden auch in diesem Markt die guten Arbeitgeber, die verbindlichen Auftraggeber, mit denen man dauerhaft und wertschätzend zusammenarbeiten kann, immer denen vorziehen, die das eben nicht bieten.

Also ein guter Arbeitgeber zu sein, das gilt genauso auch in dem Bereich von freien Mitarbeiten, von virtuellen Teams, vielleicht sogar noch ein bisschen mehr, weil sich das dort noch schneller herumspricht in den entsprechenden Netzwerken als im klassischen Arbeitsmarkt.

Von diesen missbräuchlichen Formen möchte ich mich deutlich abgrenzen. Meine Intention ist eine langfristige, eine wertschätzende, eine gute Zusammenarbeit und ein Erweitern des Spektrums, wo Sie Talente und Partner für bestimmte Aufgaben finden können.

Zwei Modelle großartiger Arbeitgeber

Bevor wir in die einzelnen Beispiele und Formen einsteigen, lassen Sie mich nochmal den großen Blick öffnen. Wir haben den Fachkräftemangel und der wird sich verschärfen. Und jetzt gibt es nach Meinung mancher Experten zwei ganz unterschiedliche Arten, wie sich Unternehmen als großartige Arbeitgeber in dieser Arbeitswelt behaupten können.

Das eine sind die sogenannten Caring Companies, die Firmen, die sich so intensiv um ihre guten, talentierten Mitarbeiter kümmern und alles daran setzen, dass die solange wie möglich – vielleicht für immer – da bleiben. Angesichts der Entwicklungen im Arbeitsmarkt können wir davon ausgehen, dass Firmen sich noch viel, viel mehr dafür einfallen lassen werden und viel mehr dafür investieren werden, als das heute üblich ist. Das ist das eine Modell.

Das andere Modell ist das fluide Unternehmen. Dort gibt es einen relativ kleinen Stamm an Kernmannschaft, die dauerhaft und fest im Unternehmen ist, und ein großes Netzwerk an flexibel einzusetzenden Projektmitarbeitern, Experten, Freelancern mit den unterschiedlichsten Expertisen. Das ist ein ganz anderes Konzept und das sind andere Anforderungen.

Die Grenzen des Wir verschieben sich

Sie können natürlich beides irgendwo kombinieren oder in verschiedenen Geschäftsbereichen kombinieren. Aber auf diesen zweiten Bereich möchte ich heute eben Ihren Blick einmal lenken. Denn das braucht eine ganz andere Perspektive. Die richtet sich nicht so sehr nach innen, sondern der Blick erweitert sich. Wir schauen mehr nach außen und die Grenzen des Wirverschieben sich sozusagen nach außen.

Deswegen spreche ich auch überhaupt nicht von externen Mitarbeitern, sondern das sind genauso Mitarbeiter, die sich identifizieren mit der Zusammenarbeit mit der Firmenidee wie die, die zu 100 Prozent an Bord sind. Und je stärker und je besser diese Identifikation ist, desto stabiler kann so eine Zusammenarbeit auch sein, auch wenn sie vielleicht nur alle zwei Jahre mal für zwei Monate in einem nennenswerten Umfang stattfindet. Wenn Sie es schaffen, die Verbindung zu halten, das Netzwerk zu halten, dann kann daraus ein sehr großer, sehr flexibler Stamm oder Pool an Mitarbeitern werden. Und genau darum geht es heute.

Virtuelle Teams: die virtuelle Assistenz

Starten wir mit dem ersten Anwendungsfall: die virtuelle Assistenz. Das ist eigentlich nichts anderes als eine unterstützende Funktion, die auch bei Ihnen im Firmenstandort im Büro sein könnte, aber eben virtuell, d. h. ortsunabhängig, irgendwo ganz anders und komplett digital organisierte Zusammenarbeit.

