Was unterscheidet eigentlich Holz hacken oder Blumen umtopfen vom Alltag im Arbeitsleben? Warum sind wir manchmal außergewöhnlich produktiv und manchmal nicht? Glücksforscher Mihaly Csikszentmihalyi hat den Begriff des „Flow“ geprägt – als Bezeichnung für diesen außergewöhnlich produktiven Zustand, in dem wir alles um uns herum vergessen und voll und ganz in einer Aufgabe aufgehen. Hinterher stellen wir dann erstaunt fest, was wir gerade alles geschafft haben – und wie erfüllend sich das anfühlte. Die Frage in dieser Folge: Wie können wir diesen Zustand häufiger erleben?

Themen:  

• Zwei Welten: Arbeiten im Flow versus „normale Arbeit“  
• Exkursion zum Glück: Wie sich Flow-Zustände anfühlen und was wir dabei leisten
• Booster für Produktivität: Die unglaubliche Wirkung des Arbeitens im FLOW
• Geheimnis Nr. 1 – Fokus: Wie die Konzentration auf genau eine Tätigkeit Flow ermöglicht 
• Geheimnis Nr. 2 – Herausforderung: Wie das rechte Maß an Spannung uns in Höchstform  bringt.  
• Geheimnis Nr. 3 – Feedback: Wie wir den Fortschritt spürbar machen – oder der Holz-Hack Effekt 
• Flow-Kultur: Wie Sie für Ihre Teams und das ganze Unternehmen eine Flow-Kultur schaffen 

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Wenn Sie im Coaching oder als Workshop Ihre Produktivität im Unternehmen steigern wollen – sprechen Sie uns an und holen Sie Flow in Ihren Alltag.

Arbeiten im Flow

Die drei Geheimnisse höchster Produktivität

Haben Sie mal darüber nachgedacht, warum Rasenmähen oder Blumen umtopfen so viel befriedigender ist als das, was wir normalerweise auf der Arbeit erleben? Was dahinter steckt und welche Geheimnisse uns dabei helfen mit großer Leichtigkeit eine hohe Produktivität zu erreichen, darum geht es heute.

Vielleicht werden Sie jetzt sagen: Rasenmähen, Blumen umtopfen, das ist ja Freizeit. Aber darum geht es mir gar nicht, sondern auch beim Arbeiten erleben wir Zustände ganz unterschiedlicher Produktivität. Da gibt es so normale Tage, da hat man irgendwie was geschafft, ist abends auch platt, aber naja, so richtig produktiv ist es nicht immer. Und es gibt andere Momente und Tätigkeiten, in denen gehen wir so auf, vergessen die Zeit um uns herum und sind wahnsinnig produktiv. Und das ist meistens sogar erfüllender und beglückender als so normale Arbeitstage mit all den üblichen Ablenkungen.

Und genau um diese Unterschiede in der Produktivität geht es mir heute und darum, welche Bedingungen man schaffen muss, um mit Leichtigkeit eine hohe Produktivität zu erreichen. Und das meint eben genau nicht, sich mehr anzustrengen, mehr zu arbeiten, sich mehr zu disziplinieren, sondern die richtigen Bedingungen für ein hoch produktives Arbeiten mit Leichtigkeit zu erzeugen. Dafür gibt es den Begriff des Flow-Zustandes. Den hat der ungarisch stämmige Glücksforscher Mihály Csíkszentmihályi schon vor ich glaube fast dreißig Jahren erfunden und zum ersten Mal in seinem Buch Flow beschrieben. Und für ihn ist es ein, wenn Sie so wollen, Geheimnis des glücklichen Lebens. Es geht nämlich nicht darum, einen Traumjob zu haben, sondern die Dinge, die man tut, möglichst oft in einem Flow-Zustand zu tun.

Der Flow-Zustand

Das klingt ganz schön ambitioniert. Ich weiß. Aber aus meiner eigenen Erfahrung kann man unglaublich viel dafür tun mehr von den Dingen, die man tut in einem Flow-Zustand zu erleben und damit enorm zuzulegen in der Produktivität, aber eben auch in der eigenen Erfüllung und in der Lebensqualität.

Ich werde sie mitnehmen diesen Flow-Zustand mal zu ergründen – Sie alle kennen den – und dann auch zu ergründen, was denn so die Schalter sind, die man umlegen kann, die Voraussetzungen, die wir schaffen können, um leicht in diesen Flow-Zustand hineinzukommen. Und im dritten Teil geht es dann natürlich auch darum, wie man das in den Alltag integrieren kann. Und da geht es zum einen darum, wie Sie selbst als Person Ihre eigene Produktivität so steigern können und einfach erfüllender und besser und produktiver arbeiten können, aber auch, wie Sie die Voraussetzungen schaffen, dass das Ihren Teams, die Sie führen, zugutekommt und sogar im Unternehmen eine Kultur schaffen und Arbeitsspielregeln, Arbeitsbedingungen, die dazu führen, dass man möglichst viel dessen, was man tut, in einem so erfüllenden produktiven Flow-Zustand machen kann. Also ich kann Ihnen versprechen, das lohnt sich. Bleiben Sie dran.

Wir alle kennen Flow-Erlebnisse

So sehr das Konzept vielleicht erst einmal ambitioniert klingt, so einfach und praktisch ist es, das tatsächlich zu verstehen und nachzufühlen. Denn das Gute ist: Wir alle kennen Flow-Erlebnisse. Wir würden sie vielleicht so nicht bezeichnen. Interessant ist, dass das natürlich damit zusammenhängen kann, dass es Tätigkeiten gibt, die wir besonders gerne machen, besonders leidenschaftlich machen, vielleicht auch im Hobbybereich machen.

