22 – Einarbeitung: holpriger Start oder perfektes Onboarding?

Die Themen:

• Einarbeitung – warum sie so wichtig ist und was häufig schiefgeht.
• Preboarding – von Vertragsunterzeichnung bis zum Arbeitsbeginn.
• Der erste Tag – schlechte Party oder toller Empfang?
• Ein guter Plan – „Friss oder stirb“ oder Roadmap zum Erfolg?
• Gute Führung – Feedback, Meilensteine und intensives Kennenlernen.
• Entscheidungen – was tun, wenn es nicht so passt, wie gedacht?
• Abschluss mit Erfolg – Feiern Sie den Übergang in die langfristige Zusammenarbeit.

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne. Oder auch nicht. Heute geht es darum, wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gelingt oder woran sie oft auch scheitert.

Mit dem Zauber ist das ja so eine Sache. Eigentlich sollte man meinen, wenn man sich füreinander entschieden hat, der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, dann sollten sich beide Seiten eigentlich freuen und ein toller Prozess beginnen. Das ist aber bei weitem nicht überall so. Manchmal denke ich, warum ist eigentlich der Prozess der Beschaffung von Motorenöl oder Kopierpapier besser organisiert als der Prozess der Einarbeitung? Denn auf dem Weg zwischen Unterschrift unter den Arbeitsvertrag und dem Ende der Probezeit gibt es eine ganze Menge Gelegenheiten, die Dinge entweder richtig gut zu machen oder teures Lehrgeld zu zahlen.

Einarbeitung: Der Idealfall

Im Idealfall ist es so: Man freut sich auf den Job bzw. den oder die Neue. Der erste Tag ist ein beeindruckend schöner, gelungener Auftakt. Die Orientierung erfolgt zügig. Man hat klare Ansprechpartner, wächst in die neue Aufgabe hinein, lernt sich kennen und kommt ziemlich schnell in eine Situation von motivierter Produktivität und hat den richtigen Platz. Und das Unternehmen hat umgekehrt schnell eine Klarheit, ob die Person so wie gehofft auch in das Team und zu der Aufgabe passt. Und man erreicht – vielleicht auch schon längst vor dem Ende der Probezeit – einen Zustand, dass man sagt: Ja, wir können dauerhaft gemeinsam eine tolle Entwicklung machen. Das wäre der Idealfall.

Vermeidbare Fehler bei der Einarbeitung

Dieses Idealbild einer Einarbeitung, das kann tatsächlich so gelingen, aber klar ist natürlich, das braucht eine ganze Menge, was zusammenspielen muss, damit solch gute Prozesse herauskommen. Das Thema braucht eine hohe Priorität. Es braucht klare Ansprechpartner. Zu all den Dingen kommen wir später. Zuerst möchte ich aber nochmal ein paar Beispiele nennen von Themen, die uns immer wieder in der Praxis begegnen, wo man dann denkt: das könnte man eigentlich schon besser machen. Denn es geht ja um richtig viel.

Mitarbeiter, die vor dem ersten Arbeitstag abspringen

Machen Sie sich bewusst, wie viel Zeit, Geld und Energie man aufwendet, bis man eine geeignete Person gewonnen hat, ausgewählt hat und sich dann zu einer vertraglichen Einigung durchgerungen hat, damit es losgehen kann. Und dann ist es doch tatsächlich so, das für mich erschreckende Zahlen bei Umfragen immer wieder entstehen, dass bis zu 30 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter gar nicht bis zum ersten Arbeitstag kommen, weil sie schon vorher wieder abspringen. Das sind ja dramatische Kosten und da beginnt im Grunde der Einarbeitungsprozess schon. Also deutlich vor dem ersten Arbeitstag. Ab dem Moment der Vertragsunterzeichnung.

Die Einarbeitungsphase ist ein bleibender Eindruck

Das zweite ist, wenn Sie sich mal selber erinnern oder andere Fragen: Wie war denn deine Einarbeitung, ihre Einarbeitung hier bei uns oder in anderen Unternehmen? Dann ist das Spektrum dessen, was man so hört, total unterschiedlich. Ganz oft hab ich gehört: Naja, am Anfang kam ich dahin und eigentlich wusste keiner so recht, wer ich bin. Und es gab auch gar keinen Arbeitsplatz. Es hat zwei Wochen gedauert, bis ich ein Laptop hatte oder bis ich mal wusste, wo ich denn jetzt überhaupt hin sollte. Das sind so die einen Dinge, dass Organisation nicht funktioniert hat.