In meinem Fall ist Silke eine Germanistin, die Gestaltungserfahrung hat und lange Jahre um die Welt gereist ist. Im Moment ist sie in Malaysia und wir arbeiten jetzt ungefähr seit einem Jahr intensiv zusammen, haben über mehrere Jahre vorher immer mal punktuell gearbeitet. Zusammengekommen sind wir, als ich Lektoratsleistungen gesucht habe. Das hat sie hervorragend gemacht und dann haben wir eben die Zusammenarbeit ausgeweitet. Inzwischen ist es eine ganz regelmäßige Zusammenarbeit. Sie unterstützt mich in der Erstellung von Postings für soziale Medien, in der Weiterentwicklung der Website und im Transkribieren und Erstellen von Texten. Und das funktioniert über regelmäßige Zoom Calls. Es ist diese Zeitverschiebung, die hat durchaus ihren Reiz. Ich kann die Zeiten so legen, dass das bei ihr am Nachmittag, bei mir am Morgen ist.

Flexibles Arbeiten virtueller Assistenten und Assistentinnen

Und es gibt eben die Möglichkeit, quasi wenn wir hier aufhören zu arbeiten, dann fängt jemand in Asien z.B. gerade an. Das spielt aber eigentlich keine Rolle und die meisten virtuellen Assistenten und Assistentinnen, die man hier in Deutschland engagieren würde, sitzen auch tatsächlich irgendwo in Deutschland. Und während manche eben gerne reisen und dann gerne vom Strand aus arbeiten, sind es andere, die gerne einfach ihr Familienleben besser organisieren und freier organisieren können wollen, als sie das vielleicht in einer Festanstellung könnten.

Virtuelle Assistenten und Assistentinnen können im Grunde alle möglichen Tätigkeiten erledigen. Ob das Büroarbeiten sind, ob das klassische Assistenz-Funktionen sind, ob das Aufgaben im Online-Marketing, in der Buchhaltung oder im Kundenservice sind, da ist eigentlich der Fantasie keine Grenze gesetzt. Das können auch fachliche Dinge im juristischen Bereich, im Software-Bereich sein. Das können technische Zeichnungen sein. Alles das, was Menschen in Büros machen, können sie auch als virtuelle Assistenten machen.

Das kann dann organisiert werden, entweder einfach mit einem Stundensatz oder indem man Stunden Pakete bucht oder eine Pauschale für eine bestimmte Leistung pro Monat z.B. vereinbart.

Motive für virtuelles Arbeiten

Menschen, die das anbieten – und es werden tatsächlich auch immer mehr – können eben aus einer ganz unterschiedlichen Motivation heraus das tun. Zwei Motive habe ich schon genannt das Reisen oder eben das sehr freie Arbeiten, wo man sich immer auch aussucht, zu welchen Zeiten man welche Dinge erledigen kann. Es kann aber auch einfach sein, dass das Menschen sind, die sagen: Ich möchte zwar sehr gerne arbeiten mit Kunden, aber ich möchte eigentlich nicht immer Menschen um mich herum haben. Ich bin eher introvertiert und möchte gerne alleine zuhause oder mit meiner Familie sein und arbeiten und ein paar Videokonferenzen und Telefonate reichen mir völlig. Und wenn ich dann ungestört und in Ruhe arbeiten kann, bin ich viel glücklicher, als wenn ich ständig in Gesellschaft sein muss.

Die Motive, wie gesagt, können ganz unterschiedlich sein, die Anwendungsfälle auch. Und ich glaube, das hat ein riesiges Potenzial, z.B. auch bei kleinen Unternehmen. Anstatt dass vielleicht eine Partnerin oder der Unternehmer selber am Sonntag bestimmte Dinge tut, könnte das eine virtuelle Assistentin unter der Woche tun.

Wenn man sich digitalisiert, wenn man in der Lage ist, klare Aufträge zu erteilen und das zu managen, dann kann das im Handwerksbetrieb wie im Dienstleistungsbetrieb, beim Steuerberater, wie in einer Rechtsanwaltskanzlei, beim Planungsbüro wie beim kleinen produzierenden Unternehmen genau so auch funktionieren.

