Time to say Goodbye – Wie Sie gute Trennungprozesse gestalten

So ähnlich unsere ersten Arbeitstage mit gemeinsamem Frühstück und Blumen beginnen – so unterschiedlich sind die letzten Arbeitstage. Je nach Situation fallen die auch mal nüchterner aus. Aber wenn alles passt, lassen wir uns im Team etwas ganz Individuelles einfallen. Mal eine Schnitzeljagd im Wald, mal eine verrückte Challenge mit Stationen im Büro, mal gibt es ein Liederbuch mit selbst getexteten Liedern in einer Online-Verabschiedung zu Corona-Zeiten.

Und im Falle von Markus im Bild oben war seine Leidenschaft für aufregende Achterbahnen der Auslöser für einen überraschenden Trip in den Holiday Park. Bis zur Ankunft am Tor wusste er nicht, was ihn erwartet – umso größer war der gemeinsame Spaß. Ein toller Abschluss für eine sehr gute gemeinsame Zeit. Markus war zuvor 5 Jahre lang als Projektmitarbeiter und Projektleiter Teil unseres Teams. Seine Absicht, sich räumlich in seine alte Heimat zu verändern, war über ein Jahr vor seinem letzten Arbeitstag bekannt und wir haben gemeinsam eine gelungene Schlussphase seiner Arbeit gestaltet. Voller Einsatz bis zum Schluss, volle Unterstützung für seine Suche nach einem neuen Job und ein cooler letzter Tag. Ich halte das für angemessen. Wenn jemand Jahre seines Lebens mit Herz und Energie in die gemeinsame Arbeit gesteckt hat – kann man dann am Schluss einfach sagen „Danke und Tschüss“?

Zu schön, um wahr zu sein….

Vielleicht werden Sie jetzt denken – klingt ja cool, ist aber sicher die Ausnahme?

Da haben Sie schon recht. Verglichen mit dem, was in vielen Firmen „normal“ ist. Selbst bei uns gab es auch mal vereinzelt Verabschiedungen, die nicht so rundum fröhlich und entspannt waren. Das sind dann Anlässe mit Spannungen, bei denen irgendwie alle aufatmen, wenn ein Ende mit Anstand gelungen ist. Nicht immer kann man feiern. Nicht jeder Konflikt lässt sich vermeiden. Das stimmt natürlich auch. Auf die schwierigen Trennungen und die Empfehlungen für diese Fälle gehen wir in einer späteren Folge näher ein.

Heute geht es um die gelungenen Abschiedsprozesse. Tatsächlich gelingt uns das Gros unserer Abschiede eher wie oben beschrieben. In den heutigen Impulsen zeige ich Ihnen, wie Sie die Qualität Ihrer Trennungen deutlich erhöhen.

Warum Sie das tun sollten?

• Weil das sehr viel angenehmer ist für alle.
• Weil das viel Geld und Ärger spart.
• Weil das ein tolles Signal für alle Mitarbeiter ist, die sich noch weiter im Unternehmen engagieren wollen.
• Weil das ein gelungener Abschluss für die Zusammenarbeit ist, der in Erinnerung bleibt.
• Weil das ein Auftakt für eine neue Beziehung als Alumni und vielleicht späterer Kunde oder Kooperationspartner ist.
• Weil es eine tolle Werbung für Sie als Arbeitgeber ist, wenn ehemalige Mitarbeiter gerne auf die gemeinsame Zeit zurückschauen und Sie aktiv weiterempfehlen.

Aber Achtung: Wenn Sie das alles nur machen, um diese Wirkungen zu erzielen und Sie es nicht persönlich ernst meinen – dann lassen Sie es besser 😉. Das merkt man nämlich.

Heute geht es um ein positives Bild: Was ist möglich? Wie können Trennungsprozesse ablaufen, wenn richtig gut geführt wird? Und zwar nicht nur, wenn Mitarbeiter gehen, weil Sie einen neuen Lebensmittelpunkt oder -abschnitt einläuten wollen.

Im Podcast gibt es auch Beispiele, in denen die Initiative zur Trennung vom Unternehmen ausging. Auch das kann mit Anstand und Würde gelingen. Ich erzähle von 4 Trennungsgeschichten, die wir alle in unserem Unternehmen ganz praktisch erlebt und gestaltet haben.