Das, was Flow-Erlebnisse so gemeinsam haben, ist, dass wir voll konzentriert in einer Aufgabe aufgehen, alles um uns herum vergessen, auch gar nicht mehr so ein richtiges Zeitgefühl haben, aber hochkonzentriert und produktiv vorgehen. Das hat aber nicht nur damit zu tun, dass wir etwas vielleicht gerne machen. Das werden wir gleich sehen. Ähnlich ist für mich dieses fantastische Phänomen des letzten Tages vor dem Urlaub. Da schaffen wir Dinge in einer Geschwindigkeit, treffen Entscheidungen, räumen den Schreibtisch leer, erledigen, kommunizieren, was alles noch zu tun ist. Das hätte vorher drei Tage gedauert, was jetzt in einem Tag funktioniert. Es geht mir regelmäßig so, wenn ich das bei mir oder anderen beobachte, dass man sich wundert, wozu man in der Lage ist, wenn man einfach nicht mehr ausweichen kann. Das gilt nicht nur für Dinge, die man besonders gerne macht, sondern es hat offensichtlich auch mit den Umständen zu tun.

Jetzt möchte ich Sie gerne mal mitnehmen, um diesen Flow-Zustand mal näher zu ergründen und zu verstehen. Jetzt kommt es ein bisschen darauf an, wo Sie mir gerade zuhören. Wenn Sie gemütlich im Wald spazieren gehen oder irgendwo sitzen, dann können Sie bei dem nächsten Abschnitt tatsächlich die Augen schließen und sich Momente vorstellen. Wenn Sie Autofahren, sollten Sie das nicht tun, dann halten Sie vielleicht an oder machen Sie das später nochmal.

Flow-Momente – Momente höchster Produktivität

Ich möchte Sie nämlich einladen, mal an Situationen zu denken, die Sie mit einer gewissen Flow-Wirkung erleben. Das können Arbeitssituationen sein, Aufgaben, in denen sie voll aufgehen, bei denen sie alles um sich herum vergessen können, voll eintauchen in die Tätigkeit und dabei dann hoch produktiv sind. Das kann auch im privaten, persönlichen Bereich eine Tätigkeit sein, die Sie mit dieser Hingabe erledigen. Also egal aus welchem Lebensbereich, denken Sie mal drüber nach, was es für Tätigkeiten in Ihrem Leben gibt, bei denen Sie sofort die Idee haben, da gehen Sie richtig drin auf, da vergessen Sie alles um sich herum und sind hoch produktiv. Und wenn Sie eine solche Tätigkeit haben, dann würde ich Sie mal da ein bisschen hineinführen.

Versuchen Sie mal, sich zu vergegenwärtigen, wie Sie in dieser Situation agieren. Vielleicht machen Sie sich vor Ihrem inneren Auge bewusst, wo Sie sind, was Sie dann auch tun. Was sehen Sie um sich herum? In welcher Umgebung arbeiten Sie? Vielleicht sind Sie im Büro, vielleicht sind Sie draußen, vielleicht sind Sie in einem Unternehmensgebäude. Erleben Sie nochmal bewusst nach, was Sie da tun.

Vielleicht spüren Sie, wie Sie sich bewegen, womit Sie Kontakt haben. Vielleicht haben Sie eine klare Vorstellung, was Sie genau tun. Wie bewegt Sie sind, wie aktiv Sie sind, ob Sie mit anderen sprechen oder alleine arbeiten. Und vielleicht spüren Sie, wie sich das anfühlt, wenn Sie so richtig mitten in dieser Tätigkeit sind. Hoch produktiv, voll konzentriert, fokussiert auf dieses eine Tun. Und wenn Sie dann auch mal für sich reflektieren, was Sie da über sich denken, was Sie sich zutrauen, wie Sie mit unvorhergesehenen Dingen umgehen. Und lassen das mal so ein bisschen vor Ihrem inneren Auge Revue passieren, dann sind Sie im Idealfall mitten in einem solchen Flow-Moment.

Wann kommen wir in einen Flow-Zustand?

Wenn man diese Situationen, wie Sie sich nun vielleicht gerade auch selbst eine vorgestellt haben, dann näher betrachtet, fällt zum einen auf: Das können völlig unterschiedliche Dinge sein. Bei dem einen ist es das Erstellen einer komplexen Excel-Tabelle. Der nächste macht einen Jahresabschluss fertig. Wieder jemand bereitet eine Präsentation vor. Oder es ist ein Kundenberatungsgespräch, in dem man so komplett aufgeht. Das kann völlig unterschiedlich sein. Es kann eine körperlich sehr aktive und anstrengende Tätigkeit sein. Es kann eine rein geistige Tätigkeit sein. Das kann ein Gespräch, eine Interaktion im Workshop mit anderen Menschen gemeinsam sein. Das kann eine Arbeit ganz für sich alleine sein. Da gibt es im Grunde keine Einschränkung auf die Art der Tätigkeit.

Aber interessant ist, näher zu betrachten, welche Auswirkungen hat es denn, wenn wir in einem solchen Flow-Zustand aktiv sind? Das möchte ich gerne etwas näher mit Ihnen anschauen. Und Sie können das jetzt immer vor dem eigenen inneren Bild der Situation, die Sie vielleicht gerade erlebt haben oder sich vorgestellt haben, auch nochmal rückkoppeln.