Virtuelle Teams – Erfahrungen sammeln

Wenn Sie sich für dieses Modell der virtuellen Assistenz interessieren, vielleicht googeln Sie das einfach mal. Es gibt ganz viele Plattformen. Es gibt ganz viele Anbieter. Es gibt ganz viele, die selber mit Ihrer eigenen Website direkt auftauchen, wenn Sie dieses Stichwort einfach eingeben. Und es gibt auch ganz viele Gruppen in sozialen Medien, in denen Auftraggeber, Interessenten posten können und Menschen, die Aufträge suchen, dann darauf reagieren können. Das sind ganz viele Möglichkeiten. Die Wege finden sich relativ leicht. Man muss einfach die Zeit mitbringen, mal Dinge auszuprobieren, mit verschiedenen potenziellen Partnern zu sprechen und herauszufinden, wer zu Ihnen passen kann und einfach mal Erfahrungen damit zu sammeln.

Virtuelle Teams – Experten finden

Während die virtuelle Assistenz in der Regel auf eine dauerhafte Zusammenarbeit angelegt ist, gibt es auch eine ganz andere Anforderung. Das wäre so mein zweiter Fall, nämlich das Nutzen von Experten- und Freelancer-Börsen für ganz bestimmte, spezialisierte Aufgabenstellungen, mit denen man sich selber mit dem bestehenden Team vielleicht schwer tut.

Ich möchte als ein Beispiel anführen. Es gab mal eine Situation, in der wir ein recht komplexes Excel Dokument und komplexe, beschreibbare, ausführbare PDF Vorlagen erzeugen wollten, in einem Projekt für einen Kunden. Dort war es ganz schön schwierig, wenn die verschiedenen Beteiligten probiert haben, das einzurichten. Man hat Youtube-Videos angeguckt, man hat damit experimentiert und festgestellt: So richtig können wir es nicht. Da kann man natürlich sehr, sehr viel eigene Zeit verbrennen.

Zum Glück war damals der Impuls: Ich such das mal. Ich hab die Aufgabenstellung beschrieben, habe es in zwei unterschiedlichen Plattformen hineingegeben, mich dort registriert, ein bisschen Guthaben aufgeladen und dann hatte ich innerhalb weniger Tage mehrere Angebote, habe mit 2, 3 Leuten dann einen kurzen Videocall gemacht und mich dann für eine Person entschieden. Im Übrigen bei weitem nicht für den günstigsten, sondern in dem Fall sogar für den teuersten Anbieter, weil ich dort den Eindruck habe, der weiß genau, wovon er redet, der hat sofort die Aufgabe verstanden und hat mir in Aussicht stellen können, mit wenigen Arbeitsstunden das Problem zu lösen. Und es hat genau so auch funktioniert. Wir hatten innerhalb von drei Tagen und mit wenigen bezahlten Stunden eine großartig programmierte Tabelle, die Dinge konnte, von deren Existenz ich vorher gar nicht wusste und die trotzdem nachher einfach von uns selber und vom Kunden auch bedienbar war.

Virtuelle Teams – verschiedene Plattformen nutzen

Sie können im Grunde auf Plattformen wie Twago,  fiverr, Upwork, Freelance, wie sie alle heißen, ganz unterschiedliche Jobs hineinstellen und Angebote von Freelancern erhalten. Auch das reicht von Preisangeboten von wenigen Euro pro Stunde, wenn das international ist mit Menschen, die in Ländern mit ganz geringen Einkommen und Lebenshaltungskosten arbeiten, bis zu Stundensätzen, die durchaus Beratersätze sind, die 50, 80, 100, 150 Euro auch mal erreichen können für sehr spezialisierte Dienstleistungen.

Die Themenfelder sind ganz breit. Das kann von der technischen Zeichnung über Social Media Marketing über Marketing Aufgaben allgemein bis Programmierjobs gehen. Das kann technisch sein, das kann im Kundenservice sein. Also der Fantasie ist keine Grenze gesetzt. Und je nachdem, welche Plattform Sie wählen, finden Sie dort auch ganz unterschiedliche Profile.