Hier möchte ich Ihnen 7 wichtige Ansatzpunkte beschreiben, mit denen Sie die Qualität Ihrer Trennungen entscheidend verbessern. Dass die Ideen für den Abschlusstag erst ganz am Ende kommen, dürfte klar sein. Die wirklichen Ursachen legen sie nämlich früher. Sehr viel früher.

1. Haltung, Haltung, Haltung

Die am tiefsten gründende Haltung ist die Perspektive auf die Zusammenarbeit zwischen Firma und Mitarbeiter. Wer sich nur für die Funktion als Arbeitskraft interessiert, den Menschen aber kaum wahrnimmt, hat keine Chance auf Schlussphasen wie oben beschrieben. Vielmehr empfehle ich ein Verständnis, nach dem die Lebensplanung des einzelnen Menschen zuerst kommt. Je klarer die ist, desto besser die Grundlage, um gemeinsam auszuloten, welche Rolle im Unternehmen für welche Zeitraum den einzelnen Menschen in seinen Lebenszielen unterstützt.

Das eine Zusammenarbeit im Unternehmen immer eine gemeinsame Reise für eine bestimmte Zeit ist, sollte klar sein. Ich bin ein großer Fan von langen Verweildauern. Denn dadurch kann Kultur entwickelt und stabilisiert werden, dadurch entsteht hohe Wertschöpfung und Nachhaltigkeit. Spüren Mitarbeiter, dass die Köpfe im Unternehmen ein wertschätzendes, am Menschen interessiertes Weltbild haben und die Unterstützung des persönlichen Lebensweges ehrlich meinen – dann ist das die Voraussetzung für die nötige Offenheit und das Vertrauen, das es von beiden Seiten braucht. Und diese Haltung ist die Grundlage dafür, auch als Unternehmen klare Anforderungen und Erwartungen auch für die Schlussphase der Zusammenarbeit zu formulieren. So wird eine win-win-Lösung daraus.

2. Formulieren Sie klare Erwartungen und stehen Sie zu Ihrem Wort

Nur weil bestimmte Spielarten von Trennung weit verbreitet sind und „normal“ zu sein scheinen, ist das noch lange nicht richtig. „Normal“ scheint, dass Trennungen so kurzfristig wie möglich kommuniziert werden. Normal scheint, dass Schlussphasen von Frust, hohen Krankheitstagen und schlechten Übergaben geprägt sind. Wenn man es nicht anders kennt und aus dem eigenen Umfeld ständig solche Dinge hört und miterlebt – wie soll man als Mitarbeiter glauben können, dass es auch anders geht, wenn Sie das nicht klar und offensiv kommunizieren?

Haben Sie den Mut, klare Erwartungen zu formulieren. Das ist ein Geben und Nehmen. Sagen Sie, dass Sie wünschen, dass auch das Ende der Zusammenarbeit gemeinsam erfolgreich gestaltet wird.

Laden Sie dazu ein, Veränderungsideen so frühzeitig wie möglich zu kommunizieren. Das gibt Ihnen die Chance, einen Übergang vorzubereiten. Dafür müssen sich alle darauf verlassen können, dass aus der frühen Kommunikation keine Nachteile entstehen – weder emotional noch finanziell. Dazu müssen Sie stehen. Felsenfest.

Formulieren Sie klar, wie Sie sich ein gutes Ende vorstellen – bzgl. der Kommunikation, der Übergabe, des Abschlusses eigener Projekte. Auch für diejenigen, die gehen, ist es viel befriedigender, ein bestelltes Feld zu hinterlassen und mit einem zufriedenen Blick zurück gehen zu können. Das das so selten passiert, hat viel mit (unnötigem) Frust zu tun.

3. Sprechen Sie mutig über Perspektiven inkl. Abschied

Stellen Sie sich ein Mitarbeiter-Entwicklungsgespräch vor.

Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden „Wie lange planst Du noch hierzubleiben? In welcher zeitlichen Perspektive siehst Du Deine Rolle?“

Mutige Frage? Ja und nein.

