#stayathome

Corona-Krise: Plötzlich Home Office

Wie wir produktiv bleiben – Ermutigung & Impulse für Chefs und Mitarbeiter

  • Warum Home Office längst super funktioniert

  • Warum die alten Vorbehalte überholt sind.

  • Wie Sie jetzt in wenigen Tagen produktiv sind.

  • Wie sich zuhause gut organisieren.

  • Wie Sie mit Ihrem Team im Austausch bleiben.

  • Wie Sie Ihre Arbeit gemeinsam gut organisieren.

  • Wie Sie Ihr Team führen, wenn alle woanders sind.

  • Wie Sie Kaffeepause und Flurfunk digitalisieren.

Plötzlich Home Office für alle. Wie geht das am besten? Wie bleiben wir dabei produktiv? Jeder einzelne, wir als Team und die ganze Firma?

Hier sind Sie richtig. Wir haben zusammengestellt, was Ihnen hilft, wollen Ihnen Mut machen und begleiten Sie online.

Über HomeOffice und remote work wurde schon lange diskutiert – dafür ist jetzt keine Zeit. Wir bleiben zuhause. Alle. Und lernen Home Office. Gemeinsam schaffen wir das.

Lassen Sie uns dabei produktiv sein und unsere Arbeit digital neu aufstellen. Absagen und Verschieben sind keine Lösung. Wir werden vermutlich Wochen und Monate ganz oder teilweise von zuhause arbeiten. Das geht heute viel besser als noch vor Jahren. Die Technik ist da, die Tools sind da.

Nur wir Menschen mit unseren Gewohnheiten und viele Firmen sind noch nicht darauf eingestellt. Das holen wir jetzt nach. Wir unterstützen Sie dabei.

Wenn wir dann wieder zurück ins Büro dürfen, mit Kollegen im Café arbeiten oder von einem anderen Standort aus – dann werden wir merken, wie viel Freiheit das bringt, von überall aus arbeiten zu können. Nur fürs Home Office war das nie gedacht. Aber damit fangen wir jetzt mal an. Auf dieser Seite finden Sie Fragen und Antworten. Fehlt was? Schreiben Sie uns. Können wir Sie unterstützen? Coachings, Workshops und Vorträge gehen auch online.

Wir bleiben in Verbindung. Stay healty & keep smiling.

Wir bleiben zuhause

Home Office – muss das sein?

Das ist der Abschnitt für alle mit Vorbehalten. Schicken Sie ihren Chef hierhin und ihren inneren Skeptiker.

Das ist der Abschnitt für alle mit Vorbehalten. Schicken Sie ihren Chef hierhin und ihren inneren Skeptiker. Ich fand Telefonkonferenzen auch doof und war vor ein paar Jahren noch skeptisch. Bin aber längst ein Verfechter ortsunabhängigen Arbeitens. Halt nicht immer. Aber es geht und ist produktiv.

Das plötzliche zuhause-arbeiten-müssen ist natürlich etwas völlig anderes als ein freiwilliges und gut vorbereitetes. Jetzt kommt es darauf an, dass alle zusammen eine positive Lernfreude dazu entwickeln und sich Schritt für Schritt in die neue Form des Arbeitens hineintasten.

Vielleicht nicht vom ersten Tag an. Erst mal muss sich alles einspielen. Danach sind remote-Arbeiter nach verschiedenen Untersuchungen sogar produktiver als Menschen im Büro. Weniger Störungen, keine Fahrtzeiten.

Oh ja. Firmen, die sich schon in den letzten Jahren auf virtuelles ortsunabhängiges Arbeiten eingerichtet haben – für die ist das total einfach. Jeder nimmt seinen Laptop und arbeitet von zuhause. Nach außen  merken Sie null Unterschied. Alles läuft weiter wie bisher.

Firmen, die noch in der alten Arbeitswelt festhängen, haben jetzt ein Problem. Server im Keller, Sicherheitsbedenken, ängstliche Chefs – da bricht jetzt einiges zusammen, bzw. die Anforderungen sind riesig.

