Erweitern Sie Ihr Team! – Virtuelle Teams

Bewerbungs- und Kooperationsgespräche müssen nicht in nüchternen Besprechungsräumen stattfinden. Das geht auch bei einem guten Gläschen, am Strand, an der Hotelbar oder in einer Tagung.

Das Bild oben entstand im Januar 2019 in Kapstadt. Während und nach einer Konferenz mit vielen Online-Unternehmern  habe ich dort  viele Gespräche mit interessanten Menschen und potenziellen freien Mitarbeitern geführt.

Bei einem solchen Austausch habe ich mit Anika Bors über das Konzept meines Podcasts und Ihre Angebote zur Unterstützung der Produktion gesprochen. (Wenn Sie ebenfalls einen Podcast ins Leben rufen wollen – sprechen sie mit Ihr 😉 – hier geht´s zu ihrer Website). Ein leckeres Gläschen mit Blick auf den Tafelberg passte da genau.

Warum ich Ihnen das erzähle?

Wenn Ihre Aufgaben wachsen und Sie Verstärkung im Unternehmen suchen – woran denken Sie zuerst?

Die meisten Chefs und Chefinnen haben dann die klassischen Wege im Kopf – selber machen oder eigene feste Mitarbeiter, Zeitarbeit oder das Auslagern an Dienstleister.

Einen anderen Blickwinkel beleuchte ich in der aktuellen Podcastfolge: wie Sie mit freien Mitarbeitern, virtuellen Assistenten und spezialisierten Freelancern Ihr Team erweitern und flexibel wachsen können.

Die Möglichkeiten sind schier unendlich. Doch um sie zu nutzen, braucht es zuerst eine andere Perspektive.

Die andere Perspektive: Netzwerken statt einstellen

Wer freie Mitarbeitende in unterschiedlichen Ausprägungen zu seinem Team ergänzen will, braucht einen anderen Blick auf „Mitarbeit“ als im klassischen Anstellungsverhältnis.

Sind die Partner selbständig und bevorzugen einen Lebensstil mit mehreren Auftraggebern, ergibt sich eine andere Art der Zusammenarbeit. Man begegnet sich als Kunde und Auftragnehmer, muss einzelne Projekte immer wieder neu vereinbaren. Es ist keineswegs selbstverständlich, dass Kapazitäten verfügbar sind, wenn Sie die gerade benötigen. Und es ist erforderlich, mit mehr Menschen im Kontakt und Austausch zu sein. Wollen Sie Ihren Pool an virtuellen Teammitgliedern motiviert und verfügbar halten, müssen Sie mit allen im Kontakt bleiben – auch mit denen, die gerade keine aktiven Projekte mit Ihnen machen.

Das alles ist Vor- und Nachteil gleichermaßen: es erfordert Freude am Netzwerken, gute Kommunikation und gibt Ihnen enorme Flexibilität. Kosten fallen nur an, wenn Sie auch Projektaufträge haben und Sie können für unterschiedliche Aufgaben wirkliche Spezialisten an Bord holen.

Auch in diesem Teil des Arbeitsmarktes gibt es riesige Unterschiede: gute Auftraggeber können die besten freien Talente engagieren – wer unklar kommuniziert, unzuverlässig oder einfach anstrengend in der Zusammenarbeit ist, wird nicht mehr bedient – jedenfalls nicht von den besten Leuten. Die können sich nämlich ihre Kunden aussuchen.

Also – kein Vorteil ohne Nachteil bzw. Anstrengung. Aber es kann sich lohnen. Ich habe in den letzten Jahren viele Gespräche geführt – viele Online, viele bei Veranstaltungen und manche bei Sekt, Cocktail, Essen oder am Strand. Dabei habe ich vieles gelernt. Manches hat toll funktioniert, anderes nicht. Und ich habe viele Formen der Zusammenarbeit ausprobiert.

Einige Wege  möchte ich Ihnen als Anregung heute vorstellen.

5 Wege zu Talenten – flexibel und kompetent

 

Virtuelle Assistenz (VA)

Alles, was jemand als Assistent oder Assistentin im Büro machen kann, geht auch remote. Online. Egal von wo  – um die Ecke oder am anderen Ende der Welt.