Die Grundidee

Die Grundidee dieser Plattformen ist eben immer, dieses unüberschaubare Angebot auf Anbieter- wie Nachfrager-Seite zusammenzubringen und transparent zu machen. Das kann einerseits bedeuten, wenn Sie Jobs zu vergeben haben, legen Sie ein Profil an, beschreiben den Job möglichst konkret, sagen auch, was es für ein Budget gibt, wie die Zeitachse ist, und fordern sich dann quasi Angebote an.

Dann werden Sie benachrichtigt, wenn potentiell geeignete Freelancer Ihnen daraufhin Angebote und Profile schicken. Und dann schauen Sie sich eben die Profile der Freelancer, die anbieten, an, kriegen einen Eindruck über die Feedbacks, über die Bewertungen, die dort eingestellt sind, über das Profil, über die Sprachkenntnisse und machen dadurch eine Vorauswahl. Und dann findet eben das endgültige Matching statt, wo sie auch im direkten Kontakt, sei es über E-Mail oder über einen Call herausfinden, wen sie beauftragen. Und dann findet die Abwicklung bei diesen Plattformen in der Regel auch über die Plattformen statt.

Das zu organisieren und dann auch an der Umsetzung mit einer Provision beteiligt zu sein, ist deren Geschäftsmodell. Und es macht für alle Beteiligten die Arbeit im Grunde einerseits sicher und auf der anderen Seite führt es eben auch zu einer Transparenz und zu einer hohen Verfügbarkeit potentiell geeigneter Freelancer, die für Ihre Aufgabe passen.

Im Übrigen ist es für alle Beteiligten auch einkalkuliert und häufig so, dass aus solchen punktuellen Aufträgen bei dauerhaftem Bedarf auch längerfristige direkte Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehungen entstehen.

Virtuelle Comapanies

Interessant ist auch, dass in diesem Markt gerade mit einer großen Dynamik auch neue Angebote, neue Plattformen, neue Konzepte entstehen. Beim Recherchieren für diese Podcastfolge ist mir z.B. auch zum ersten Mal eine Plattform aufgetaucht, die so genannte virtuelle Companies zusammenschließt. Das heißt, Sie können dort nicht nur einzelne Freelancer buchen, sondern gleich ganze Teams, die sich kennen, die miteinander eingespielt sind. Und es ist dann deutlich preiswerter, als über Agenturen komplette Kapazitäten einzukaufen. Und für die Freelancer bedeutet es, im Team mit anderen Kollegen zusammenzuarbeiten, die sie schon kennen. Also das ist nochmal eine neue, weiterreichende Facette für größere Projekte, wo sie dann gleich ganze Teams einkaufen können.

Sie sehen also, da ist eine unheimliche Dynamik im Markt und es gibt ganz unterschiedliche Möglichkeiten vom ganz kleinen, sehr spezialisierten Auftrag bis hin zu großen Entwicklungs- oder Software- oder Marketing-Projekten, für die Sie für mehrere Mann und Frau Monate Kapazität einkaufen können.

Langfristige virtuelle Teams

Der dritte Fall ist das langfristig aufgebaute virtuelle Team. Das war für mich, als ich diesen letzten Bereich meines Unternehmens gestartet habe, von Anfang an die Idee und das Ziel, ein im Grunde komplett remote organisiertes Team aufzubauen, ohne Festangestellte, aber mit einem festen, dauerhaft zusammenarbeitenden Team.

Und wenn Sie jetzt diesen Podcast hören, dann kann ich genau damit anfangen. Da sind nämlich durchaus mehrere Menschen im Hintergrund beteiligt.