Das Interessante ist, wenn wir so in einer Tätigkeit aufgehen, dann vergessen wir alles um uns herum. Wir lassen uns auch nicht mehr ablenken. Wir sind völlig fokussiert auf ein Tun, auf eine Tätigkeit, haben da eine klare Absicht und gehen voll und ganz in diesem einen Tun auf. Das Interessante ist auch, dass wir uns dabei hochkonzentriert fühlen, ganz produktiv sind, auch das Gefühl haben, ich kann alles, was ich dazu brauche. Wir trauen uns in diesen Momenten auch wahnsinnig viel zu. Das würden die wenigsten Menschen sich trauen, das zu formulieren, aber wir glauben dann auch wir sind unermesslich stark und leistungsfähig. Und wir sind es dann auch in dem Moment.

Positivität durch Produktivität

Wir lassen uns auch nicht ablenken, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, weil wir einfach voll in dieser Tätigkeit sind. Störungen bauen wir einfach irgendwie ein. Und weiter geht’s. Wir haben ein ganz starkes, positives Selbstbild und sind eben nebenbei auch wahnsinnig produktiv. Das merken wir oft erst, wenn man denn irgendwann dann doch mal müde wird oder etwas abgeschlossen hat und aus diesem Zustand heraustritt und feststellt: Huch, es ist ja schon zwei Stunden später, als ich dachte. Das kann nämlich passieren, weil man das Zeitgefühl irgendwie auch völlig verliert.

Interessant ist, wenn man dann in diesem Zustand meistens richtig zufrieden, vielleicht ein bisschen müde, aber glücklich, feststellt, was man geschafft hat. Das ist nämlich in der Regel deutlich mehr, wenn nicht ein Mehrfaches dessen, was man in der gleichen Zeit an einem, ich sage mal durchschnittlichen Arbeitstag und Arbeitsmodus erreicht hätte. Und das ist eben genau das Spannende. Wie entsteht dieses ja manchmal Mehrfache an Produktivität? Und was sind die Voraussetzungen dafür? Und das ist genau das Geheimnis des Flows. Man kann nun leider nicht sagen: Ich möchte jetzt im Flow arbeiten und los geht’s. So einfach ist es nicht. Aber es ist auch nicht viel komplizierter, denn es gibt drei Geheimnisse, drei Schalter, die man umlegen kann, um möglichst oft in diesem Flow-Zustand zu arbeiten.

Auswirkungen des Flow-Zustandes

Glücksgefühle

Und bevor wir uns diese Geheimnisse näher anschauen, will ich doch noch auf einen Aspekt näher hinweisen. Das für mich völlig faszinierende ist nämlich, dass, arbeiten wir in einem solchen Flow-Zustand, das Ganze sich total leicht anfühlt und das sogar, wenn wir sehr angestrengt körperlich oder geistig konzentriert sind und arbeiten. Aber durch diesen besonderen Zustand ist das Ganze erstens leicht, beglückend, erfüllend und wenn man nachher durch ist, entsteht da einfach ein gutes Gefühl von: Ich hab da was richtig Gutes geleistet. Es entsteht auch eine Selbstzufriedenheit, die echt ungewöhnlich ist. Und wenn Sie das so hören, ist es natürlich eine rhetorische Frage, wenn ich Sie frage, ob Sie gerne öfter und mehr mit Flow arbeiten würden.

Das hat riesige Wirkungen. Nicht nur, dass man dabei tatsächlich glücklicher ist. Das ist übrigens genau das, was Mihály Csíkszentmihályi letztlich als Conclusio herausgefunden hat. Denn er war eigentlich auf der Suche danach, was Menschen im Leben glücklich macht und hat ganz, ganz viele Interviews geführt und dabei festgestellt: Es ist nicht der äußerlich betrachtete Traumjob, es ist nicht der Pilot glücklicher als die Putzfrau. Es hat vielmehr damit zu tun, ob Menschen viel Zeit ihrer Tätigkeit in Flow-Qualität erleben oder eben nicht.

Höhere Produktivität

Das ist die eine Seite und die andere ist natürlich diese weitaus höhere Produktivität. Die ist natürlich auch in Sachen Wertschöpfung und eigener Leistung ein riesen Effekt. Kann man die mal eben verdoppeln, heißt das natürlich nicht, dass man das acht Stunden in gleicher Intensität machen muss, aber es heißt vielleicht, dass man mit weniger Zeit mindestens das Gleiche erreicht. Das heißt vielleicht, dass man Freiräume gewinnt, um strategische oder kreative Dinge erledigen zu können. Und das heißt vielleicht auch, dass man einfach die Wertschöpfung der eigenen Person wie der eigenen Firma deutlich steigern kann. Und das ist etwas, was für großartige Arbeitgeber allemal extrem wichtig ist.

Die drei Geheimnisse höchster Produktivität

Wenn Sie jetzt immer noch keine Lust auf mehr Flow haben, dann können Sie die Folge jetzt abschalten. Wenn Sie Lust haben, dann wird es jetzt höchste Zeit, dass wir uns diese drei Geheimnisse auch anschauen. Also legen wir los.