Oder Menschen berichten davon, dass sie vier Wochen lang nur ganz viele Dokumente wälzen und sich reinlesen mussten und sonst noch gar nicht so wirklich was passiert ist. Oder andere berichten davon, dass sie eigentlich auf ganz viele Reisen immer nur mitlaufen und ganz viel beobachten können, aber eigentlich noch gar nichts tun können und auch damit nicht wirklich glücklich sind.

Natürlich gibt’s auch viele positive und viele bessere Beispiele, die immer wieder berichtet werden. Aber manchmal gibt’s auch sogar noch diesen guten alten Satz von wegen: Ach, bei uns wird man ins kalte Wasser reingeworfen. Wer das übersteht, der ist nachher hier zu gebrauchen. Und wer es nicht schafft, der passt sowieso nicht zu uns. Bisschen rabiat, aber natürlich auch eine Strategie.

Der Einarbeitungsprozess als Kennenlernphase

Sind diese oft plastisch geschilderten Erlebnisse zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses sehr klar als nicht so optimal erkennbar, gibt es andere Fehlerquellen, die ein bisschen schwerer zu entdecken sind, weil sie ein bisschen tiefer in der Struktur des ganzen Einarbeitungsprozesses liegen. Denn schließlich ist es ja eine Aufgabe des Einarbeitungsprozesses möglichst früh und in jedem Fall während der Probezeit herauszufinden: Passen Mensch und Aufgabe, Mensch und Firma richtig gut zusammen, sodass man mit hundertprozentiger Überzeugung langfristig zusammenarbeiten kann und will.

Mögliche Fehlerquellen

Und nicht immer sind Unternehmen in der Lage, das sicher und fundiert zu entscheiden. Das kann daran liegen, dass die Struktur der Einarbeitung nicht so besonders geschickt gewählt ist. Wenn es beispielsweise Tradition im Unternehmen ist, dass neue Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen erst einmal durchlaufen, um den Prozess des Unternehmens kennenzulernen und die kommen dann erst nach vier Wochen oder sogar erst nach der Probezeit zu der späteren Führungskraft, wie soll dann eine Führungskraft zu einer fundierten Bewertung und man zu einem guten Kennenlernen kommen, dass man während der Probezeit überhaupt eine Entscheidung treffen kann?

Oder wenn die Zusammenarbeit mehr ein unverbindliches Lernen und sich Ausprobieren ist und es nicht wirklich klare Ziele, gutes Feedback und Aufgaben gibt, mit denen auch jemand zeigen kann, was er oder sie kann und wie das zusammenpasst, dann kommt man eben auch nur zu dem Gefühl: Also entweder passt es gar nicht – das ist leicht. Oder es ist alles super. Das ist auch leicht. Aber dieser Graubereich dazwischen, da werden nach meiner Erfahrung viel zu viele Kompromisse gemacht, weil man sich nicht traut oder nicht gut genug vorbereitet, den Einarbeitungsprozess auch so gestaltet, dass man sich wirklich richtig intensiv kennenlernt und gemeinsam weiß, wo liegen Stärken und Potenziale des Mitarbeiters und wo liegt die richtige Karriereentwicklung, die das Unternehmen auch anbieten kann.

Onboarding – Fehlerquellen und Erfolgsfaktoren

Und wenn Sie so wollen, gibt es noch eine dritte Stufe von Fehlerquellen oder Erfolgsfaktoren. Da gefällt mir in dem Fall der englische Begriff des Onboarding besser als das Einarbeiten, weil das Einarbeiten so funktional klingt. Im Grunde geht es aber um viel mehr. Ist es ein richtig gelungener Prozess, dann ist es ein Kennenlernen und auch ein sich Begeistern füreinander. Im Idealfall. Und dazu gehört, dass man viel übereinander weiß, dass der neue Mitarbeiter die neue Mitarbeiterin versteht: Was ist das für ein Unternehmen? Welche Menschen sind da prägend? Wie tickt das Unternehmen? Was sind die Werte? Wofür stehen die? Was wollen die in der Welt verändern? Was sind deren Erfolgsmuster? Was kann ich da lernen? Welche Perspektiven gibt mir das?