Das virtuelle Team von Stan Dietz

Da ist Silke als virtuelle Assistentin, die an den Transkripten mitarbeitet, die Texte lektoriert und es auf der Website freistellt. Da ist in der Podcast Bearbeitung Annika Bors mit ihrer Agentur Podcast Wonder, die dann wiederum in dem Fall nicht als Einzelperson, sondern selber wiederum mit ihrem virtuellen Team für alles das sorgt, was nach dem Einsprechen des Podcasts passieren muss, bis das aufbereitet, geschnitten und in die entsprechenden Plattformen eingestellt ist. Da ist mein Experte für unsere Website, der speziell mit dem Theme sich sehr gut auskennt – Jörg, der in Hamburg sitzt und uns immer dann weiterhilft, wenn wir mit der eigenen Gestaltung der Website nicht weiterkommen. Da sind Tobi und Sebastian zwei unterschiedliche Experten, die sich mit Suchmaschinenoptimierung beschäftigen und uns auf unterschiedliche Art dabei unterstützen. Da ist Bartelt, der sich im E-Mail-Marketing auskennt und uns mit dem entsprechenden Programmen coacht und begleitet.

Da sind weitere Personen, die mal mehr, mal weniger intensiv eingebunden sind. Ein Kernteam, das die laufenden Prozesse bearbeitet und abarbeitet, und einige, die eher im Sinne von Experten, aber dauerhaft punktuell immer wieder mithelfen und wissen um unsere Ziele, wissen um das, was wir vorhaben, woran wir gerade arbeiten und dann immer wieder, wenn sie gebraucht werden, mit am Start sind.

Klare Definition von Augaben

Das ist eine wunderbare Zusammenarbeit. Und bis das so funktioniert hat, das muss man ehrlicherweise dazusagen, gab es auch viele, viele Gespräche, viele Versuche, die nicht funktioniert haben. Nicht funktioniert nicht etwa, weil da die falschen Menschen an Bord waren, sondern vielleicht einfach, weil ich selber einiges lernen musste, um das richtig aufbauen zu können. Denn es ist gar nicht so einfach, die eigenen Aufgaben und die, die man weitergeben will, so klar zu definieren, dass sie in dieser Form des Arbeitens weitergebbar sind. Das ist nämlich tatsächlich nicht so trivial, wie wenn jemand einfach jeden Tag mit Ihnen im gleichen Büro ist und sie langsam aber sicher gemeinsam die Aufgaben entwickeln können. Das ist digital und virtuell etwas schwieriger und Sie müssen sehr viel klarer sein darin, welchen Prozess mit welchem Ziel Sie wie auslagern wollen und das auch als klaren Auftrag formulieren.

Virtuelle Teams – 4 Erfolgsfaktoren

Also wenn Sie so wollen – und das gilt für alle die beschriebenen Methoden – gibt es so einige Erfolgsfaktoren, die ich Ihnen aus meiner Erfahrung berichten kann.

Virtuelle Teams: erster Erfolgsfaktor

Das erste ist das, was ich gerade gesagt habe: Sie müssen genau wissen, was und wen Sie suchen, was Sie beauftragen wollen, welches Budget es dafür gibt, bis wann das erledigt werden soll, wie genau die Anforderungen sind. Ob Sie eine Suche in einer Börse für Experten machen, ob Sie eine virtuelle Assistenz suchen oder ob das eine Berater- oder Experten-Rolle in Ihrem virtuellen Team ist. Wo Sie nicht klar sind, kostet es viel Geld und Sie sind nicht wirklich produktiv. Wo Sie sehr klar sind, ist es eine hoch produktive Form der Zusammenarbeit.

Virtuelle Teams: zweiter Erfolgsfaktor

Ein zweiter Punkt ist, auch in dieser Form des Zusammenarbeitens gibt es gute und schlechte Arbeitgeber oder Auftraggeber. Lächle und die Welt lächelt zurück. Das gilt auch hier. Wer Kontakt hält, wer regelmäßig und wertschätzend und verbindlich kommuniziert mit seinen Partnern, wird auch als Auftraggeber und Partner geschätzt. Und die guten und die besten Leute haben immer genug Aufträge potentiell zur Verfügung. Und die bleiben dann auch wirklich bei ihnen an Bord, wenn sie sich dort richtig gut aufgehoben fühlen. Das ist etwas, da kann man im Grunde relativ leicht den Unterschied machen, weil es da draußen sehr viele Leute gibt, die entweder nicht wertschätzend oder gar nicht kommunizieren oder einfach nicht verbindlich sind und nicht wissen, was sie wollen.