Produktivität steigern: Geheimnis Nummer eins

Es ist dieser Fokus auf eine einzige Sache. Im Sinne des alten chinesischen Sprichwortes: Wenn ich stehe, dann stehe ich. Wenn ich sitze, dann sitze ich. Nur tue eins nicht, wackle nicht. Und das ist, so einfach das klingt, trotzdem eine Voraussetzung, die bei vielen Aufgaben im täglichen Leben und Arbeiten eben nicht gewährleistet ist. Fokus auf eine Sache. Das bedeutet vor allem, erst einmal eine klare Entscheidung zu: Was mache ich jetzt?

Sitzt man am Schreibtisch und hat da fünf verschiedene Vorgänge liegen und es ist eben nicht klar, was jetzt die einzige Sache ist, die ich jetzt bearbeite, dann verzettelt sich meine Energie und es entsteht alles andere als ein Flow. Alle Ablenkungen, alles, was dazu führt, dass ich unentschieden bin, was jetzt Priorität hat, alle Unterbrechungen, die verhindern, dass ich mich auf eine Sache richtig einlassen kann, verhindern den Einstieg in diesen Flow-Zustand.

Hier liegt es ganz klar auf der Hand, wie wichtig das ist und wie gut möglich das auch ist, durch eine gute Selbststeuerung und Arbeitsorganisation eine Flow-Voraussetzung zu schaffen. Das fängt damit an: Sorgen Sie dafür, dass Sie eine klare Entscheidung treffen. Was ist jetzt die Aufgabe, die wichtigste Aufgabe. Und nur eine. Entscheiden Sie sich und konzentrieren Sie sich auf eine einzige Sache.

Egal ob Sie eine Bergwanderung machen, ein richtig gutes Gespräch führen, eine komplexe Excel-Tabelle erarbeiten… das gelingt nur dann im Flow, wenn wir mit einer ganz klaren Absicht am Start sind zu sagen: Ich will genau das jetzt zu einem bestimmten Ergebnis bringen. Diese Voraussetzung zu schaffen, das ist der erste Schlüssel, das erste Geheimnis für Arbeiten im Flow.

Legen Sie den Fokus auf eine Tätigkeit

Treffen Sie eine bewusste Entscheidung, eine klare Absicht und sorgen Sie dafür, dass Sie sich um genau eine Aufgabe kümmern und genau eine Aufgabe erledigen. Es ist ein ganz hilfreicher Punkt, wenn man am Schreibtisch arbeitet, dafür zu sorgen, dass man auch nur eine Sache sieht. Alle Ablenkungen, aufpoppende Mailprogramme, herumliegende Papierstapel und Präsentationen… alles weg. Ich sehe nur eine Sache.

Ich habe vielleicht am Vortag schon entschieden: Das ist die wichtigste Aufgabe heute Morgen. Dann konzentriere ich mich darauf und dann bin ich ganz automatisch nach einigen Minuten, das dauert so eine Weile, dann zieht es mich in die Aufgabe hinein und dann entsteht dieser Effekt, dass ich alles um mich herum vergesse. Wenn dann irgendeine kleine Störung kommt, lasse ich mich nicht mehr ablenken. Aber bevor ich in dem Flow drin bin, haut mich jede kleine Ablenkung, in dieser noch sensiblen Phase, wieder aus diesem produktiven Zustand heraus.

Erste Voraussetzung: Stellen Sie sicher, dass Sie auf eine einzige Tätigkeit entschieden fokussiert sind. Das ist die wichtigste Voraussetzung, in den Flow hineinzukommen.

Produktivität steigern: Geheimnis Nummer zwei

Kommen wir zum zweiten Geheimnis. Das hat mit dem Maß an Herausforderung zu tun. Richtiger Flow entsteht nämlich nur, wenn wir auch einen gewissen Kitzel haben und wirklich gefordert sind. Unsere Motivation und dann auch das Flow-Erlebnis ist dann am stärksten, wenn wir einerseits beseelt sind von dem Glauben, etwas schaffen zu können, aber andererseits genau wissen, dafür muss ich mich aber anstrengen. Ich muss mich strecken. Ich muss mich fordern und ich kann das schaffen. Und ich glaube daran und ich will es probieren. Das ist das Maximum, was sie dann in Richtung Flow erreichen können.

Überforderung

Das kann jetzt in zwei Richtungen nicht funktionieren. A: Wenn wir feststellen, die Latte liegt zu hoch. Wenn wir eine Aufgabe vor uns haben, von der wir uns überhaupt gar nicht vorstellen können, dass das klappen kann, wo wir uns überfordert fühlen, bei der wir sicher sind, dass ist unmöglich. Egal ob das eine Anforderung war, die von Ihren Vorgesetzten gekommen ist oder die von außen kommt oder wo Sie sich selber vielleicht einem Druck ausgesetzt sehen, dann laufen wir gar nicht erst los. Dann entsteht kein Flow, sondern wir suchen Gründe. Wir haben Stress, wir werden krank, wir können nicht schlafen und wir legen nicht wirklich los. Das ist extrem unbefriedigend.

Unterforderung

Vermutlich weitaus häufiger ist die zweite Situation. Situation B: Die Latte liegt zu niedrig. Wenn uns eine Aufgabe nicht wirklich triggert, dann strengen wir uns gar nicht erst an. Dann lassen wir uns ablenken. Dann fangen wir mal ein bisschen an, dann lass wir es wieder liegen, dann quatschen wir noch ein bisschen. Dabei entsteht kein Flow. Ja, es plätschert so dahin. Man kann da auch was erledigt bekommen, aber im Grunde ist es Zeitverschwendung. Das wissen wir alle. Aber wir ändern es nicht, wenn wir es nicht ändern müssen. Oder wir warten so lange, bis die Anforderung ein bisschen steigt. Und dann fangen wir langsam an, uns zu bewegen.