Nein, nicht alles. Aber viel mehr als die meisten denken. Einfache Formel: alles, wo man nichts mechanisch, körperlich bewegen oder behandeln muss, geht auch online. Also Produktion, Handwerk, Pflege, Gastronomie – geht natürlich nicht.

Umgekehrt: alles, was Menschen in Büros machen: Kommunikation, Meetings, Verwaltungsprozesse. Das geht alles online. Verwaltungen, Banken, Rechtsanwälte, Steuerberater, Agenturen, Verlage, Weiterbildung – das geht alles auch online. Manche machen das schon längst und andere sind jetzt gezwungen.

Ok. Dann mal los.

Home Office – wie geht das?

Jetzt ist es ja eh keine Diskussion. Aber wenn sie auch die innerlichen Widerstände etwas zur Seite geräumt haben – dann erfahren Sie hier, wie es gehen kann.

Plötzlich Homeoffice

Hier zum pdf für Ihre Mitarbeiter

Vor allem Gelassenheit und Toleranz, nicht perfekt sein wollen. Das gilt für alle zuhause – und für die Chefs und Kollegen im Büro. Niemand darf in der Situation unmenschliches erwarten. Niemand braucht 100 % – es geht einfach darum, wichtige Arbeiten am Laufen zu halten und in ein stabiles System zu kommen, in dem man ein paar Wochen, vielleicht auch länger gut leben kann.

Deshalb sollte man Arbeiten immer an einem festen Ort in der Wohnung. Und möglichst nicht zu sehr mit privaten Plätzen vermischen. Am besten geht das natürlich mit einem eigenen Arbeitszimmer oder wenigstens einem eigenen Schreibtisch oder Arbeitsecke. Wenn es ganz eng ist, dann hilft ein ausklappbarer Schreibtisch, oder ein Tisch, der zum Arbeiten anders gestellt wird als zur privaten Nutzung. Ein klarer Arbeitsort – egal wie klein er ist – hilft uns selbst und allen anderen, in den Arbeitsmodus zu wechseln. Sie kennen das: wir erinnern uns oft genau, wo wir waren bei bestimmten Gesprächen. Kommen wir dann wieder an den gleichen Ort, ist sofort die Erinnerung an das Gespräch wieder da.

Das kommt sehr auf den Job an. Es gibt Jobs, die an feste Zeiten gebunden sind. Mein Appell an die Arbeitgeber: Zeiten so flexibel wie möglich machen. Im Home Office lässt sich die Arbeitszeit am entspanntesten organisieren, wenn man sie ggf. um die Zeiten, die für Kinder wichtig sind, herumorganisieren kann. Viele Home-Office-Profis arbeiten abends am konzentriertesten, wenn die Kinder schlafen. Dann gibt es vielleicht eine frühe Stunde, 2-3 Stunden am Vormittag, nochmal 1 Stunde am späteren Nachmittag und die Session abends. Dazwischen aufmerksame Zeiten mit den Kindern, Haus und Einkauf organisieren und Pause für sich selbst. Findet man hier einen Rhythmus, können sich auch alle gemeinsam dran gewöhnen.

Das ist ein zentraler Aspekt. Aber jetzt fast leichter als sonst, weil es alle gleichermaßen betrifft. Home Office funktioniert dann gut, wenn man genauso eingebunden ist, wie wenn man im Büro nebenan wäre. Das geht! Viele Firmen machen das schon jahrelang. Wichtig ist, dass Teamkollegen und vor allem Führungskräfte hier gut führen. Regelmäßige Videokonferenzen – im Team und mit der direkten Führungskraft mindestens einmal täglich helfen hier sehr. Hier ist die Krise sogar eine Chance. Viele werden feststellen, dass das besser funktioniert als gedacht.