Nur weil wir ein Thema nicht ansprechen, ist es doch nicht weg. Es geht hier nicht um Festlegungen. Oft kann man das nicht für Jahre im Vorhinein planen. Aber gute Führungsgespräche haben die ganze Entwicklung im Blick – auch über den gemeinsamen Weg hinaus. Das bietet gute Gelegenheiten, Erwartungen zur Endphase einer Zusammenarbeit zu klären und Vereinbarungen zur Kommunikation von Veränderungen zu klären.

Wenn Sie gut führen, sind Sie die erste Person,
die von Veränderungswünschen Ihrer Mitarbeiter erfährt.

Führen Sie schlecht, sind sie die letzte.

Oft erfahren Führungskräfte erst mit der Kündigung, dass jemand eine Veränderung braucht.  Das ist zu spät. Sprechen Sie regelmäßig über die langfristige Lebensplanung und Entwicklungsabsichten, haben Sie viele Chancen, gemeinsame Wege zu gestalten. Meistens haben gute Chefs viel mehr Möglichkeiten, Lebensziele und -wünsche zu unterstützen, als Mitarbeitende sich vorstellen können.

Rollen können sich verändern, Menschen können in andere Jobs in der Firma hineinwachsen. Sabbaticals können eine Weltreise ermöglichen, ohne kündigen zu müssen. Remote-Jobs erlauben an Bord zu bleiben und trotzdem in eine andere Region zu ziehen. Will sich jemand selbständig machen, kann die alte Firma der erste Kunde sein oder Chef Geldgeber für die Selbständigkeit. Oder die neue Firma wird gleich eine Tochter des alten Arbeitgebers.

Wer nicht über den Tag hinaus denkt, fragt und spricht – hat diese Chancen nicht.

4. Entwickeln Sie einen klaren Prozess

In vielen Firmen mangelt es ja schon am Einarbeitungsprozess. Der „Ausarbeitungsprozess“, wie wir den genannt haben, ist noch viel seltener gut strukturiert. Dabei ist er nicht weniger wichtig. Die Vorgehensweise ist von Person zu Person, von Stelle zu Stelle unterschiedlich. Mit der Kenntnis einer Trennungsabsicht geht´s los.Die Schlussphase einer Zusammenarbeit ist ein Projekt. Klären Sie gemeinsam Ziele, entwickeln Sie einen Fahrplan und sorgen Sie für eine gute Motivation bei allen Beteiligten. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest. Checklisten helfen bei den organisatorischen Dingen. Klare Rollen und Aufträge helfen für eine gute Knowhow-Weitergabe zu sorgen.

Ein sauber aufgesetztes Procedere für die Kommunikation sorgt für Vertrauen, vermeidet Gesichtsverlust und verhindert unnötige Verunsicherung. Ab dem Moment einer Entscheidung, starten Sie die Klärung der Nachfolge.

Aus meiner Erfahrung wichtig: Eine Veränderung ist immer eine Chance, Strukturen zu überprüfen und ggf. weiterzuentwickeln.

Ist die bisherige Stellenstruktur noch passend für die Zukunft? Würden uns nicht andere Kompetenzen weiterbringen? Können wir bestehende Stellen verändern und ein ganz anderes Profil ausschreiben? Wie können wir Entwicklungsmöglichkeiten für die bleibenden Kollegen eröffnen?

5. Kommunizieren Sie klar und gesteuert

Rund um Trennungen blüht die Gerüchteküche oft auf. „Hast Du schon gehört?“ „Was ist denn da los gewesen?“ „Kommt da noch mehr?“ „Alle guten Leute gehen“ – Sie können sich das ausmalen und kennen vermutlich viele solcher Beispiele.

Im Idealfall ist die Trennungsabsicht im ganz kleinen Kreis besprochen, verdaut und das Vorgehen geklärt. Dann kommunizieren Sie gemeinsam und in angemessener Form. Legen Sie gemeinsam fest, wer wen informiert. Vielleicht braucht es ein abgestimmtes Wording. Vor allem braucht es eine gute Vertrauensbasis und gemeinsames Verständnis. Dann muss man nicht auf jedes Wort achten, weil sich niemand verbiegen muss. Informieren Sie das betroffene Team und beziehen Sie Menschen in die Überlegungen zu Abschluss und Übergabe mit ein. Entwickeln Sie gemeinsam die richtige Kommunikation zu Kunden und Partnern.