Virtuelle Teams: dritter Erfolgsfaktor

Und ein dritter Erfolgsfaktor ist: Bei einer solchen Art des Zusammenarbeitens, auch des Suchens nach den richtigen Partnern haben sie nur Erfolg, wenn sie Freude am Netzwerken haben, wenn sie Lust auf Kontakte haben, wenn sie eine gewisse Experimentierfreude mitbringen und eine Ausdauer, weil eben nicht jeder Versuch sofort funktionieren wird. Das ist hier nicht anders als bei Festangestellten, wo auch nicht jede Bewerbung direkt zu einem Top Leistungsträger wird.

Virtuelle Teams: vierter Erfolgsfaktor

Und das vierte, was ich als Erfolgsfaktor formulieren möchte, ist: Sie brauchen ein klares Konzept, ein Bild, eine klare Vorstellung, welche Art von Unternehmensstruktur und Zusammenarbeit Sie sich vorstellen, sodass daraus wirklich ein klares Bild und ein klares Ziel entsteht. Wenn das aber so ist, dass Sie sagen, es gibt Aufgabenbereiche, wo einer dieser Wege, die ich vorgestellt habe, helfen kann, dann fangen Sie mal an dahingehend weiter zu recherchieren, mal Dinge auszuprobieren. Da können sich ganz neue Perspektiven öffnen.

Erfolgreich virtuelle Teams bilden

Im letzten Abschnitt möchte ich auf den aus meiner Erfahrung mit erfolgsrelevantesten Aspekt eingehen. Wir haben gerade über das Netzwerken und die Lust am Netzwerken gesprochen. Das reale und das soziale Netzwerk, das ist etwas, das enorm wichtig ist, wenn es gelingen soll, einen Pool an potentiellen Leistungserbringern, Freelancern, Partnern, Beratern aufzubauen. Das ist eben anders als bei den festen Mitarbeitern, wo sie einen sehr klaren, durchaus überschaubaren Personenkreis haben. Wir haben hier einen sehr großen Personenkreis mit sehr unterschiedlichen Talenten und Potenzialen, die sie dann eben nur punktuell und auch längst nicht alle tatsächlich einsetzen, aber trotzdem mit viel mehr Menschen auch den Kontakt halten.

Reale Netzwerke für virtuelle Teams nutzen

Welche Netzwerke jetzt für Sie die richtigen sind, das kann wiederum ganz unterschiedlich sein. Das können Berufsverbände sein, Ehemaligen-Vereinigungen an einer Hochschule oder einer Ausbildungsstätte, Anwender-Foren für bestimmte Themen. Denkbar ist alles, was zu Ihren Themen und Anforderungen passt. Ist man dann in einem solchen Kreis regelmäßig engagiert, zeigt sich selber, leistet dort Beiträge, lernt eine Menge Menschen kennen, ist selber bekannt, dann entsteht ein Wissen um die Potenziale, Fähigkeiten und Angebote ganz vieler unterschiedlicher Menschen.

Das ist eine zeitliche Investition, die sich aber langfristig sehr gut lohnen kann. Wenn dann nämlich ein konkreter Bedarf besteht, braucht es vielleicht einfach nur eine kurze Nachricht, eine E-Mail, eine Slack-Nachrichten, ein Telefonat und dann vielleicht einen Zoom-Call. Und Sie wissen, wen Sie anrufen können, wenn eine bestimmte Aufgabe ansteht.