Das ist z.B. so bei Aufgaben, die eine Deadline haben. Viele Menschen lassen die Deadline erst einmal so lange näher kommen, bis sie das Gefühl haben: Okay, Deadline, jetzt fange ich dich langsam an, ernst zu nehmen. Jetzt fange ich mal an, mich zu bewegen. Und dann kommt man in den Zustand, wo man richtig produktiv ist, vielleicht auch feststellt, Oh, das war ein bisschen knapp, aber manche Menschen brauchen genau diesen Kitzel.

Präsentationen, Workshops, Verkaufsverhandlungen mit verschiedenen Menschen führen dazu, dass ein gewisses Lampenfieber entsteht und bis zu einem gewissen Maß ist es genau das, was wir brauchen, um richtig zur Hochform aufzulaufen. Also wir sehen dabei zu wenig Forderung ist im Grunde ein Produktivitätskiller.

Fordernde Zeiten sind gute Zeiten

Interessant finde ich auch, das ist uns häufig in Unternehmen so gegangen, wenn man Menschen, Mitarbeiter-Teams, Führungskräfte mal fragt: Was waren eigentlich eure besten Zeiten als Firma oder auch als einzelne Person? Und dann kommen in der Regel eben nicht die Zeiten, in der alles so dahin lief und alles entspannt gelaufen ist, sondern es kommen genau die Phasen, in denen Mensch wie Mannschaft besonders gefordert war.

Das ist vielleicht ein besonders intensives Weihnachtsgeschäft, bei dem noch zwei Menschen gefehlt haben und man einfach wahnsinnig über sich hinausgewachsen ist. Eine Fusionsphase, in der man ganz besonders viel erledigen musste in kurzer Zeit. Oder im privaten Umfeld eine Phase, in der man vielleicht ein Haus gebaut hat, einen neuen Job hatte und kleine Kinder da waren und man ganz viel gemeinsam geschafft hat. Wenn es nicht diesen Tick zu viel war, dann sind es genau diese fordernden Zeiten, die letztlich die Zeiten sind, die wir in Erinnerung behalten, die uns formen, die auch so etwas wie Lebensglück und Erfüllung ausmachen. Die dürfen nicht immer so sein, aber das sind oft genau die Phasen, die uns stark machen.

Also Geheimnis Nummer zwei: das rechte Maß an Herausforderung. Da werden wir gleich sehen, dass man dafür unglaublich viel tun kann – durch gute Selbstführung und gute Führung. Das rechte Maß an Herausforderung heißt: Ich bin mir sicher, ich kann das schaffen, aber ich muss mich anstrengen und ich habe Spaß dran und stelle mich der Aufgabe.

Produktivität steigern: Geheimnis Nummer drei

Und jetzt fehlt noch das dritte Geheimnis. Und das ist jetzt das Geheimnis von Rasenmähen, Umtopfen und Holzhacken, weil das so Aufgaben sind, bei denen liegt etwas impliziert in der Art des Arbeitens. Wir sehen den Fortschritt. Wir spüren, wie wir vorankommen.

Beim Holzhacken als plastischstes Beispiel: Mit jedem Scheit, den ich durchgehackt habe, wird der Haufen der kleingeschlagenen Holzscheite größer und der Haufen der rohen, größeren, unbehauenen Holzstücke wird kleiner. Man spürt, wie man vorankommt und man sieht das Ergebnis. Der eine Haufen wächst, der andere Haufen schrumpft. Beim Rasenmähen sehe ich, wo der Rasen schön gemäht ist und wo ich noch nicht gewesen bin und sehe, Schritt für Schritt, mich meinem Ziel zu nähern und weiß schon in einer halben Stunde bin ich durch. Ob ich Blumen topfe, ob ich eine Bergwanderung mache – der Effekt ist: ich spüre das Feedback. Ich sehe, wie ich vorankomme. Mir ist vollkommen klar. Sinnlich erfahrbar. Schritt für Schritt meines Fortschritts.

Und das ist extrem befriedigend und für die Aufrechterhaltung des Flow-Gefühls auch immens wichtig. Geht einem dieser Faden verloren, dass man vor sich hin arbeitet und hat überhaupt keine Wahrnehmung von Fortschritt, dann fällt man irgendwann aus diesem Zustand raus. Und diese Situation, die kennt jeder, der nun in einer Bürotätigkeit, in einer Führungstätigkeit, in der komplexen Kommunikationsaufgabe drinsteckt, weil man da eben ganz häufig nicht so diese direkte Rückmeldung bekommt, die wir aber brauchen, um als menschliches Wesen dieses Gefühl von Vorankommen zu haben und zu spüren.

Feedback spürbar machen

Und genau das ist dann wiederum die Aufgabe für die Selbstführung und die Führung anderer Menschen dafür zu sorgen, dass das Feedback spürbar wird. Und wenn das nicht originär in der Arbeit angelegt ist, dann ist es eben zu organisieren durch Zwischenziele, durch Visualisierung von Ergebnissen, durch immer wieder Einbauen von Meilensteinen und kleinen Schritten, sodass nicht ein riesiger Prozess ganz lange und unüberschaubar vor mir liegt, sondern ein Weg aus kleinen, nachvollziehbaren Schritten, die ich abhaken kann, die ich sichtbar machen kann und bei denen ich im übertragenen Sinne einen Stapel Holz habe, der kleiner wird und einen Stapel Holz, der größer wird.