Die Qualität der Einarbeitung setzt Maßstäbe für die Zukunft

Und im Idealfall steigt die Motivation und die Begeisterung, die innere Überzeugung, an der richtigen Stelle zu sein, während dieser Einarbeitungsphase – natürlich mit Schwankungen und Auf und Abs – zu einer richtig stabilen und dauerhaft hohen Motivation. Und wir sagen gerne: die Qualität von Identifikation und Motivation, die jemand während der Einarbeitung Phase erreicht, ist möglicherweise auch eine Obergrenze für das, was in den nächsten Jahren im Produktivsein im Unternehmen möglich ist.

Und umgekehrt wird genauso ein Schuh draus. Lernen wir als Unternehmen, als verantwortliche Führungskräfte den Menschen, der neu zu uns kommt, der bereit ist, seine Lebenszeit im Unternehmen einzubringen, auch so gut kennen, dass wir ein Gefühl haben, dass wir verstehen, welche Lebensziele hat jemand, welche Werte sind jemandem wichtig, welche Stärken und Potenziale hat jemand? Und was ist die richtige Aufgabe? Was sind passende Karrierewege für diese Person? Und passt das so zusammen, dass wir Freude daran haben, diesen Menschen zu begleiten und weiterzuentwickeln und gemeinsam einen Teil des Weges in den nächsten Jahren zu gehen?

Onboarding – Mitarbeiter an Bord holen

Das ist und klingt jetzt bewusst sehr menschlich und auch sehr emotional. Und genau darum geht es auch. Denn Einarbeiten in den Prozess, das ist relativ unkompliziert, das kann man mit Checklisten machen. Aber eigentlich geht es im Sinne eines Onboardings darum jemanden ins Team zu holen, jemanden kennenzulernen, Vertrauen aufzubauen, klare Perspektiven zu sehen, die nicht auf einem opportunistischen Denken – Ich will den Job behalten – basieren, sondern die damit zu tun haben, dass man sagt: die Person und das, was sie an Potenzial entwickeln kann, passt zu dem Unternehmen und den Aufgaben und Möglichkeiten, die wir bieten können.

Und wenn das gelingt, dann steht am Ende einer Einarbeitung Begeisterung und eine wirklich emotionale und tiefe und rational klare Entscheidung: Jawoll! Diesen Weg gehen wir gemeinsam weiter. Wenn es richtig gut läuft, müssen Sie nicht bis zum Ende der Probezeit warten. Eine Probezeit kann man auch verkürzen. Wenn man klar ist und klare Spielregeln vereinbart hat, klare Ziele hat, eine klare Perspektive hat und eine klare Entscheidung treffen kann, dann muss man nicht warten, bis die sechs Monate rum sind, wenn man nach drei Monaten sagen kann: Okay, wir sind richtig produktiv. Das passt hervorragend. Das ist eine dauerhafte Perspektive. Dann ist es ein tolles Zeichen von Wertschätzung, wenn Sie sagen, wir beenden die Probezeit früher.

Potenziale erkennen

Neben all dem, was wir jetzt gehört haben, würde ich immer noch auf zusätzliche Potenziale achten, die ein Einarbeitungsprozess für die beteiligten Personen und das Unternehmen haben kann. Auch das hängt sehr mit Branche, Vorerfahrungen, Kompetenz der neuen Person zusammen. Aber man kann beispielsweise fast nicht genug an Zeit und Energie dahinein investieren, einfach auch die Potenziale einer Person gut kennenzulernen. Also beispielsweise über eine Persönlichkeitsanalyse, ein entsprechendes persönliches Coaching oder Team-Workshops, Feedback von unterschiedlichen Teammitgliedern, Gespräche über die Mission des Unternehmens, über die Werte des Unternehmens mit den Gründern möglicherweise zu führen, die eine hohe Identifikation auf der einen Seite ergeben für die neue Person im Unternehmen mit dem Unternehmen, aber auch umgekehrt ein klares Verständnis für das Potenzial des Menschen, der da neu mit am Start ist.

Ein hohes Potenzial kann auch darin liegen, wenn jemand mit frischem, unverstelltem Blick neu in ein Unternehmen kommt und eine Menge Vorerfahrungen mitbringt. Dann kann so jemand eben auch ein tolles Feedback zu dem geben, wie bisher Prozesse laufen und wie man vielleicht auch mal neue Fragen stellen könnte, die denen, die schon lange dabei sind – Stichwort Betriebsblindheit – gar nicht mehr so sehr einfallen. Auch das Weiterentwickeln des Einarbeitungsprozesses als solcher sollte immer mitlaufen, dass man am Ende des Prozesses auch draufschaut: Was kann man denn nächstes Mal besser, anders, noch wirksamer machen?