In meinem Fall bin ich Mitglied im Citizen Circle. Das ist ein Netzwerk von Selbstständigen, die sehr häufig im Online-Marketing Bereich unterwegs sind und mit mir die Leidenschaft fürs Reisen und ortsunabhängige Arbeiten teilen. Da habe ich zum einen an wunderbaren Orten sehr interessante Menschen getroffen, zum anderen aber auch einige der Menschen, die heute in meinem virtuellen Team mitwirken, kennengelernt. Und der Vorteil ist: Die kennen sich auch untereinander wiederum. Und es gibt da so viele Vernetzungen, dass selbst wenn ich selbst etwas suche und im Moment niemanden kenne, ich sehr schnell Empfehlungen bekomme von Menschen, auf die ich mich verlassen kann, die ich sehr gut kenne.

In anderen Fällen, in anderen Branchen, werden das ganz andere Netzwerke sein. Aber die Investition in viele Kontakte und das Wissen um die Fähigkeiten unterschiedlicher Menschen, das halte ich für eine sehr, sehr nachhaltige und auf Langfristigkeit angelegte Form des Recruitings für potentielle Partner.

Soziale Netzwerke für virtuelle Teams nutzen

Wenn wir jetzt schon über reale Netzwerke reden, dann möchte ich auch noch eine Lanze brechen für die sozialen Netzwerke. Und zwar mit einem ganz konkreten Fall, den wir vor wenigen Wochen hatten. In meinem Team gibt es eigentlich jemanden, Sandra, die uns sehr gut unterstützt hat in den letzten Monaten in Sachen Videoschnitt. Wir hatten jetzt die Aufgabe, sehr kurzfristig ein Video zu produzieren. Die Produktion selber, die konnten wir ganz gut organisieren, aber der Videoschnitt, der braucht dann eben jemanden, der das kann und der dafür Zeit hat, das zu organisieren.

Nun war genau in dieser allerdings relativ knappen Zeit, die wir dafür zur Verfügung hatten, Sandra, die das sonst immer macht, nicht verfügbar. Jetzt war guter Rat teuer. Bis Montagmorgen musste das abgegeben sein und es war Donnerstagabend. Im Laufe des Freitages waren ganz viele andere Termine, sodass ich erst am Freitagabend beginnen konnte, eine Lösung zu finden.

Jetzt war ich durch meine Vorerfahrungen recht zuversichtlich und habe dann am Freitagabend begonnen, ein sauberes Briefing aufzuschreiben und habe dann in mehreren Facebook-Gruppen diese Aufgabe gepostet und erklärt, worum es mir geht, bis wann das wie fertig sein muss, was meine Anforderungen sind und habe bis Mitternacht als Termin gesetzt, bis dahin hätte ich gerne Antworten.

Einfacher als gedacht

Das Interessante ist das, was dann passiert ist war für mich unglaublich spannend zu beobachten. Ich hatte innerhalb ein, zwei Stunden mehrere persönliche Nachrichten in meinem Posteingang, die beschrieben haben und gezeigt haben, was sie selber tun, wann sie verfügbar sind, mir auch links direkt reingeschrieben haben, wo ich sehen konnte, was sie schon gemacht haben. Da waren direkt 4,5 Personen dabei, denen ich das hätte mit gutem Gewissen beauftragen können, die mir alle zugesagt haben: Bis Sonntagabend ist das Video fertig.

Ich habe letztlich mich entschieden, weil es hier einfach keinerlei Toleranz gab, dass ich das vielleicht ein bisschen verschiebt oder wenn irgendwas nicht richtig gut geht und hab mich auf eine persönliche Empfehlung aus meinem Netzwerk verlassen und jemanden beauftragt, die das dann mir abends zugesagt hat und am nächsten Morgen haben wir einen Zoomcall verabredet und innerhalb weniger Stunden war diese Arbeit dann tatsächlich erledigt.