Entspannt und ehrlich. Auch das geht jetzt in der Krise leichter als sonst. Wir müssen alle zuhause arbeiten. Da darf man von allen Beteiligten Verständnis erwarten – wenn sich die Störungen in Grenzen halten. Kurz entschuldigen, Videokonferenz stumm schalten oder zurückrufen. Und 2 min später geht es weiter.

Niemand muss perfekt sein. Und immer dran denken – man spart ja auch  ne Menge Zeit – man muss nicht zur Arbeit fahren, wird eher nicht von Kollegen abgelenkt und braucht weniger Zeit im Bad.

gute Gespräche gehen auch online

Getrennt und doch gemeinsam – gute Meetings

Wenn Sie froh sind, endlich ihre Kollegen nicht mehr zu sehen und ihr Chef auch keinen Bock auf seinen Job hat, brauchen sie diesen Abschnitt nicht lesen.

Das ist eine Frage von Technik und Gewohnheit.

Die Anforderungen an die Technik: Ton und Bild müssen gut sein und die Technik so einfach wie der Gang ins Nachbarbüro. Der Rest ist Kopfsache. Wir haben schon gelernt, in den Ellbogen zu husten. Jetzt lernen wir halt auch online zu kommunizieren. Geht super und tut nicht weh. Es ist einfach eine Umgewöhnung, mit Mitarbeitern, die woanders sitzen, genauso systematisch zu sprechen wie mit denen im Büro. Schalter im Kopf umlegen – das geht ganz einfach.

Natürlich kann man mit Telefon und Email auch schon erfolgreich von zuhause arbeiten. Es gibt aber viel bessere, professionellere Tools. Videokonferenzen, Chatprogramme, Projektmanagement-Tools. Dann erst entfaltet Arbeiten von zuhause seine ganze Kraft. Wenn man dann noch einen ordentlichen Bildschirm, eine brauchbare Kamera und ein gutes Headset hat – dann wollen Sie nicht mehr in Meetingräume.

Ich empfehle sie unbedingt. Viele haben mit reinen Telefonkonferenzen schlechte Erfahrungen. Wer spricht gerade? Schlechter Ton? Das ist einfach schlecht und anstrengend. Eine gute videokonferenz bringt eine völlig andere Qualität. Wir sprechen viel persönlicher, bekommen mehr mit von dem anderen, wenn wir uns auch sehen. Außerdem können diese Tools viel mehr – man kann den Bildschirm teilen, gemeinsam auf Dokumente schauen und sogar den Hintergrund unscharf stellen.

Oh ja. Das ist ein hartnäckiges Vorurteil. Aber die Krise wird uns vom Gegenteil überzeugen. Wissen Sie, Tiefgang und Qualität des Gesprächs hat mit der Haltung, mit guter Vorbereitung, mit der Aufmerksamkeit für den Gesprächspartner zu tun. Es gibt Firmen, die arbeiten ausschließlich online zusammen. Wir führen sehr persönliche coaching- und Beratungsgespräche online.

Auch das – reine Gewohnheit. Wer damit groß geworden ist, für den ist das völlig normal. Alle anderen lernen das jetzt.

Das ist gar nicht so sehr anders als ein gutes offline-Meeting: gute Vorbereitung, klare Agenda, souveräne Moderation. Klare Vereinbarungen.

Aber es ist natürlich eine Umgewöhnung. Der Einladende und der Moderator sollten sich mit der Technik gut auskennen, damit alles reibungslos läuft.

Übrigens kann man auch eine virtuelle Kaffeepause machen. ein paar Minuten einfach quatschen, sich austauschen. Nur den Kaffee muss sich noch jeder selbst holen.

so funktioniert die Zusammenarbeit trotz Abstand

Teamgeist und Produktivität gehen auch remote 

Wie organisieren wir die Zusammenarbeit, machen Aufgaben transparent und sorgen dafür, dass alle im Informationsfluss sind? 