Und möglicherweise nutzen sie die Menschen, die neu im Team sind und ihren frischen Blick und ihre Eindrücke über ihr Unternehmen auch dazu, O-Töne zu sammeln, die sie in ihrem Arbeitgeber-Marketing wiederum einsetzen können. Das können also je nach Branche ganz unterschiedliche Dinge sein. Aber verstehen Sie jeden Einarbeitungsprozess auch als eine Chance, die eigene Organisation weiterzubringen.

Das Ende der Probezeit

Es lohnt sich auch, ans Ende der Einarbeitungs- und damit oft auch der Probezeit zu schauen. Für die etablierten Führungskräfte und das Unternehmen ist das Ende der Probezeit oft eine Formsache, die oft gar nicht bewusst wahrgenommen wird, weil man sich, wenn es gut gelaufen ist, schon Wochen vorher innerlich klar entschieden hat: Mit der Person arbeiten wir natürlich weiter. Dann ändert sich eigentlich nichts.

Für den Menschen in der Mitarbeiterperspektive sieht diese Welt ganz anders aus, weil man häufig Entscheidungen für einen Mietvertrag, für ein neues Auto, für einen Umzug zurückstellt auf das Datum, bis die Probezeit rum ist. Emotional ist dieser Zeitpunkt für die Menschen in der Mitarbeiterperspektive viel wichtiger als für das Unternehmen.

Wertschätzung zeigen

Und es empfiehlt sich diesen Tag tatsächlich auch ganz bewusst zu begehen. Ob das eine Mini-Feierstunde ist, eine kleine Kaffeepause zusammen oder man eine Flasche Sekt aufmacht oder irgendwie dem eine schöne Form gibt und jemandem auch deutlich macht und allen drumherum deutlich macht: Das war eine klasse Phase bis hierhin und wir freuen uns, dauerhaft und unbefristet gemeinsam weiterzuarbeiten. Auch da: Form egal, aber es sollte einen Stellenwert haben.

Ich hab’s weiter vorne schon mal gesagt, wenn man sich klar ist, dass die Zusammenarbeit dauerhaft sein wird, denken Sie darüber nach, die Probezeit zu verkürzen. Wenn Sie sich sicher sind, hat es für den Arbeitgeber gar keinen Nachteil. Und für den Mitarbeiter ist es ein enormes Zeichen von Wertschätzung.

Wir passen nicht zusammen – was tun?

Jetzt werden Sie vielleicht sagen Ja, das klingt ja gut, so soll das sein. Aber was mache ich denn, wenn man merkt, so ganz hundertprozentig passen Mensch und Aufgabe, Erwartungen und Realität dann doch nicht zusammen? Klar ist ja: Wenn’s gar nicht passt, ist es leicht. Dann trennt man sich und merkt, es hat nicht funktioniert. Schwieriger sind die Fälle zwischen: man weiß es nicht so richtig und es ist ganz gut, aber nicht so richtig gut. Und auch dann oder gerade dann ist die Qualität von guter Führung und eines guten Einarbeitungsprozesses gefragt.

Grundbotschaft: Wir brauchen enge, persönlich nahe Führung, guten Austausch, frühes und mehrfaches Feedback und dann das Vereinbaren von Aufgaben, des Formulieren von Erwartungen und damit einen Prozess, der dem Mitarbeiter der Mitarbeiterin die Chance gibt, sich zu zeigen, zu wissen, was erwartet wird und wo vielleicht das Gezeigte noch nicht zu dem passt, was man sich vorstellt, um dann gemeinsam zu sehen: Ist das entwickelbar? Ist es lernbar?

Neue gemeinsame Wege finden

Es kann ja auch sein, dass zwar vielleicht die gezeigte Leistung, auch die gesamte Persönlichkeit, doch ein bisschen anders ist als das, was man ursprünglich erwartet hat, dass man aber sehr wohl, wenn man auch in der Aufgabe eine gewisse Flexibilität hat, sagt: Wir finden einen guten Weg, wie das dann doch richtig gut zusammenpasst. Es kann aber auch sein, dass man sagt, bestimmte Kompetenzen fehlen noch oder bestimmte Verhaltensweisen müssen sie ein bisschen verändern, damit wir mit hundertprozentiger innerer Gewissheit Ja sagen können. Wenn man darüber offen spricht und allen Beteiligten die Chance gibt, über einige Wochen zu zeigen, dass es da eine Entwicklung gibt in die richtige Richtung, dann ist man wieder bei einem klaren, hundertprozentigen inneren Ja.