Das Berufsbild der „Virtuellen Assistenz“ wird immer beliebter, erlaubt es doch das flexible, ortsunabhängige Arbeiten. Ich arbeite unter anderem mit einer virtuellen Assistentin zusammen, die an verschiedenen Orten auf der Welt reiste und arbeitete, derzeit in Malaysia. Das machen viele so – noch mehr Menschen nutzen diese Arbeitsform zur flexiblen Verbindung von Familie und Beruf und ziehen die Selbständigkeit einer Teilzeitbeschäftigung vor. Die sitzen dann zwar in der Nähe, müssen aber trotzdem nicht ins Büro kommen.

Das Wesen der virtuellen Assistenz ist eine kontinuierliche Zusammenarbeit. Man kennt sich, arbeitet regelmäßig und die oder der VA übernimmt feste Aufgaben nach Aufwand oder in Form einer monatlichen Stundenpauschale. Das Volumen kann variieren – die Aufgaben auch. Das Spektrum reicht von Online-Marketing-Aufgaben (Social Media Kanäle und Websites pflegen) über Buchhaltungsaufgaben bis zu Kundenservice und klassischen Assistenzaufgaben. Manche VAs sind eher Generalisten, andere haben sehr klare Spezialisierungen. Nahezu alles ist möglich.

Die Voraussetzung: die Arbeit muss digital organisiert und gesteuert sein. Sie brauchen feste Besprechungsstrukturen und eine gute Projektsteuerung und Kommunikation. Ist das erfüllt, gibt es kaum eine (Büro-)Arbeit, die Sie so nicht auslagern können. Also jammern Sie nicht, dass da niemand zum Delegieren wäre. 😉

Spezialisierte Freelancer über Plattformen

Es gibt knifflige Aufgabenstellungen, an denen man verzweifeln kann. Da quälen sich Menschen mit fortgeschrittenen Excel-Funktionen, versuchen sich an Videoschnitt oder benötigen jemanden, der eine neue Anlage programmieren kann. Klüger als selbst viel Zeit zu verschwenden ist es meist, jemanden zu suchen, für den das ein Kinderspiel ist.

Genau diesen Menschen gibt es meistens – und er oder sie ist nur wenige Klicks entfernt. Die Zahl der Menschen, die auf diese Art ihre Dienste anbieten, wächst dramatisch und funktioniert weltweit.

Es gibt eine zunehmende Anzahl an Plattformen für Freelancer. Deren Geschäftsmodell ist es, Angebot und Nachfrage zusammen zu bringen und transparent zu machen. Googlen Sie mal – bekannte Adressen sind Twago, Upwork oder Fiverr. Ich habe hier schon tolle Leute gefunden. Der Aufwand, ein gutes Briefing zu erstellen und Zeit in die Auswahl zu investieren, amortisiert sich durch die schnellere und bessere Arbeitserledigung zügig. Zumal man sich die Leute, die einmal tolle Arbeit gemacht haben, am besten merkt und sie dem eigenen „Talent-Pool“ hinzufügt. Im deutschsprachigen Raum ist das Potenzial schon riesig – sind Sie in der Lage, Aufträge auf Englisch zu steuern, wird es unendlich. Das funktioniert für kleine Aufträge genauso wie für mehrmonatige Projekte.

Spezialisierte Dienstleister

Wem das Suchen nach einzelnen Freelancern zu mühsam ist, kann sich auch an spezialisierte Dienstleister wenden, die eine ganz bestimmte Funktion sehr professionell standardisiert haben. Hierzu zählt z.B. Podcastwonder, die Agentur von Anika Bors (Sie wissen schon – Kapstadt). In diese Kategorie zählt der Buchhaltungsservice, das externe Lohnbüro, die Social-Media-Agentur genauso wie die  ausgelagerte Telefonzentrale.

Die Grundidee: lassen Sie Experten ran, statt die Dinge selbst neu zu erfinden. Das ist pro Stunde teurer als eine eigene Kraft. Sollte aber so viel effizienter sein, dass am Ende die Kosten geringer sind und die Qualität höher ist.