Das kann eine Checkliste sein, das kann eine Visualisierung über eine Zeichnung sein, das können Zettel an der Pinnwand sein, das kann eine Visualisierung über eine Software sein, ganz egal. Und es können Bälle in einer Glassäule sein, mit denen man sich seine Verkaufserfolge sichtbar macht. Also die Methoden können ganz vielfältig sein. Das Ergebnis muss aber eben sein: Ich spüre und sehe den Fortschritt. Das ist das dritte Geheimnis für Flow.

Allgemeine Voraussetzungen für den Flow-Zustand

Wenn Sie also diese drei Geheimnisse oder, wenn Sie so wollen, Schalter für diese außergewöhnlich produktive Art des Seins, diesen Flow-Zustand nochmal Revue passieren lassen:

Der klare Fokus auf genau eine Sache, der Sie sich voll und ganz widmen. Zweitens die Herausforderung in dem rechten Maß an Anspannung und Forderung. Und drittens ein spürbares Feedback, ein Spüren des Vorankommens.

Wenn diese drei Voraussetzungen erfüllt sind, dann ist die Chance riesengroß, dass ich das, was ich tue, in einem Flow-Zustand mit dieser enormen Produktivität erreichen kann. Es geht also viel weniger darum, ob das jetzt eine besonders schöne Tätigkeit ist, ob das meine absolute Leidenschaft ist oder nicht. Bei diesen Dingen fällt es mir natürlich viel leichter, mich voll darauf zu konzentrieren und es liegt manchmal immanent in der Aufgabe, das Feedback spürbar wird. Das ist schon klar. Aber im Grunde – und das finde ich ist die viel schönere Botschaft – auch viele Dinge, die einfach getan werden müssen, kann ich im Flow erledigen. Selbst scheinbar unangenehme Dinge kann ich im Flow erledigen, wenn ich mich bewusst für sie entscheide und sie in ein richtiges Format bringe, sodass ich dabei gefordert bin und ein Feedback spüre. Und dann habe ich eine unglaubliche Steigerung meiner Produktivität.

Also es lohnt sich, sich Gedanken zu machen, wie wir die in unseren Alltag übertragen können. Und genau das schauen wir uns jetzt an!

Voraussetzungen für das Arbeiten im Flow schaffen

Jetzt geht es also darum, wie wir diese Voraussetzungen für Flow im Arbeitsalltag schaffen können. Dazu habe ich Ihnen in einer Checkliste in einem Whitepaper einige Ideen zusammengestellt und Sie finden dort auch die Möglichkeit, das für sich konkret auszuarbeiten. Was kann ich konkret tun und bei mir umsetzen? – In meinem Arbeitsalltag für die Teams, die ich führe und in unserem Unternehmen. Die wichtigsten Dinge daraus schauen wir uns jetzt im Podcast schon mal an. Aber Sie können sie sich dann auch herunterladen und nochmal nachlesen.

1. Geheimnis für Arbeiten im Flow

Also kommen wir zum ersten Geheimnis, zum ersten Schalter. Fokus. Volle Konzentration auf eine Tätigkeit. Und das hat zwei Facetten. Das eine ist, erst einmal dafür zu sorgen, dass Sie diese klare Entschiedenheit für eine Sache haben und dann zum zweiten alles zu eliminieren, was Sie ablenken kann.

Fokus

Kommen wir erst einmal zu dem Fokus. Das ist vor allem eine Frage der Planung und der Entscheidung. Es geht darum, immer wieder im einzelnen Tag, in der einzelnen Woche für einen Monat ganz wenige Dinge als die entscheidenden Prioritäten festzulegen und sich dafür zu entscheiden. Und es bedeutet eben auch, andere Dinge abzusagen, zu verschieben oder zurückzustellen. Unproduktiv ist dieser Zustand des unentschlossenen Hin und Her Springens zwischen verschiedenen Dingen. Dann macht man nämlich nichts richtig, aber ist trotzdem beschäftigt und am Ende der Woche erschöpft. Viel erschöpfter, als wenn man hoch produktiv gearbeitet hätte.

Ermutigen Sie Mitarbeiter, sich auf ganz wenige wichtige Dinge zu fokussieren, auf eine wichtigste Aufgabe für jeden einzelnen Tag. Planen Sie Ihre Aufgaben am besten am Vorabend oder am Ende des Arbeitstages zuvor. Wenn ich schon genau weiß, was mein wichtigstes To-Do am nächsten Tag ist und dann vielleicht sogar noch die Konsequenz habe, nicht in die E-Mails zuerst zu schauen, sondern mir zuerst zwei Stunden zu blockieren für die allerwichtigste Tätigkeit, dann habe ich den Tag schon gewonnen. Schaffen Sie auch einen Dialog mit Ihren Mitarbeitern darüber was wirklich das Wichtigste ist und legen Sie sich fest. Schaffen Sie Zeiträume, die Sie blockieren für ungestörtes Arbeiten, bei dem die wichtigste Tätigkeit Raum hat. Bündeln Sie Tätigkeiten, sodass Sie auch eine längere Zeit an einem Thema dranbleiben können. Das ermöglicht dann eine ganz andere Produktivität und Tiefe.