Das Wichtigste erscheint mir, den Transfer als gemeinsame Aufgabe, als bewusstes Projekt anzugehen. Keiner darf das Gefühl haben, sich selbst überlassen zu sein. Ist das neu, lohnt sich ein regelmäßiger Austausch: wie geht es mir? Wie organisiere ich mich? Tipps und Tricks. Außerdem hilft es schon zu wissen, dass es den anderen auch nicht anders geht, wenn einem die Decke auf den Kopf fällt.

Wie lange und zu welchen Zeiten sind wir erreichbar? Vereinbaren wir Kernzeiten? Inwieweit kann jeder seine Arbeitszeiten frei wählen? Gibt es ungestörte Zeiträume, in denen wir auf interne Kommunikation verzichten? Wie läuft die Kommunikation zur Führungskraft? Auf welchen Kanälen wollen wir kommunizieren? Es spart Zeit und reduziert Unsicherheit, wenn man hier klare Vereinbarungen trifft. Gerade am Anfang empfehlen wir, mindestens wöchentlich einen Austausch zu machen „Was läuft gut?“ „Wo gibt es Verbesserungs- und Klärungsbedarf?“

Auch hier braucht es klare Absprachen und Festlegungen, in welchen Kanälen man kommuniziert, wie Aufgaben weitergegeben und dokumentiert werden. Professionell remote geführte Unternehmen haben hier in der Regel ein klares Set an cloudbasierten Tools. Es gibt unzählige Lösungen – alle haben ihre Vor- und Nachteile. Bevor man die ganze Firma auf ein System festlegt, sollte man verschiedene Dinge testen. Dafür ist diese Phase eine gute Gelegenheit. Natürlich kann man mit Email, Telefon und einer gemeinsamen Datenablage schon starten. Eine bessere, transparentere Kommunikation wird durch Chatprogramme wie Slack oder Teams möglich. Zur Projektsteuerung gibt es gut geeignete, visuelle Projektmanagement-Tools wie Trello, MeisterTask oder Asana.

Tools für Projektmanagement und virtuelle Zusammenarbeit haben wir gerade schon kennengelernt: Trello, MeisterTask oder Asana. Alle haben Vor- und Nachteile, aber das gleiche Prinzip. Man bearbeitet Projekte im Team und hat für jedes Projekt oder jeden Prozess ein Projekttableau. Darauf ordnet man Aufgaben, beschreibt sie und ordnet sie Mitarbeitern zu. Solche Tools sind visuell und schaffen für alle im Team Transparenz. Auch hier gilt: Das Tool ist nur der Anfang. Es braucht gute Einarbeitung und die Einigung auf die Spielregeln zur Anwendung. Richtig genutzt, steigt die Produktivität enorm.

Im Büro ergibt sich viel Kommunikation am Rande – an der Kaffeemaschine, im Flur, in gemeinsamen Büros. Online passiert erst mal nichts „einfach so“. Mindestens muss eine Videokonferenz anberaumt werden. Wer nur die zwingenden dienstlichen Anlässe als Videokonferenz gestaltet und keinen Raum für die informelle Kommunikation schafft, muss sich nicht wundern, wenn alle abends den Rechner zuklappen und völlig geschafft sind. Wie wär´s mit einem virtuellen Feierabend-Bierchen am Freitag? Oder einer gemeinsamen Mittagspause, in der man sich genauso zwanglos unterhält, wie bei der realen Mittagspause. Sie arbeiten nicht gerne alleine? Holen Sie sich doch mal für zwei oder drei Stunden Ihren Lieblingskollegen an die Seite. Nennt man heute „virtuelles Coworking“ – einfach Videokonferenz anmachen, den Bildschirm auf den zweiten Bildschirm schieben und weiterarbeiten. Ab und zu fragt man sich was, arbeitet zusammen – wie man das in einem gemeinsamen Büro auch machen würde.