Talent-Pool für virtuelle Teams erweitern

Ich habe an dieser Stelle tatsächlich auf der einen Seite eine großartige Person gefunden, die sehr anspruchsvolle Videoschnitt-Prozesse übernehmen kann und ich habe mindestens drei weitere, die ich sofort beauftragen würde. Was ich aber besonders schön fand, ist, dass man an diesem Prozess eine ganze Menge sehen konnte. Innerhalb solcher Kreise empfehlen sich Menschen gegenseitig. Da sind andere, die den Post gesehen haben, die sofort einzelne Personen taggen, also markieren, die dann dadurch aufmerksam gemacht werden, dass da etwas ist, was für sie passen könnte. So hilft man sich gegenseitig und das ist so ein schönes Beispiel für eine wirklich gute Kooperation in solchen auch moderierten Gruppen. Was ganz anders ist als das, was man so in der allgemeinen Öffentlichkeit manchmal über die Kommunikation in sozialen Netzwerken hört.

Also moderierte Gruppen mit einem klaren Zweck, in denen nicht wild diskutiert wird, sondern man tatsächlich eine Absicht verfolgt, kann ich nur empfehlen als hervorragende Möglichkeit, kluge Menschen zu finden, die einem weiterhelfen können, die Aufträge übernehmen können. Also das war eine rundum großartige Erfahrung inklusive: Erstens ist die konkrete Aufgabe perfekt gelöst worden und zweitens ist das Netzwerk, der eigene Talent Pool sozusagen, um drei bis vier Personen erweitert worden. Also aus meiner Sicht eine Erfahrung, die mich dazu animiert, so etwas noch viel öfter zu machen.

Kommunikation auf Augenhöhe

Da gibt’s weitere Beispiele, wo man immer wieder sieht, wenn man weiß, was man sucht, wenn man eine Idee hat, wo man die richtigen Netzwerke findet und dann einfach auch sehr gut, sehr verbindlich, sehr freundlich kommuniziert und sehr schnell kommuniziert, dann ist man da auch als Auftraggeber interessant. Das schnelle Kommunizieren und das Verbindliche finde ich ebenfalls enorm wichtig. Wenn man so etwas postet und es ist erledigt, man hat jemanden beauftragt, dann auch tatsächlich allen eine schnelle, freundliche Absage zu schicken, sodass niemand sich zusätzliche Arbeit machen muss, wenn eigentlich der Fisch schon gefangen und der Auftrag erledigt ist. Auch das ist eine Frage des Stils. Wenn Sie da gut kommunizieren, sind Sie wiederum auch ein attraktiver Partner, der von anderen auch weiterempfohlen wird.

Gute Führung von virtuellen Teams

Das waren jetzt einige unterschiedliche Fälle, die alle sich dadurch auszeichnen, dass die Arbeitserledigung nicht mit festangestellten Kern-Teammitgliedern erledigt wird, sondern Sie eher außerhalb des klassischen Suchfeldes Ihr Wirerweitern um virtuelle Assistenten, um punktuell eingesetzte Experten oder um einen dauerhaften Pool an Ihrem virtuellen Team, mit dem Sie Aufgaben erledigen und das Sie in einer etwas anderen Art, aber trotzdem auch mit ähnlichen Werten gut führen können, so wie Sie auch sonst als Arbeitgeber eine gute Führungskraft und ein guter Auftraggeber sein können.

Das sind ganz ähnliche Fähigkeiten, ganz ähnliche Dinge, auf die es ankommt, aber eben auch ein anderer Blick, der sehr viel mehr nach draußen geht, der mit sehr viel mehr Menschen Kontakt hält und Ihnen dann aber auch eine ganz hohe Flexibilität und Leistungsfähigkeit in der Arbeitserledigung bringt.

Das ist vielleicht eine Perspektive, die nicht für alle von Ihnen passen kann, aber wo es mir darum geht, den Blick mal zu öffnen nach draußen, zu anderen Möglichkeiten, von denen ich jetzt nur einige vorgestellt habe. Es gibt noch viel mehr Möglichkeiten, sich Kapazität an Bord zu holen. In diesem Sinne wird Ihnen vermutlich so gehen, dass Sie an der einen oder anderen Stelle, wenn Sie mal googeln oder auch einfach in den Medien über die Begriffe stolpern. Testen Sie mal, überlegen Sie mal für sich, was eben auch Lösungen sein könnten, die für Sie interessant sind. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen gute Erkenntnisse und eine tolle Woche.