Ablenkungen reduzieren

Und der zweite Punkt ist: Ablenkungen reduzieren. Das fängt damit an, alles, was aufpoppt, irgendwelche akustischen Signale gibt, ausschalten. Man muss nicht öfter als zweimal am Tag seine E-Mails checken, in den allerwenigsten Branchen. Vereinbaren Sie ungestörte Zeiten. Das kann in der ganzen Firma der gleiche Zeitraum sein, dass man beispielsweise sagt Zwischen 10 und 12 Uhr vormittags macht jeder seine wichtigsten Aufgaben. Da gibt’s keine interne Kommunikation. Da sind alle Anrufbeantworter an, wenn Sie nicht gerade im Service oder Support sind. Und jeder hat eine ungestörte Arbeitsphase. Das kann ein unglaublicher Produktivitäts-Booster sein, wenn das nicht jeder für sich organisiert, sondern man es sogar im Unternehmen als normale Kultur etabliert oder Spielregeln vereinbart, was man an die Tür hängen darf oder in seinem online Kommunikationsinstrument einfach signalisiert: Da bin ich ungestört. Wenn Sie solche Spielregeln verabreden, gewinnen alle ein Mehr an Produktivität.

Und was wir auch nicht verkennen dürfen, ist das gute alte Thema Ordnung am Arbeitsplatz. Ein Schreibtisch ist ein Schreibtisch und kein Regal. Auf den Schreibtisch gehört genau das, was Sie gerade bearbeiten und sonst nichts. Alles, was wir so peripher sehen – da liegt noch eine Präsentation für ein ganz anderes Thema, da liegt ein Angebotsentwurf für den Kunden, um den ich mich jetzt gerade gar nicht kümmere, da liegt noch ein Zettel von einer Kollegin… Das alles lenkt ab, auch wenn wir es nicht so bewusst wahrnehmen. Legen Sie das auf die Seite. Stellen Sie einen Tisch nebendran hin. Da, wo Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit sind, sollten Sie sich keine Ablenkungen einbauen.

2. Geheimnis für Arbeiten im Flow

Weiter geht es zum zweiten Geheimnis: Das rechte Maß an Herausforderung. Und das hat auch wiederum zwei Aspekte. Zum einen geht es um eine gute Planung, gute Zeitplanung und zum anderen um eine gute Führung.

Zeitplanung

Fangen wir mit der Planung an. Das Wichtigste im Sinne von „ist diese Herausforderung realistisch?“ ist genau das, was ich mir tatsächlich vornehme für eine Woche. Viele Menschen machen eine lange Liste, kommen zu einem Punkt, bei dem sie eigentlich spüren „das kann ich nicht schaffen“ und fangen dann trotzdem einfach an. Das Ergebnis ist: Die ganze Woche ist in gewisser Weise mit Anspannung, Stress und Frust verbunden. Und ich weiß genau, ich werde am Ende der Woche nicht alles geschafft haben und dann muss ich gegen Ende irgendwann kapitulieren.

Viel klüger wäre es doch, vorher etwas länger zu planen, etwas härter im Zweifel auch Entscheidungen zu treffen, wirklich Prioritäten zu setzen und sich nur die wichtigsten Dinge vorzunehmen und für das, was man sehr wahrscheinlich nicht schaffen wird, vorher schon Entscheidungen zu treffen. Zu kommunizieren. Dinge abzusagen. Dinge für später zu terminieren und dann mit einem Gefühl in die Woche zu gehen: Wenn ich das schaffe, was ich mir da jetzt als Wichtigstes vorgenommen habe, dann habe ich alle Tore geschossen. Dann ist es auch gut und das kann ich schaffen. Dann gehen Sie relativ entspannt im guten Sinne motiviert ans Werk und schaffen vermutlich mehr als gedacht. Und dann legt man halt noch ein bisschen was drauf.

Die Planung endet mit Vorfreude

Das ist zwar ein bisschen hart, wenn man das so sagt, aber man kann also entweder weiter leiden und hat Woche für Woche Stress und immer eine permanente Überforderung oder man lernt es irgendwann früher harte Entscheidungen zu treffen. Das ist nicht einfach, aber es lohnt sich. Im Grunde ist eine Planung z.B. einer Woche für sich persönlich oder im Team erst dann zu Ende, wenn sie gemeinsam Vorfreude, ambitionierte Vorfreude empfinden können auf das, was kommt und daran glauben, dass sie das schaffen. Solange sie da noch nicht sind, ist die Planung nicht zu Ende.

Also achten Sie dabei einfach auch auf Ihr inneres Gefühl. Manchmal braucht man einfach eine längere Pause, man braucht einen Rhythmus. Man kann nicht permanent mit voller Leistung agieren, sondern es braucht einfach auch die Abwechslung. Und wenn Ihnen Ihr Gefühl sagt, dass ist zu viel, dann übergehen Sie das nicht immer wieder, weil das letzten Endes nicht gesund ist und auch nicht zu hoher Produktivität führt. Manchmal ist man viel produktiver, wenn man erst nochmal zwei Stunden aussetzt, etwas ganz anderes macht und dann mit frischem Geist und hoher Motivation und sehr hoher Produktivität dann in die Umsetzung einer Aufgabe geht.