Erfolgreiche Teams zeichnen sich dadurch aus, dass sie einen gemeinsamen, positiven Spirit haben. Online gilt das gleiche wie offline: Erfolge teilen und sich gemeinsam freuen, wertschätzende Kommunikation und gegenseitige Unterstützung und eine möglichst positive, lösungsorientierte Art, Herausforderungen zu beschreiben und anzugehen.

ist die Katze aus dem Haus

Trotz Distanz – gute Führung braucht Nähe

Machen Sie sich keine Illusionen. Sie konnten auch im Büro nicht kontrollieren, wie produktiv Mitarbeiter sind. Die Angst vor Kontrollverlust ist normal. Wenn Mitarbeiter jetzt räumlich entfernt arbeiten, bietet das eine enorme Chance, die eigene Führungsarbeit neu zu erfinden.  

Die Situation ist für alle herausfordernd. Gerade am Anfang. Das wichtigste erscheint mir eine zuversichtliche und verständnisvolle Haltung. Gerade in den ersten Tagen sollten Sie keine Wunder erwarten und möglichst zu jedem einzelnen Mitarbeiter Kontakt halten und sich kümmern. Unterstützen Sie jeden einzelnen, sich in der Situation gut zurecht zu finden. Und machen Sie deutlich, dass niemand perfekt sein muss. Spüren Mitarbeiter einerseits das Vertrauen ihrer Führungskräfte, ist die Situation viel besser zu ertragen.

Hat sich alles eingespielt, hängt das sicher vom Team, vom Charakter der einzelnen Person und der Selbständigkeit in der Arbeit ab. Gerade in der Anfangszeit empfehlen wir intensiven Kontakt. Sitzt man bei sich zuhause, ist die Gefahr groß, dass man den Eindruck hat, vieles nicht mitzubekommen. Sie sollten mit jedem Ihrer direkt geführten Mitarbeiter mindestens einmal am Tag persönlichen Kontakt halten – am besten als Video-Anruf. Das bringt sehr viel mehr Nähe als reines Telefonieren.

Auch wenn das zunächst sehr ungewohnt scheint – es geht alles auch online. Firmen, die komplett ohne Büros auskommen, machen das schon jahrelang vor. Ersetzen Sie so viele Anlässe wie möglich durch virtuelle Alternativen. Das Standup-Meeting, die wöchentliche Teamrunde, die Abstimmung mit Ihrer Assistentin oder einzelnen Mitarbeitern – das alles findet im Büro eingespielt statt. In der Online-Arbeit darf es nicht einfach verloren gehen. Setzen Sie diese Termine online an. Hatten Sie sie nicht, führen Sie sie jetzt ein. Sogar Kaffeepausen, die gemeinsame Arbeit im Büro und der Schnack auf dem Flur gehen online. Mehr dazu im Abschnitt zum Team.

Stimmt. Das ist durchaus berechtigt. Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, sich mit ihrer Arbeit identifizieren, neigen im Home Office dazu, kein Ende zu finden. Das Problem haben sie mit vielen Selbständigen gemeinsam. Achten Sie darauf, dass Sie mit Ihrem Mitarbeiter klare Erwartungen kommunizieren und auch deutlich machen, was sie eindeutig „NICHT“ erwarten. Verschärfen Sie entsprechende Neigungen nicht durch unklare Erwartungen oder hohen Druck.

Wir empfehlen immer zuerst einmal die Einstellung, von hoher Loyalität und Leistungsbereitschaft auszugehen. Bleiben Sie in engem Kontakt und stimmen Sie Aufgabenschwerpunkte klar ab. Kümmern Sie sich um die Situation des Mitarbeiters und bieten Sie Unterstützung an. Formulieren Sie Ihre Erwartungen klar und vereinbaren Sie Ziele. Bleiben Sie dran, interessieren sich und finden Sie ggf. im persönlichen Gespräch heraus, ob es Hindernisse für höhere Produktivität gibt. Die Botschaft: nicht vorschnell verurteilen, sondern umfassender verstehen und unterstützen.