Wenn alles gut läuft, können Sie mit der Verkündung der Neuigkeit nach außen, bereits direkt die Nachfolgeperspektive kommunizieren. So entstehen erst gar kein Vakuum, keine Verunsicherungen und keine Gerüchte. Das gelingt aber eben nicht zufällig und nicht von alleine.

6. Schaffen Sie motivierende Ziele für die letzte Phase

Ehe man den Abschluss der Zusammenarbeit planen kann, brauchen vielleicht beide Seiten ein paar Tage „Verdauungszeit“. Das gilt für den Arbeitgeber, wenn jemand seinen Abschied verkündet, den man gerne noch ein paar Jahre an Bord gehabt hätte. Das gilt auch für Mitarbeiter, die mit der Erkenntnis leben lernen müssen, dass der Arbeitgeber mit ihrer Leistung nicht zufrieden war. In beiden Fällen kommt es darauf an, das Unvermeidliche zu akzeptieren, persönliche Betroffenheit zurückzustellen und gemeinsame Ziele zu entwickeln.

Wie wünschen wir uns den Abschluss? Was soll noch zu Ende gebracht werden? Welcher Eindruck soll bleiben? Was würden Sie gerne noch gestalten, umsetzen, weitergeben? Was können wir sofort übergeben?

Auch das ist ein Geben und Nehmen. Der Lohn: im Idealfall produktive Arbeit bis zum Schluss und keine Angst vor Sabotage, Fehlern oder Datenverlusten. Da hinein ein paar Tage Arbeit und Aufmerksamkeit zu stecken ist immer sinnvoller, als misstrauische Kontrollen machen zu müssen, auf den letzten Metern das Krankheitstagekonto nochmal hochzufahren, über Freistellung nachzudenken oder vorm Arbeitsrichter zu streiten.

Das gilt im Übrigen auch bei den weniger freiwilligen Abschieden. Mehrfach haben wir in der Schlussphase scheidenden Mitarbeitern intensive Unterstützung in der Klärung von Perspektiven und Suche nach neuen Jobs angeboten. Sei es als Coaching, durch Kontakte oder einfach durch flexible Zeitgestaltung zur Unterstützung der Jobsuche.

7. Gestalten Sie einen würdigen Abschluss

Sind alle vorhergehenden Schritte gut gelungen, dürfen Sie auch noch Zeit in den letzten Punkt investieren: einen würdigen Abschluss finden.

Ob Sie das so aufwändig machen, wie wir das etabliert haben, ist eine Frage von Stil und gewünschter persönlicher Intensität. Wählen Sie eine Form, die zu Ihnen passt und die Sie auf ähnlichem Niveau dann auch durchhalten wollen.

Vielleicht haben Sie eine Form gefunden, mit Ihren Ehemaligen in Kontakt zu bleiben. Dann können Sie mit dem Abschied die Beitrittserklärung zu Ihren „Alumnis“ überreichen. Vielleicht gibt es ein schönes Geschenk. Das wichtigste aber ist immer die persönliche, individuelle und ehrlich gemeinte Würdigung von Mensch und Einsatz. Das ist das, was bleibt.

Ich weiß, dass ich hier ein sehr optimistisches Bild zeichne. Ich weiß aber, dass diese Qualität möglich ist. Und dass es sich lohnt, dafür einiges zu investieren. Wir haben zur Entwicklung dieser Kultur ein paar Jahre gebraucht. Je stabiler diese Kultur ist, desto leichter wird es und desto klarer ist für alle Beteiligten Ihre Art von guten Abschlüssen.

Wer vorm Ende einer Zusammenarbeit keine Angst haben muss, kann in der Zeit der Zusammenarbeit mit Leichtigkeit vollen Einsatz zeigen. Nichts schafft mehr Vertrauen als zu erleben, wie wertschätzend Kollegen verabschiedet werden.

Gelungene Verabschiedungen sind eine Kraftquelle für die ganze Firma.