Führung

Der zweite Aspekt in diesem Geheimnis der richtigen Herausforderung hat dann mit Führung zu tun. Auch ein Delegationsgespräch wird häufig zu kurz geführt und zu früh beendet. Das ist erst dann zu Ende, wenn der Mensch, der eine Aufgabe übernimmt, wirklich glaubt, dass er das schaffen kann und auch im rechten Maß gefordert ist.

Unterstützen Sie Mitarbeiter dabei, zu klären, was wirklich Priorität hat und was man verschieben kann, weglassen kann, anders erledigen kann. Coachen Sie Mitarbeiter auch dazu, dass eine Aufgabe wirklich reizvoll ist. Ganz häufig ist die Frage: Zu wie viel Prozent ist der Job oder die Aufgabe denn für dich spannend? Auch eine wichtige Frage, die dazu führt, dass man feststellt Eigentlich muss da was passieren, was die Dinge fordernder macht, weil Menschen latent unterfordert sind und dadurch dann auch nicht erfüllt und mit größter Freude arbeiten können. Und nehmen Sie gefühlt zu großen, zu unübersichtlichen Zielen den Schrecken, indem Sie das in kleinere erreichbare Zwischenziele zergliedern und dadurch auch eben diese Zuversicht „ich kann das Schaffen“ deutlich fördern.

3. Geheimnis für Arbeiten im Flow

Bleibt Schalter oder Geheimnis Nummer 3: spürbares Feedback. Das hat einmal damit zu tun, dass man das, was beim Holzhacken automatisch passiert, diese Zwischenschritte bewusst organisiert und herbeiführt. Und es hat zum anderen mit Emotionen und spürbaren Fortschritten zu tun.

Zu den klaren Zwischenschritten: Das sind manchmal einfach kleine Meilensteine. Was ist das Konkrete, was wir bis morgen erreicht haben wollen? Was nehmen wir uns heute genau vor? Sorgen Sie für klare Erfolgskriterien, für Dinge, die man zählen, messen kann, wo man eine Strichliste führen kann und das, was der Stapel des gehackten Holzes ausmacht, dann sinnbildlich entsteht. Anzahl rausgeschickter Angebote, Menge der durchgeführten Telefonate, bestimmte Dinge auf einer Aufgabenliste, wo man sagt: Wenn wir die drei Dinge heute Abend geschafft haben, ist es super. Machen Sie Fortschritte sichtbar, visualisieren Sie die und lassen Sie sich im Zweifel etwas einfallen, was für alle wahrnehmbar ist. Vielleicht irgendwo an einer Pinnwand im Büro oder einer virtuellen Pinnwand im gemeinsamen Kollaborations-Tool.

Und das zweite ist: Nutzen Sie vielleicht auch spielerische Elemente, um Emotionen reinzubringen, um Erfolge erfahrbar zu machen und gemeinsam das auch zu feiern. Teilen Sie Erfolge. Fragen Sie gegenseitig: Was hast du heute geschafft? Was war gestern der wichtigste Erfolg? Was nimmst du dir heute vor? Also sorgen Sie dafür, dass es so eine Art Wall of Fame gibt, dass man vielleicht auch zwei, dreimal mal am Tag sich kurz im Team abstimmt und über kleine Fortschritte berichtet. Das alles trainiert auch ein Denken, selbst komplexere Aufgaben in kleine, klare Schritte zu zergliedern und dadurch eben leichter in einem Flow zu bleiben.

Erleben Sie Arbeit in Flow-Produktivität

Sie sehen also diese Flow-Zustände, die kennen wir alle oft, vor allem aus dem Hobby. Aber wenn man es geschickt anstellt, dann lassen sich große Teile des Arbeitens in Flow-Produktivität erleben. Und es ist nicht nur viel produktiver, sondern das fühlt sich auch viel angenehmer und erfüllender an. Und, das ist eben auch hier das Schöne, eine Lebensqualität und eine Produktivität sind überhaupt keine Gegensätze, sondern es ist eher eine Frage vom klugen Gestalten des eigenen Arbeitens und eines Führens anderer Menschen, sodass die ihre Arbeit wiederum in einer solchen hohen Produktivität erledigen können und damit auch in Unternehmen insgesamt in eine leichte, erfüllende Produktivitätskultur kommt.

Das kann man glaube ich kaum ermessen, was das auch finanziell für die Wertschöpfung im Unternehmen bedeutet. Man kann aber auch, glaube ich, kaum ermessen, was das für die Gesundheit und Identifikation der Menschen im Unternehmen bedeutet. Vor allem aber kann man sagen: Man kann sich zwar in permanenter Überforderung stressen, man kann in der permanenten Ablenkung geschafft sein, ohne wirklich was geschafft zu haben. Man muss es aber nicht. Es gibt relativ einfache Spielregeln. Einige habe ich jetzt in dieser Podcastfolge erläutert. Das Herausfordernde ist nicht, das zu verstehen, sondern das tatsächlich in den Alltag zu etablieren. Aber da schlummert ein unglaubliches Produktivitätspotenzial, was Sie in Ihrer Firma und vor allem erst einmal für sich selbst heben können.

Letztlich macht es einfach glücklicher. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Flow bei allem, was Sie tun. Nutzen Sie gerne meine Checkliste dazu. Die verlinken wir in den Shownotes und dann freue ich mich, wenn Sie mir vielleicht an der einen oder anderen Stelle von Erfahrungen und Erlebnissen berichten, wo es Ihnen gelungen ist, etwas in diese Richtung zu verändern. In diesem Sinne viel Flow und eine gute Woche.