Netzwerke als Sourcing-Strategie

Wem Plattformen zu anonym sind, für den gibt es eine ganz andere Form der Suche nach Talenten: Netzwerke. Das können Berufsverbände, Absolventenvereinigungen, Anwenderforen oder andere Netzwerke sein. Ist man bereit und motiviert, sich aktiv einzubringen und knüpft man gerne Kontakte – kann das ein Quell für tolle Talente sein.

Ich lerne und profitiere sehr aus meinen Netzwerken. Sprechen wir mit dem Blick auf die Gewinnung von Mitarbeitern und Auftragnehmern, hat für mich ein Netzwerk ortsunabhängiger und überwiegend im Online-Bereich aktiver Selbständiger besondere Bedeutung. Beim Citizen Circle verbinden sich die Leidenschaft zum Reisen und ortsunabhängigen Arbeiten mit einer vielfältigen und hohen Kompetenz in Sachen Online-Marketing. In meinem Fall perfekt.

Aus diesem Netzwerk ist ein großer Anteil meiner aktuellen „virtuellen“ Teammitglieder entstanden. Und das Beste: ich könnte mir kaum eine Aufgabenstellung vorstellen, zu der ich nicht kurzfristig eine geeignete Person empfohlen bekäme.

Hier kommt zur Plattform der persönliche Kontakt. Das erfordert mehr Initiative, Zeiteinsatz und Verbindlichkeit, lohnt sich aber gleich mehrfach.

Das virtuelle Team

Das Zusammenarbeiten mit Freelancern wird manchmal als Notlösung oder billigere Alternative zum „richtigen“ Mitarbeiten missverstanden. Viele sprechen von „Externen“.

Das lässt große Potenziale ungenutzt.

Immer mehr Menschen ziehen die freiere und selbständigere Arbeit einem festen Anstellungsverhältnis vor. Selbständige Partner im Team denken selbst oft unternehmerisch mit, bringen eigene Ideen und Netzwerke mit ein.

Mein Ziel bei der Suche nach Talenten war immer das eigene, virtuelle Team. Ich wollte nie komplette Leistungen z.B. im Online-Marketing umfangreich an Agenturen auslagern, sondern lieber selbst die Talente und Experten auswählen und zusammenstellen, die für mich am besten passen.

In der Führung ist das nicht weniger anspruchsvoll als bei Teams aus fest angestellten Mitarbeitern. Es braucht klare Ziele und Vereinbarungen, regelmäßige Kommunikation und Gelegenheiten zur Teambildung. Ist man bereit, hier zu investieren, können stabile Strukturen entstehen, in denen innerhalb des Teams viele Dinge abgestimmt werden können und für jede Funktion eine sehr gut geeignete Person an Bord ist.

Ist das einfach? Nein.
Geht das für jeden? Nein.

Lohnt sich der Gedanke? Aber ja.

Entscheidend ist eine Haltung, bei der freie Mitarbeiter an dritten Orten
genau so Teil des Teams, Teil des „Wir“ sind,
wie die festangestellten Menschen am Firmensitz.

Welche Aufgaben für solche Art des Zusammenarbeitens geeignet sind – das kann von Branche zu Branche völlig unterschiedlich sein.

Was ich im Online-Business praktiziere, kann ein Handwerker mit spezialisierten Fachkräften umsetzen. In Dienstleistungsbereichen funktioniert das nahezu überall.

Vor allem kann man sich so Kompetenzen ins Haus holen, die man als volle Stelle weder benötigen noch finanzieren könnte. Wachsen Bedarf und Umsatz, können – bei beidseitigem Interesse – aus solchen Arbeitsformen durchaus auch dauerhafte Arbeitsverhältnisse werden. Das ist ja nicht verboten. Nur ist es eben längst nicht der einzige Weg, dauerhaft mit tollen Menschen zusammenzuarbeiten.

In diesem Sinne denken Sie vielleicht mal neu nach über Aufgaben, die Sie gerne abgeben würden oder bei denen Ihnen jemand gut täte, der sich damit wirklich auskennt.