Kommt man dann tatsächlich zu dem Schluss, dass man nicht zu 100 Prozent Ja zueinander sagen kann, dann ist die Botschaft eben auch: Kommunizieren Sie das frühzeitig – auch wenn Sie nicht zu einer sofortigen Trennung neigen. Denn auch das ist eine Frage des Stils. Obwohl man kurze Kündigungsfristen in der Probezeit hat, kann es durchaus der bessere Weg sein zu sagen, man gibt einem Mitarbeiter auch einfach eine Chance, sich umzuschauen und nicht plötzlich ohne Job dazustehen. Solange die grundsätzliche Leistung funktioniert und es ein fairer Austausch ist, kann man ja durchaus auch sagen, dass man die Probezeit zu Ende führt, kündigt frühzeitig an, dass man danach nicht fortsetzen wird und bietet damit dem Mitarbeiter auch die Chance, sich relativ nahtlos für etwas Neues zu entscheiden und zu bewerben.

Also die Frage, wie man sich trennt, ist natürlich auch ein Aspekt, der Arbeitgeberattraktivität ausmacht. Ich sage immer gerne: der wahre Charakter eines Unternehmens zeigt sich eher beim Trennen, weil beim Einstellen bemühen sich ja alle, ein gutes Bild abzugeben. Beim Ende des Arbeitsverhältnisses zeigt sich dann der wahre Charakter. Aber das wird nochmal eine eigene Folge sein. Also wenn es nicht anders geht und Sie zu dem Schluss kommen, es nicht fortzusetzen, denke ich, ist es ein Gebot der Fairness, sehr früh darüber zu kommunizieren, beiden Beteiligten die Chance zu geben, die Situation zu wenden und zu drehen und Sie doch davon zu überzeugen, dass es passt, oder aber eben die Zeit zu haben, sich neu zu orientieren.

Gelungene Einarbeitung

Sie sehen also, eine richtig gelungene Einarbeitung ist im Idealfall ein gelungener Prozess voller Vorfreude, Wertschätzung mit einem tollen ersten Arbeitstag und ersten Tagen, mit einem klaren Plan, klaren Verantwortlichkeiten, Menschen, die sich um den Neuen, die Neue kümmern, der Chance, richtig gut hineinzufinden in die Aufgabe, dann mit einem Abschluss eines gefeierten Endes der Probezeit als Übergang zum dauerhaft produktiven Zusammenarbeiten. Im Idealfall mit hoher Begeisterung für das Unternehmen und für den neuen Mitarbeiter die neue Mitarbeiterin.

In jedem Fall aber ist eine gute Einarbeitung der direkte Weg dazu, zu einer sicheren Einschätzung zu kommen: Ist es eine Entscheidung, die dauerhaft richtig ist oder nicht? Im Übrigen ist es zwar schade, aber es ist nicht so schlimm, wenn innerhalb der Probezeit eine etwas höhere Fluktuation entsteht, wenn Sie merken: Nein, wir passen nicht wirklich richtig gut zusammen. Das zeichnet im Übrigen viele Hidden Champions auch aus. In der Probezeit am Anfang ein stärkeres Aussieben. Aber die Menschen, für die man sich dann entscheidet, bleiben dann sehr langfristig im Unternehmen. Das ist letztlich für alle Beteiligten die bessere, die produktivere und die befriedigendere Variante.

Vielleicht nutzen Sie diese Podcastfolge als Impuls, sich mit dem Thema Einarbeitung intensiver zu beschäftigen. Fragen Sie mal Mitarbeiter, wie Sie die eigene Einarbeitung oder die bei den zuletzt dazugekommenen neuen Mitarbeitern erlebt haben. Und nutzen Sie die Chance, wenn der oder die nächste Neue dazukommt diesen Prozess Schritt für Schritt zu verbessern. Jeder Schritt in diese Richtung macht Sie produktiver, macht das Unternehmen attraktiver und erhöht die Chance, dass die richtig guten Bewerber, die bei Ihnen unterschrieben haben, auch nicht nur an Bord bleiben, sondern auch mit höchster Motivation und Produktivität an Bord bleiben. In diesem Sinne freuen Sie sich auf die nächsten neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und die Gelegenheit, Ihre Einarbeitung noch besser zu machen.